上级主管的交办工作-NewSoftOA行动化协同管理系统.PDFVIP

基本模组 - 工作清单 以事件管理为概念， 上级主管的交办工作，及交叉指定的工作都能够被仔细列管，待办事 项及交办事项的同时提醒、追踪进度及回报状况的功能... 工作指派 - 每天我们上班，都在办公室忙着完成主管的指示、部门内同事相互交办的工作、跨部门的工作沟通，而这些每 日处理的内容，简单来说，就是“工作指派”或“完成待办工作”，在Netask EIP系统内，我们称作“工作清单”。 其实这些动作，即使不用电脑，我们也是每天在执行。没有导入e化系统的时候，是用便利贴写起来提醒自己或它人，若身为主 管，则是用口头告知的方式来执行。其实方法没有好坏，只要能够顺利完成工作，就是一个好的方法。 不过随着公司业务量的成长，每个人手上要处理的工作与交办出去等待他人回覆的工作就愈来愈多，单靠散落的便利贴是无法 完全记住。为了避免因一时的忘记而造成的错误，所以愈来愈多人选择用电脑系统来帮忙处理。 Netask EIP系统是一个完整的工作回报处理系统，它能完整的记录工作进行的状况，顺便做贴心的提醒与跟催，仿佛每个 人身边都有一个助理秘书一样，随时帮忙处理与记录。 Netask EIP工作清单，提供追踪你交付给他人工作的画面，也将其它人请你完成的工作都汇整在一起，画面一目了然，一操作 就上手，让我们来看一下工作清单画面吧。 首页说明 首先，一进入首页，就会看到旁边有7个资料匣，这7个资料匣是系统帮忙把所有跟自己有关的工作都做了分类，很容易就能理 解。 各资料匣说明如下： 待办事项： 他人或使用者分派给自己的待办事项皆置放于此。 待结事项： 使用者的待办事项完成度已达100%，会被归类至此，等待交办者将其结案。 交办事项： 使用者分派给他人的事项皆置放于此。 分享待办： 他人的待办事项分享给使用者观看的皆置放于此。 完成事项： 使用者所完成的事项皆置放于此。 交办完成： 使用者所指派给他人并完成的事项皆置放于此。 分享完成： 他人所完成的并分享给使用者观看的事项皆置放于此。 待办事项 系统首页是预设进入你自己的“待办事项”，并以列表的方式呈现。每一个事项都会列出该事项是谁指派的，是属于哪一个专 案归类，希望何时能完成。 有需要看详细的内容，可以直接点选“事项名称”进入即可。 注：若希望能用开新视窗的方式来检视(如有时希望同时比较两个事项的内容)，则可点选事项名称旁的图示 ，就会进行另开 视窗的动作。 回报工作状况 让我们点一下“事项名称”，进去看一下详细内容与要如何回报。 一进去就可以看到画面条列的很清楚，而且过去所有在这个事项中有互动回报过的内容，也都完整的呈现出来，方便检视者掌 握状况。 如果是自己要回报，将画面拉到最下面，看到可以用文字“回报状况”，也可以用“完成度”回报目前你做的进度，甚至可以 将你目前完成的档案用“附加档案”的方式，直接贴在事项上给其它成员看。 全部回报完了之后，还可以选择要不要请系统帮你把你回报的进度通知一下其它同仁，可以选择通知指派这个事项的发起者， 也可以选择其它参与同仁都要收到。 指派事项 你也可以切换资料匣至“指派事项”，查看一下你指派给其它人的工作，目前大家的进度如何。 一进去后，可以看到也是用列表方式呈现，不同的是，“指派事项”的列表会列出每一个事项的最后一次的“回报状况”与 “完成度”，方便你掌握。 而完成日则是当初你指派下去时希望工作能完成的日期，若对方在完成日还未完成的话(完成度非100%)，则系统会以红色显 示，提醒双方这个工作已逾期。 有时指派的工作很多，没时间一个一个去跟负责成员当面确认，这个时候，只要点选一下“提醒”的功能，系统就会自动发送 提醒通知给对方，叫他记得要完成此工作。 你可以选择用“ 电子邮件”“ 企业即时通”或是“ 手机简讯”，看哪一个比较容易通知到那名负责人。当然，如果 有需要，也可以各种方式都通知他一次，让他知道这个工作的急迫性。 新增事项 看完了回报别人新增的工作事项后，一定觉得，“哇，真赞，真方便”，那我们也来新增一个事项看看啰。 一进入新增事项的画面，第一个要选择的是“专案归类”，若你要新增的这个工作是跟公司的某个案子有关，那就选一下