新版紫光件简化使用说明.docVIP

PAGE PAGE 11 新版紫光软件简化使用说明 作者 高 勉 目录 第一部分 系统安装 1、加密狗的安装……………………………………………1 2、软件的安装 第二部分 软件使用 1、软件登陆 2、软件定制 2.1定义全宗 2.2设置分类号和分类名称 2.3 个人设置 3、数据录入 3.1 收发文录入 3.2档案录入 3.3 目录数据修改和删除 3.4 电子文件挂接 4、数据检索 4.1设定数据范围 4.2 检索方式 4.3 跨库检索 5、报表打印 5.1选择要打印的数据范围 5.2 打印操作 5.3 报表设计 6、数据备份和恢复 6.1数据库备份 6.2 数据库恢复 6.3 鉴定和销毁 7、辅助管理功能 7.1目录树管理、数据节点的建立 7.2数据排序 7.3档号设置 8、档案利用管理 8.1借阅管理 8.2光盘制作 9、进馆光盘内容要求 ■第一部分 系统安装 1、加密狗的安装： windows2000、windows xp和windows2003 系统下加密狗可以直接被识别，不需要安装驱动程序。如果客户端计算机使用的是windows 98操作系统，则需要安装驱动程序。具体安装步骤为：将加密狗插到计算机usb接口上，双击光盘中’98’ 2、软件的安装 1） WIN2000和WINXP系统下，出现提示，依照提示进行即可。 (注意更改软件目标路径)步骤如图操作: 图：1-1双击光盘里的安装程序进行安装 图：1-2提示准备安装 图：1-3按照提示点击“下一步” 图：1-4选取接受条款后进行下一步安装 图：1-5更改软件安装路径 图：1-6建议软件不要安装到“C盘”，之后点击“确定” 或者： 图：1-6-1点击下拉菜单选择安装目的 图：1-7下一步 图：1-8不修改内容进行下一步 图：1-9点击“安装” 图：1-10进入安装状态（安装过程中，界面跳转比较慢，请耐心等待。） 图：1-11完成安装 注： WIN98下安装要重新启动系统三次，请依照提示进行。 2） 软件安装完毕后，第一次运行需要注册，请用光盘下“生成序列号”生成注册号码，单位名称依据本单位实际情况添写。 步骤如下： 图：2-1、双击电脑桌面上的软件图标（鼠标右键打开） 弹出对话框进行注册（只需一次注册，以后登陆不需要注册）： 图：2-2 在光盘中找到鼠标双击弹出对话框： 图：2-3在单位名称内添入本单位名称，之后点击“生成序列号” 图：2-4把生成的序列号和单位名称复制后，粘贴到软件注册对话框，点击“确定” 图：2-4注册成功 ■第二部分 软件使用 1、软件登陆： 用户名和密码：ROOT 图：3-1 2、软件定制： 2.1定义全宗（一般只做一次） 系统维护→档案设置→全宗管理→修改→全宗号→全宗名称→确定（如图3-2） 图：3-2（按照提示逐步打开） 下一步： 图：3-3进入界面点击“修改” 图：3-4修改全宗号和单位名称，点击“确定”，修改成功 2.2设置分类号和分类名称 系统维护→档案设置→分类表管理（图：3-5）→选择档案类型（图：3-6）→分类字维护→选择增加节点或修改节点（注意要根据本单位的档案实际分类情况定制）（图3-7） 图：3-5 图：3-6选择要修改的档案类型 在分类号和分类名称内加上需要修改的内容，按照需要选择“增加节点”或“修改节点”： 图：3-7 ※注：软件各个部分界面转换用 2.3 个人设置 ＊系统维护→个人设置→设置密码→确定 (不建议使用密码) 图：3-8 ＊系统维护→个人设置→其他设置→设置常用输入法（简便输入法的切换） 图：3-8 ※3、数据录入※： 3.1 收发文录入：文件管理→文件收集→选择收（发）文→增加或追加 图：3-9 图：3-10 图：3-11点击“增加”、双击空白处弹出录入界面 图：3-12进行录入登记 最后保存。 3.2档案录入：档案管理→数据管理（图：3-13）→选择档案类型→选择案卷、卷内（新方法只选择文件）→增加或追加记录 图：3-13 登陆界面 图：3-14 按照目录树依次打开 图：3-15点击“增加”、双击空白处弹出录入界面 图：3-16进行登记录入 最后保存录入的数据条目。 *****注意*****：著录案卷号、盒号等字符型数据需要录入占位符。便于排序。（参照著录规范） 3.3 目录数据修改和删除： ▲修改：选中要修改或删除的数据→单击编辑（图：3-17、图3-18）或删除按钮（图：3-19） 图：3-17 图：3-18修改数据，保存 图：3-19 ▲找回：找回删除数据：系统维护→数据维护→回收站管理→选择档案类型，找到要找回的数据，还原。（图：3-20、21） 图：3-20 图:3-21 3.4 电子文件挂接： 档案管理→数据管理→选择档案类型→