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《会计信息系统及其课程设计》八 第八章 采购与付款子系统 本章目标 【本章目标】 1、手工采购与付款业务流程 2、采购与付款子系统的特点 3、采购与付款子系统的目标 4、电算化环境下采购与付款子系统的主要流程 5、采购与付款子系统主要数据文件和功能结构 【学习内容】 8.1 采购与付款循环的核算与管理需求分析 8.2 电算化环境下采购与付款子系统的流程分析 8.3 采购与付款子系统总体结构设计 第一节 8.1 采购与付款循环的核算与管理需求分析 采购与付款业务循环是企业经营活动中一个非常重要的业务循环。一般来讲，企业从采购到付款经历的步骤如图 8 - 1 所示: 图 8 - 1：采购到付款业务的主要步骤 从图中可知，当企业物资不足时，请购部门发出请购单进行采购申请；采购部门接受请购申请后，确认需求，选择货源和供应商，编制和发出采购订单；当货物抵达企业时，验收部门检验货物并进行确认；当采购发票到达企业后，财务部门确认发票，并在规定的时间内进行付款。 一、采购与付款业务流程分析（重点） 1、采购与付款业务涉及的部门 一般来讲，采购与付款业务涉及五个重要的部门： ① 请购部门； ② 采购部门； ③ 验收部门； ④ 财务部门； ⑤ 供应商（外部部门）。 2、基本流程概述 行业不同，采购与付款处理流程也不同，即使是同一行业，有些企业采购货物品种多、流程复杂，有些企业采购业务简单，流程也简单。一般说来，手工环境下，采购与付款的基本流程如图 8 - 2 所示： 图 8 - 2：采购的基本业务流程 3．流程说明 ① 请购。当企业需要采购存货时，请购部门提交购买存货的请购单，并送到采购部门。 ② 采购审批。采购部门收到请购单，由专职人员负责确认请购需求，即确定请购单的数量等是否在规定的限额之内，如果在限额之内，审批通过。 ③ 选择供应商。采购部门要根据供应商的报价、存货的规格、送货条件、存货质量、售后服务等要素选择优质供应商。 ④ 编制采购订单。反映所选择供应商、采购数据、付款方式等信息。 ⑤ 发出订单。将订单发给供应商，同时将采购订单提供给财会部门、验收部门。 ⑥ 验收。当存货送到验收部门（仓库）时，验收部门的承办人首先在采购订单档案中找出采购订单，进行核对。如果验收合格，编制验收报告，并将验收报告送到财会部门，同时将相应信息传递到存货子系统。 ⑦ 处理采购发票。当财会部门收到供应商寄来的发票和其他单据时，将其与验收报告、采购订单进行核对，计算存货成本，编制记账凭证并登记账簿。 借：原材料或物资采购等 应交税金——应交增值税（进项税额） 贷：应付账款 ⑧ 付款。在付款到期时，财会部门向供应商签发支票付款。同时编制记账凭证，进行账务处理。 借：应付账款 贷：银行存款 某些供应商对于快速还款提供折扣。例如，折扣政策：2/10，n/30，表示购买者在发票寄出10天内付款可以享受发票金额2％的折扣，如果不享受折扣则须在30天之内支付全部款项。当企业决定要享受这种折扣，则以特殊的账户记录折扣的金额，并编制记账凭证、登记账簿，更新应付账款等账户。 借：应付账款 贷：银行存款 财务费用 二、采购与付款核算和管理的特点 通过上述流程分析可以看出，采购与付款业务核算与管理有以下特点： 1．数据存储量大 企业为了满足生产需求，采购大量的物资、材料，商业企业为了用于销售也要采购大量的商品，这些存货品种规格繁多，有的多达几万种，对每一项采购业务都要进行详细全面的反映，此外，每一个供应商信息、每一笔应付款业务都需要完整的保存。因此，采购与付款需要存储和处理大量数据。 2．数据变化频繁 要保证生产或销售的顺利进行，必须经常进行存货的采购活动；要保障采购质量必须动态了解供应商的报价、存货的品种和质量等信息；当确认发票时，需要动态获取订单、发票、验收报告，并经过审核后方可确认；无论在确认发票时，还是在付款后，都要进行大量的会计核算和账务处理，保证财务信息的正确反映。因此，采购与付款子系统的数据输入频率和处理频率都相当高，数据变化相当频繁。 3．管理要求高 采购与付款业务流程不仅要正确地反映采购订货、验收入库、采购发票以及付款等经济活动，而且还要严格进行采购管理。因为过多的库存会给企业带来一系列不良影响，如过多的库存会产生额外的库存管理费用；造成资本的僵化，使周转资金紧张；会因陈旧而变成废料，或削价出售，导致收益的恶化