外包信息管理20之成本削减与风险规避.PDF

白皮书 理 外包：信息管理 2.0 之成本削减与风 管 息 险规避 信 目录 信息管理模式有变，但成本和风险问题依然存在 Web 2.0 、Enterprise 2.0 等全新信息管理模式开创了更具交互性于参与性的商 1 信息管理模式有变，但成本和风 业信息共享时代。在AIIM® 白皮书中，Geoffrey Moore 指出，参与型系统（包括协 险问题依然存在 作通讯和社交媒体应用程序）的管理需求，业已超过传统档案型系统（图像和文 1 档）。 Moore 注意到： 2 档案型系统对于纸张的需求仍然 较大（因此成本更高） — 图像和文档是档案型系统的核心所在。此类“信息系统涉及我们业务的方方面 面，包括财务交易、人力资源、订单处理、库存管理、客户关系管理、供应链管 2 档案型系统的纸质信息之存储与 理、产品生命周期管理等”。 管理成本 — 参与型系统着眼于通讯。 “最开始是信函、电话、电报和传真，之后门户、网 3 降低纸质信息的存储和管理成本 站、电子邮件、移动电话和共享文本数据库也一一出现。这些通讯手段还将补充 新的协作功能，从而得以进一步完善。此类服务基于 IT，可帮助不同人群实现同 4 档案型系统和参与型系统信息搜 步和异步交互操作，相关服务包括维基百科、协作工具、即时通讯、众包、网络 索成本 会议、视频流、视频会议和类似服务。” 5 降低信息搜索成本 对于挑战“信息管理2.0 ”的成本与风险管理的商业领袖们而言，所有这些意味着 5 信息缺乏保护所带来的合规风险 什么？管理者如何规划更新的参与型系统，“以实现其与现有核心档案型系统之间 与成本 的无缝结合”？ 6 降低信息保护成本 7 总结：外包信息管理2.0 的优势 1 Moore, Geoffrey。 《参与型系统和企业IT 的未来：企业IT 的巨变》(Systems of Engagement and the Futur e of Enterprise IT: A Sea Change in Enterprise IT)。AIIM 白皮书。2011 年。 800 820 8903 I WWW.IRONMOUNTAIN.COM.CN 1 此白皮书介绍了有关传统档案型系统之档案管理成本与风险 档案型系统的纸质信息之存储与管理成本 的最新资讯。同时亦指出，外包正扮演着越来越重要的角 上世纪九十年代中叶，AIIM 与永道会计师事务所(Coopers 色，能够帮助商业管理者降低成本与风险，并增强现金流预 and Lybrand)5 联合发布了一份日后被广泛引用的调查报告， 测能力，即便其信息管理职责已涵盖参与型系统。 其中对存储和管理纸质信息所导致的商业成本进行了深入