（毕业设计论文）档案管理论文：信息化对人事档案管理的新思路.docVIP

档案信息化管理论文：信息化对人事档案管理的新思路 摘要：高校人事档案是在教学、科研、行政、后勤管理等日常社会工作活动中形成的记述与反映教职工各方面情况的真实材料，是高校教职工的培养、选拔、使用、管理过程最重要的基本依据，具有真实性、基础性、历史性、全面性、系统性、权威性的特征。随着我国人事管理制度改革不断深化，对高校人事档案管理工作也提出了更高要求，然而，由于各方面的原因，目前高校人事档案管理工作中尚存在的若干问题，急待思考与解决。 关键词：信息化，管理，档案。 一、管理现状及存在问题 1、档案材料缺漏 收集是人事档案管理工作的基础，因此，人事档案材料的收集必须及时，档案内容必须完整。现各高校管理的人事档案，普遍存在档案材料缺少现象。 造成档案材料缺漏的原因主要有三方面：首先，高校人事档案材料形成涉及的部门较多，有行政、教辅、科研、组织机关和院系(处、室)等，收集范围较广，在相关规章制度尚未完善时，档案形成部门不明确材料的归档范围，该归档的材料没有及时移交档案部门；其次，人事档案部门管理工作一直以来处于较被动位置，档案管理者缺乏收集意识，没有通过档案材料归档制度的建立，积极主动去收集材料，而是坐等档案形成部门把材料送上门，发现材料缺少而及时补全的力度不够，破坏了人事档案材料的完整性，特别是对于新进教工档案“，档不随人走”的现象多，有的教工档案甚至几年后才接收；第三，对档案材料的缺漏进行核查的工作量较大，重复性的脑力工作多，占用档案管理人员相当大部分的工作时间与精力，难免出现“漏检”现象。 2、档案内容空泛 按照中央组织部关于人事档案管理的要求，人事档案包括十大类别[2]，这些材料中，反映个人的政治历史、家庭社会关系等方面的材料相对较多，尽管这些材料反映了个人的基本情况，也在组织人事部门考察干部时起到一定作用，但内容普遍过于形式和空洞，考核、考察、鉴定、评价等内容大同小异；而反映个人工作能力、科研领域、研究成果等材料记载得较少，千人一面，共性和重复性太多，不能从档案中突出每个教职工的个性，使档案的利用价值度大大降低。虽然在《干部履历表》、教师资格审核材料及一些登记表中有关于奖励方面的项目，但在第七类（奖励类）普遍缺少对应的奖励审批表、登记表或证书复印件。奖励材料严重缺少是人事档案一直难以解决的问题，主要原因有：奖励材料涉及的归档部门较多，有科技类、人文类、学术类等，收集的范围和难度较大；许多奖励材料只有个人保存的荣誉证书，在个人对人事档案的重要性意识还不够强的情况下，很难做到个人自觉移交奖励材料，而且如果由档案管理部门逐个对档案进行审查并要求个人补全材料，工作量较大，管理可控性较弱。 3、信息化管理水平不高 由于人事档案整理具有严格的规范性，因此管理过程中涉及手工劳动的较大，信息化管理的重视程度不高；而且由于人事档案具有高度保密性的特点，在设计管理信息系统时，要充分考虑其安全性与保密性。现使用2001年由省委组织部研制的基于C\S系统架构的“干部档案目录管理系统”，基本满足当时信息化管理的要求，但随着近几年信息化、数字化技术的迅猛发展，档案管理对管理信息系统又有了不少新的需求，系统的升级更新势在必行。 二、信息化管理的新思路 人事档案管理的信息化，不仅需要管理信息系统的支持，还需档案管理人员不断对管理提出新问题、新思路，将一些重复性、可控性弱的工作进行信息化处理。下面结合工作实践，提出在未来工作中使用信息化技术管理人事档案的新思路。 1、以信息化推进档案资源 整合信息化是档案资源有效、科学整合的重要手段，而数据库的整合是信息化资源整合中一种主要方式。图1所示人事档案管理信息系统数据库的整合结构，以省委组织部研发的“干部档案目录管理系统”中现有数据作为基础，包括了人事档案的目录信息、任免情况等；结合校园卡中心丰富的个人信息，包括了个人照片、工作证号等；再整合人事处权威且最新的数据，包括职称、来校工作时间、工资44广东等级等，三者共同搭建并整合一个综合数据库，作为人事档案管理信息系统有力的数据支撑。该综合数据库的整合保证了权威、最新的人事信息数据，根据人事处管理的数据库每年增加新教职工的个人信息，档案管理人员可积极主动地向其原单位请求寄送档案，增强接收新教职工档案的可控性，有效避免“档不随人走”的现象；该综合数据库的整合提供了丰富的人事信息数据，为个人信息添加了新元素，除了文字信息外还存有个人照片。现阶段我校已与人事处、校园卡中心等部门加强沟通，将数据库导出，下一步的工作中，将集中解决数据链接、数据项筛选等数据库整合过程中的难点。 2、以信息化实现人事档案内容 个性化如前所述，最能反映教工教学能力、科研等成就的是人事档案的第七类，也是体现教职工个性的重要方面。但由于收集难度较大，最能体现个性方面的内容反而严重空泛。 利用信息化