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Client Logo Goes Here CB Richard Ellis | Page * 确定文件归档种类及其所属案卷 世邦魏理仕海航万邦中心物业服务中心 消防安全知识培训 培 训 内 容 吉林中百商厦特大火灾 1 一、档案整理流程 二、文件排序规定 以件为单位，结合时间、重要程度排列。 1、同一事由的归档文件，按文件形成时间的先后顺序排列； 2、不同事由的归档文件，按不同事由形成时间的先后顺序排列；根据实际需要，也可按责任者或承办部门分别集中，或按不同问题分别集中排列； 3、会议文件、统计报表、简报、刊物、处理信访及纪检监察案件形成的材料等要分别集中排列； 4、对于未能按规定时间归档，且具有保存价值的文件材料，应排列在相应类别的最后。 三、文件装订规定 归档文件按件装订。 1、归档文件装订前，必须对不符合要求的文件材料进行必要修整，对破损的文件予以修裱；对字迹模糊或易退变的文件（永久、长期保存的）要进行复制，并附于原件后一并归档； 2、对大于A4纸型规格的报表、图样等文字材料，应按照A4纸型的尺寸加以折叠，尽量减少折叠层次，折痕处应尽量位于字迹之外； 3、装订时，正文在前，底稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；结论性材料在前，依据性材料在后。有文件处理单的，应放在最前面，可以作为首页加盖归档章； 4、装订前将“件”内的各页以左上侧对齐，对永久、长期保存的归档文件，要去掉金属物，文件材料薄的（一般掌握在5页内）用胶棒或胶水粘贴左上角，文件材料一件较厚的，可采用三孔一线方法在左侧装订，对于装订成册不方便拆钉的刊物、书籍等，不再拆钉重装，文件装订后用信封角套在左上角。对短期保存的归档文件，不必拆除原有书钉。 四、涉及的填写内容及其填写要求 （一）填写《卷内目录》 1、用纸幅面尺寸 国际标准A4型（297mm×210mm）。 2、页边距 卷内目录用纸上白边（天头）：20±0.5mm； 卷内目录用纸下白边（地脚）：15±0.5mm； 卷内目录用纸左白边（订口）：20±0.5mm； 卷内目录用纸右白边（翻口）：15±0.5mm。 3、《卷内目录》填写项目 卷内目录编号、顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。 四、涉及的填写内容及其填写要求 四、涉及的填写内容及其填写要求 4、填写方法 编号：部门代码+年度+月份+顺序号，中间无连接符。 顺序号：卷内文件排列先后顺次填写的序号。 文号：即文件编号，发文部门的文件编号。 责任者：对档案内容进行创造或负有责任的部门和个人，即文件的署名者。 部门责任者一般著录全称，如字数太多可著录统一规范的发文部门代码； 个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录对档案负有责任的职务、职称或其他身份，并用“（）”表示。 联合行文的责任者，应著录列于首位的责任者，立档单位本身是责任者的必须著录，被省略的责任者用“[等]”表示，两个责任者之间的间隔用“；”。 四、涉及的填写内容及其填写要求 题名：即文件的标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题外加“[]”号。 日期：文件的形成时间，填写时以8位数字表示，其中前4位表示年，中间2位表示月，后2位表示日，月日不足两位的，前面补“0”。 页号：卷内文件所在之页的编号。 备注：留待对卷内文件变化时作说明之用。 四、涉及的填写内容及其填写要求 （二）填写《备考表》 1、外形尺寸及页边尺寸 同卷内目录。 2、项目 编号、本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。 3、填写方法 编号：同卷内目录。 本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好以后发生或发现的问题，由档案管理人员填写并签名、标注时间。 立卷人：责任立卷者签名。 检查人：案卷质量审核者签名。 立卷时间：立卷完成的日期。 四、涉及的填写内容及其填写要求 四、涉及的填写内容及其填写要求 （三）填写封面 1、封面项目 档号、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限。 2、填写方法 档号：即档案编号，编号结构形式采用五段制，编号由左到右排列，各段均用阿拉伯数字表示，用“-”隔开。 第一段：为一级类目代码，用“1-8”表示。 第二段：为二级类目代码，用“01-08”表示。 第三段：为年度码，用四位阿拉伯数字表示。 第四段：为部门代码，部门代码：总经办01、人事行政部02、财务部03、客服部04、工程部05、保安部06、管家部07。 第五段：为案卷号。 四、涉及的填写内容及其填写要求 案卷题名：由立卷人自拟，案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发部门、内容、文种。文字应力求简练、明确。 编制单位：即立卷部门，要填写全称。 编制日期：立卷时间。 保管期限：立卷时