上海环球展览有限公司会展管理信息系统应用方案.docVIP

山东省高等教育自学考试毕业论文 高等教育自学考试本科 会展管理信息系统应用方案 题目：上海环球会展管理信息系统应用方案 准考证号：078816140001 姓名：刘文杰 山东财经大学 2017年09月25日 PAGE \* MERGEFORMAT PAGE \* MERGEFORMAT - 2 - 上海环球展览有限公司会展管理信息系统应用方案 一、方案目标 上海环球展览有限公司会展管理信息系统的应用方案目标是建立一个高效、准确、操作方便，具有查询、更新及统计功能的微机管理信息系统，以满足会展管理人员进行综合的、模糊的查询及更新要求提升信息管理效率和相关利益群体满意度，为参展者和观众带来切实利益。 二、方案内容和实施方式 （一）展前策划与管理 1．展览策划及内部项目预算管理 策划及内部项目预算管理包括租用场地、新闻发布会、开幕式、宴会、礼品等项目预算支出、赞助情况。以协助管理会展过程中的开幕式、闭幕式、演出、研讨会、新闻发布会、宴会、重要仪式等活动,可记录事件信息及其时同安排,形成有效的日程文件,通过提醒功能提示及时处理最重要、最急迫的事件,减少工作疏漏;可以跟踪重要的事件,控制事件的进度,检查事件中发生的收支,确保每个事件的计划按预算完成。 2．项目决算管理 记录会展过程中的每一笔开支与收入，记录所有事件的财务明细，可以形成预算报表，分析每个会议的盈亏及现金流状况，确保业务目标的实现。 3.展会信息管理 展馆地址、开始和结束时间、行业类别、展会基本情况、外商情况、历届会议情况、展览相关新闻稿和图片的信息发布和管理、展会通知通告发布、展览会的主办机构和承办单位信息管理及维护、招展文件、招展说明管理(供展览会展商查看)等内容在展览会前需要随时增加和修改,并要及时发布在外部网站针对此特点,建议摒弃一般展览会所采取的配备网站信息维护人员,再与之沟通并由对方制作网页更新到网站的形式。这种方式在沟通上需要花费大量的时间,而且反应慢,浪费人力物力。建议采用自动主页生成技术,信息的更改随时可更新到外部网站上,使用的是可提供的自动生成网页技术。 （1）网页开发制作和信息发布 展览主办商利用服务商的技术力量，开发会展宣传网站。实现会展新闻、观众预登记、参展商在线申请、问卷调查、研讨会信息发布等功能。主办商可以通过该网页发布会展相关信息、在线招展(邀请参展商)和招商(邀请参观者)。参展商可以通过该主页了解会展信息，包括上届会展情况和报告、本届会展日程和活动安排、展馆地理情况、酒店预订、运输和搭建等。同时，在参展后，即可将有关资料和信息在该主页发布、修改和维护，通过工作平台管理预约观众信息等。观众和公众可以通过访问该主页，查看主办商和参展商发布的有关信息，了解展览动态，预约参观等。 （2）参展商信息的收集和整理 全面的参展商公司和产品信息是最有价值的行业数据资源中心。参展商信息有三个来源：参展商参展调查表、参展商发放的产品资料、参展商公司网站以及相关行业媒体的介绍和评价。通过这种方式比起传统的会刊资料，需要进一步完善，我们需要收集和管理整个参展商的参展展品型号、报价和销售渠道、行业背景、获奖情况等多方面的资料。按照行业特点把参展商和展品进行分类，能使参展商信息更加容易利用。’ （3）展前观众邀请 服务商可以根据主办商的要求对有兴趣的客户和预登记的观众邮寄邀请函和胸卡。 （4）信息预登记 主办商可以利用服务商的技术优势和专业队伍，完成参展商和观众展会前信息的采集录入工作，彻底从这些细节中解脱出来。 （5）胸卡设计和制作 服务商可以根据主办商的要求，设计制作兼容非接触式智能卡、接触式智能卡、PVC条码卡、纸质条码卡等各种形式的卡证，同时，为展览主办商提供参展商和观众的胸卡设计和印刷服务。 （6）原有观众信息的导入 服务商可以提供对主办商原有观众数据科学化、合理化的整理，使之更符合展览会的需求，并将其导入到现有的数据库中。或建立基于互联网的快捷、稳定的查询。 （7）调查问卷的设计和印刷 根据展览会的实际情况，服务商结合自身经验和问题库，提供调查问题咨询，会同主办商设计最合理有效的调查问题，并负责排版制作。 （8）触摸屏系统设计和制作 结合展览会风格和不同需求，设计独特美观的触摸屏系统，提升展览会档次，满足使用者了解、查询等需求。 (二)展中策划与管理 1.展台销售合同跟踪及尾款收取管理 能及时查询到展台销售情况和尾款情况，及时提醒尾款催缴，对存在尾款的单位特别显示。 2.服务项目承办情况查询 提供对服务合同执行情况的管理功能。包括服务项目执行情况登记（提供服务合同项目执行情况的登记录入功能）和服务项目收费情况管理（提供服务项目收费情况的登记录入功能）。 3.展品运输管理 4.服务合同管理 提供对服务合同信息的录入管理功能。包括服务合同登记（提供