Word高级查找替换技巧.docVIP

颐中集团网络快递 2011年第3期 总第3期 Word高级查找替换技巧 1、用Word的查找替换功能快速给文档分页 同事有一篇文章首尾相接，让我帮忙按篇分页。我发现文章编排有一个共同规律：都是以“第+中文简体数字+篇”开头，形式如图1。 文档中共有100多篇文章，如果手工分页，那是相当麻烦的。既然有规律，Word的“查找替换”就有用武之地了!下面便是用查找替换对各篇文章进行分页的具体步骤： 1.执行“编辑”→“替换”，打开“查找和替换”对话框，在里面进行设置，如图2。 说明：在“查找内容”框中输入“(^13)(第[一二三四五六七八九十]{1,}篇)”，其中“()”用于分组，此处查找内容被分为两组;与^p一样，“^13”也代表段落标记，但在图2中“使用通配符”复选项被选中时，^p在“查找内容”框中不能使用，只能用“^13”。当首篇文章位于文档开头时，在此添加一个“^13”便可避免在首篇文章前添加分栏符(如果第一篇文章前还有前言，则另当别论);“[一二三四五六七八九十]”表示方括号中的任一字符;“{1,}”表示至少出现1个前一字符，此例中也可以使用“{1,5}，表示至少1个最多5个前一符”。 在“替换为”框中输入“\1^12\2”，其中“1”表示“查找内容”框中的第一项分组内容;“^12”代表分栏符;“2”表示 因为上面的“()”、“[]”、“{}”是通配符，所以在对话框中必须勾选“使用通配符”复选项。 2.单击“全部替换”按钮，效果如图3。 接下来，如果还想对每篇的文档的标题进行美化，可以继续进行如下替换，见图4。 其中“替换为”框置空，单击“格式”按钮，分别设置段落为“居中对齐”，样式为“标题 2”，单击“全部替换” 从本例可以看出Word强大的查找替换功能，只要文档对于某项任务有规可循，通过查找替换，就能化繁为简，把我们从原始的手工操作里解放出来，大大提高工作效率。 2、Word的查找和替换功能非常强大，在文档的编辑中，熟练使用这一功能可以解决好多问题。下面，我们通过四个实例来介绍这一功能的应用。 任务一、批量设置字体格式 任务要求：一篇很长的Word文档，其中多个地方含有“博客”一词，现在要求把该词全部设置为带下划线的红色粗体字。 操作方法：把文档中的“博客”全部替换为粗体、红色、带下划线的“博客”。 第一步：打开文档，先在一个地方选中“博客”一词，然后按组合键Ctrl+F打开Word的“查找和替换”对话框。 第二步：在“查找和替换”对话框的“替换”选项卡，“博客”一词已自动输入“查找内容”文本框中，在这一步，我们在“替换为”方框框中也输入“博客”。 第三步：这一步我们要为“替换为”方框框中输入的文本内容设置格式。把光标定位在“替换为”文本框中，单击“高级”，点击“格式”，在弹出的菜单中选择“字体”打开“字体”对话框，在该对话框上，“字形”选择“加粗”，“字体颜色”选择“红色”，“下划线线型”选择“细下划线”，最后单击“确定”回到“查找和替换”对话框。 第四步：在“查找和替换”对话框的“替换”选项卡上，上一步设置的查找和替换选项会显示在“查找内容”和“替换为”文本框的下方，如果在“替换为”文本框的下方显示“加粗”、“下划线”、“红色”(如图1)，说明上面的设置正确，最后单击“全部替换”按钮。 有朋友问，为什么不用格式刷呢?格式刷在设置个别少数文字或段落的格式上很有用，但如果需要设置的文字或段落较多，或者文档很长，那么使用格式刷一个一个的改，估计文档还没有改完，格式刷的毛已全部掉光了。 任务二、使用通配符查找 任务要求：文档中含有多个书名，要求将书名(即包含在书名号“《》”之间的文本)统一设置为黑体、红色。 操作方法：使用通配符查找书名，然后将找到的文本用上文介绍的方法全部替换为黑体、红色的文字(如图2)。 第一步：按组合键Ctrl+F打开Word的“查找和替换”对话框，单击“高级”打开隐藏的查找和替换选项，选择“使用通配符”，然后在“查找”文本框中输入“《*》”。 第二步：将光标定位在“替换为”文本框中，不要输入任何内容，单击“高级”，点击“格式”，在弹出的菜单中选择“字体”打开“字体”对话框，在该对话框上，“字体”选择“黑体”，“字体颜色”选择“红色”，最后单击“确定”关闭“字体”对话框。 第三步：在“替换”选项卡上检查上面设置的查找和替换选项，确定无误后单击“全部替换”。 提示：常用通配符 1、任意字符串——* 例如，“s*d”可查找“sad”和“started”。 2、任意单个字符——? 例如，“s?t”可查找“sat”和“set”。 3、词的开头—— 例如，“(inter)”查找“interesting”和“intercept”，但不查找“splin