浅谈强化细节以构建院系办公室和谐.docVIP

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浅谈强化细节以构建院系办公室和谐

浅谈强化细节以构建院系办公室和谐   [摘要]高校的院系办公室是院系的综合办事机构和对外联络的窗口,其和谐是顺利展开工作的基础,构建和谐须强调细节的完善。   [关键词]院系办公室 和谐 细节      党的十六届四中全会明确提出了“构建社会主义和谐社会”的重要思想,它也是开创中国特色社会主义事业新局面的一项战略任务,深得人心。高校对构建社会主义和谐社会具有举足轻重的作用,高校院系办公室作为高校的基层办事机构、院系的综合办事机构和对外联络的窗口,是承上启下,联系左右,沟通内外的桥梁和纽带,能起到传递和谐,具有感染力的作用:一次平常的师生对话、一次不经意的电话受理、一次接待等都能从一个侧面反映出院系、学校的精神面貌,对他人产生感染力。因此,院系办公室的和谐是对“构建社会主义和谐社会”作出的贡献。如何才能搞好院系办公室的和谐呢?“天下难事,必作于易;天下大事,必作于细”,院系办公室的和谐建设须以抓好细节为基础,细节做得好,犹如一阵阵桂花清香沁人心脾,为完成任务打下良好的基础。      一、提升个人内涵,严以律己,宽以待人      首先,个人内涵的提升须注重学习,同时注重学习也是提高自身能力的重要途径。良好的政治思想修养、扎实的业务理论知识和熟练的业务技能是立身之本。高校是培养高学历人才的地方,也是高学历高学位的高层次人才的汇集地,而办公室人员的学历普遍为大专或本科,有些重点大学也只是近两三年才引进硕士生。“学如逆水行舟,不进则退。”随着社会发展,办公室人员如果不加强个人的内涵修养、不爱学习,就会缺少与师生的共同语言,就会思想老化、思维方式缺乏灵活性和突破性,就会落伍于时代。工作人员都要勤于学习、善于学习、终身学习,且讲究学习方法:抛掉自卑心理,向学识渊博的教师学习;放下所谓的架子,向学生学习。如果我们做好这些,并学以致用,将可以获得一箭三雕的效果,促进办公室和谐。   其次,规范言行举止,促进相互信任、促进包容与理解。   言行举止合乎规范,能起到协调矛盾,构建和谐的作用。与学生的交谈,要努力使自己的语言具有亲和性、教育性和直观性。办公室人员必须明确,它不仅仅是解决问题,重在交谈中能对学生起到潜移默化的教育作用,表扬不能失实、超限,批评不能贬斥、刺伤。在与教师的交流中,既不可因为自己学位学历低于教师而自卑,更不可因为具有对上反应问题、协调问题的职能而骄横。规范的言行举止,可以促进与校内外来访者、师生之间的相互信任、相互理解。院系办公室要注意的细节很多:态度热情,以礼待人,不可张扬跋扈、注重办公室的整理和清洁、学会沟通、不要随意评价别人、拉帮结伙,而要关心同事、相信同事、注重学习等。这些细节搞不好,往往就成为我们顺利完成任务的绊脚石,“勿以善小而不为,勿以恶小而为之”,规范言行举止可以获得广大师生和其他来访者的尊重,同时获得更多的帮助和支持。      二、从情感细节入手,保持积极的情感,使办公室成为“师生之家”      办公室是院系的窗口,要争做文明窗口就要充分调动办公室人员的工作积极性和工作的热情。无论与谁打交道,都注重从情感细节入手,以情动人,切莫给人“门难进、脸难看、话难听、事难办”的印象。加强与同事的思想和感情交流,了解他们的所思所想,关心和重视他们所关心的事情,尊重师生员工的需求,尽可能满足合理的需求等;面对不同意见,切忌采用粗暴、生硬和简单化的办法,而要多接触、多联系、多理解,主动接近他们,消除隔阂。加强与学生的联系,要本着耐心、诚挚的态度,从而赢得信任,然后再施以影响力,加以诱导,逐渐由心理相容达到行为一致、目标一致。当然也不能一味迁就、姑息和容忍。总之,办公室人员面对来访者,要以积极的情感投入工作中,积极的情感使人工作热情高涨,工作能力增强,工作效率提高,工作氛围友好,而消极的情感则使人情绪低落,状态萎靡。能否控制自己不愉快的情感,以微笑示人,是办公室人际环境和谐的基础,它能让师生有话愿在办公室谈,有事愿在办公室办,形成和谐的氛围。同时,这种注重情感投入,讲究工作方法的院系办公室必定可以带动大家的工作热情,促进工作圆满完成。      三、加强沟通,及时化解矛盾,营造和谐氛围      矛盾无时无地地存在着,积极面对矛盾就必须加强沟通,及时化解矛盾。办公室工作面广,事务杂,遇到困难、紧急的情况多,更容易成为领导、各职能部门、教职工以及部门之间等诸多矛盾的焦点。因此,办公室人员要注意沟通和协调方式与原则坚持原则与折中调和相结合。协调必须坚持原则,离开了原则,就失去了协调的意义。因此,在协调过程中,要按照实事求是、服从大局、平等协商、依法办事的原则进行。但是,在某些情况下,对一些非原则性问题,则要运用调和折中的办法来淡化彼此间的抵触情绪,营造和谐的协调气氛,促使双方作出适当的

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