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高效能總務行政管理實務 主講人：李朗日 中國生產力中心-講師 中華採購管理學會-監事 企業管理顧問-講師及輔導 總務行政專業管理 總務庶務工作要點 採購之主要目標 在符合品質要求的情況下，以最低價格購買 達成高存貨週轉率 保持供應之連續性 保持一定與一致之物料品質 發展可靠之替代供應貨源 減少取得成本 雇用、發展、激勵、訓練人員 發展與維持良好之供應商關係 與使用部門之高度合作與協調 保持良好記錄與控制 採購運疇管理之理念 Right supplier ? 從合格的供應商處 Right time ? 在需求的時間內 Right price ? 以合理的價格 Right quantity ? 取得正確數量 Right quality ? 符合品質要求的物品與服務 外包服務 Outsourcing A version of the make-or-buy decision in which an organization elects to purchase an item that previously was made or a service that was performed in-house; often utilized for services. It involves sourcing and using a supplier that provides the completed item or service rather than buying the components and manufacturing them in-house. 外包服務 – 自製或外購決策的一種說法，公司將原來內部做的一個項目選擇向外採購；普遍用於服務業。 註：餐廳、警衛、環境、車輛等。 - NAPM Glossary of Key Purchasing Terms 及時供貨採購 Just-In-Time 主要使用時機： 降低整體供應鏈上的浪費與成本 提高產品品質 降低儲存空間 Stockless Purchasing Systems零庫存採購系統 意義：買方的存貨由供應商來管理。 應用：為公用品、電子、水電、維修器材等標 準規格品。 操作：因為供應商的物流系統相當可靠和有效 率。所以買方就不用去擔心安全庫存。 效益：運用電子數據交換系統(EDI ─Electronic Data Interchange)，可降低採購、交貨、 採購行政、開具發票和付款作業等成本。 議價談判雙贏的策略 知己知彼，百戰百勝 了解「成本結構」，切忌漫天殺價 提出具體「數據」 每供應商必須降價一定百分比的作法並不切實際 盡量不要降低供應商的「利潤」部份 善於利用「上級主管」的議價能力 價格協商應基於「情、理、法」 達到「雙贏 Win-Win」的目標 價格並不是唯一的談判重點 企業電子化ERP企業資源規劃 Q A 一、確定日期 ? 二、選擇適當地點 ? 三、預估費用金額 ? 四、簽報執行內容 五、作業分工： ? 1.佈置 2.邀請 3.參觀 4.酒會 5.接待 6.展示 7.資訊 8.交通 9.攝影 10.廣播 11.報到 12.禮品 13.司儀 14.安全 15.財務 16.庶務 集會活動之規劃方法 參觀活動作業 一、填寫申請單 二、會議室安排 三、派車接送支援 四、餐點服務 五、參觀工廠 六、準備紀念品 會議管理之要訣 一、會議系統化： 1.會議如期有效舉行，以達預期功能的管理。 2.制定會議體系規則，上網登記時間與使用。 二、會議組織化： 1.例行會議編列集會行事曆內並印發各部門。 三、會議制度化： 1.總務部門主辦會議的直接管理。 2.總務部門協辦會議的間接管理。 3.編制會議管理注意事項。 會議管理注意事項 一、會議室檢查： 1.燈光、燈管或燈泡 2.空氣調節設施