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建设施工领域潜在证据固定与保存探析 　　[摘要]施工企业在施工过程中所留下的痕迹，经过档案管理人员归档后的资料称之为“档案”。施工企业一旦与外界出现纠纷，这些“档案”就成为潜在的证据。但是“档案”与“潜在的证据”的外延又不是完全重合，“档案”作为施工过程的记录，侧重于展现施工的事实；“潜在证据”经过法律顾问的整理，提升为所涉纠纷的证据，用于支持法律事实。施工企业在经营中，出现纠纷，发生诉讼在所难免，诉讼的根本在于证据，如果不重视“潜在证据的固定与保存”，企业面临诉讼时，往往会因为证据缺乏或在举证期难以举证而陷入被动。固，施工企业在档案管理的同时，要有意识侧重于“潜在证据”的固定与保存。 　　[关键词]建筑施工企业；档案；潜在证据 　　[DOI]1013939/jcnkizgsc201608132 　　“潜在”的文字释义是存在于事务内部尚未显露出来的，马克思主义把它作为与“可能性”相近的概念，常被用来说明事务发展过程中内部孕育的新趋势，由于运动中尚未构成相对独立的新事物，暂时作为未来新事物可以产生的可能性存在于原有事务或运动过程中。张卫平在《民事诉讼法》中对于“证据”所持的观点是能够证明案件真实情况的各种资料。笔者赞同张教授的观点，也把“证据”狭义地理解为诉讼领域中的专业术语。结合本文，笔者所使用的“潜在证据”意指有可能在民事诉讼中，成为证明案件事实情况的各种资料。施工企业与业主的往来中，合作多于争执，因此，施工企业与业主发生诉讼仅仅是一种可能性。施工企业保存的各种资料也只能定性为“潜在证据”。 　　1建设工程施工领域“潜在证据”的特点 　　建设工程领域中的“潜在证据”产生于复杂的系统工程中，具备了建筑领域中的阶段性、数量多、名目多、零散性、渐进性等特点。 　　第一，建设工程领域中的“潜在证据”具有阶段性的特点。建设工程一般分为：招投标阶段、施工阶段、交工验收阶段、竣工验收阶段。招标阶段中的“潜在证据”包括：招标文件、投标文件、招标补遗书、中标通知书、施工合同。施工阶段的潜在证据包括：开工报告、施工图纸、三通一平场地的交付、预付款、计量、签认、变更资料、索赔资料、临时用工、抢险记录、抢工记录、气象资料、会议纪要、奖罚决定、工程结算等。[1]交工验收阶段包括：交工报告、验收资料、验收结论等。竣工验收阶段包括：竣工验收申请、验收报告、验收结论、质保金的返还等。 　　第二，建设工程领域中的“潜在证据”数量多。一个建筑工程往往会有数以万计的工程资料，从“潜在证据阶段性”特点中罗列的证据也能说明建设工程领域中的潜在证据资料具有数量多的属性。 　　第三，建筑工程领域中的“潜在证据”名目多。按照证据资料与可能发生的与工程纠纷类型的关联性来分类，建筑工程领域的证据资料可以分为：证明施工合同是否有效的证据资料；证明施工合同主体是否有效的证据资料；证明施工工期是否延期的证据资料；证明工程价款以及工程款支付情况的证据资料，证明工程质量是否合格的证据资料等。当然这种证据分类也不是绝对的，不同种类的证据资料之间往往会有所交叉，如证明工期是否延期的证据资料往往又能用作工程价款是否增减的依据。[2] 　　第四，建筑工程领域的“潜在证据”有琐碎、细小、不起眼的特点。工程施工过程中的气象资料、水文资料、地质资料、临时停水、停电事件都可能成为影响施工企业利益的证据资料，施工企业对这些细小的资料也需要完整地加以收集和整理。 　　第五，建筑施工领域的“潜在证据”具有渐进性的特点。随着招标阶段、施工阶段、收尾阶段的有序推进，“潜在证据”的种类和数量逐步增多。 　　2施工企业“潜在证据”固定与保存的原则 　　施工企业在固定和保存证据时，可以采用分阶段与分部门相结合的方式进行系统管理。 　　第一，分阶段固定、保存潜在证据。施工企业在生产经营中，明显分为三个阶段：经营开发阶段，从商务信息的收集到施工合同的签订，这个阶段主要由公司经营开发部门负责；施工生产阶段，从项目部建点到施工结束，这个阶段主要由项目部负责；收尾阶段，从项目部解散至工程款及质保金的全部收回，这个阶段主要由项目部的留守人员综合负责。 　　经营开发阶段，经营开发人员在档案归结的过程中，诸如招标文件、投标文件、招标补遗书、施工合同文件，既要进行原始归档，又要准备电子文档和复印件。[3]这些文件是施工企业与业主发生纠纷时的第一手资料。施工生产阶段，项目部对于准备索赔、策划变更、可能发生纠纷的事项，要立专项，由专人负责，把施工现场资料、验收资料、往来函件、会议既要、签证、签单等独立保存起来，使其成为与业主争论的潜在证据。收尾阶段，负责收尾人员的主要工作是整理资料，与业主最终结算、决算，形成确定债权，移交档案。负责收尾的人员，在处理此类资料时，要保留一套独立、完整的原始凭证，以备后续使用。