4 会务文书写作-高中课件精选.pptVIP

会议记录 一、会议记录的概念 二、会议记录的特点 三、会议记录的写法 四、会议记录写作要求 重庆人文科技学院 邓玉容 * * 一、会议记录的概念 会议记录是由会议组织者指定专人，如实、准确地记录会议的组织情况和会议内容的一种机关应用性文书。会议记录一般用于比较重要的会议或正式的会议，它要求真实、全面地反映会议的本来面貌。 重庆人文科技学院 邓玉容 * * 二、会议记录的特点  1．真实性 ????会议记录的执笔者与其他文章的写作者有一个重要的区别，那就是他只有记录权没有改造权。 2．原始形态性 ????会议记录是会议情况和内容的原始化的记录。 3．完整性 ????会议记录对会议的时间、地点、出席人员、主持人、议程等基本情况，对领导讲话、与会者的发言、讨论和争议、形成的决议和决定等内容，都要记录下来，一般没有太多的选择性。 重庆人文科技学院 邓玉容 * * 三、会议记录的写法——标题  ????标题由会议名称加文体名称组成，就是《××××会议记录》。如果使用的是专用的会议记录本，连“记录”二字也可省略，只写会议名称即可。 重庆人文科技学院 邓玉容 * * 三、会议记录的写法——会议组织情况 1．会议时间 要写明年、月、日，上午、下午或晚上，×时×分至×时×分。 2．开会地点 ????如：“××会议室”、“××礼堂”、“××现场”等。 3．主持人的职务，姓名 ????如：“校党委书记×××”、“公司总经理×××”。 4．出席人 ????根据会议的性质、规模和重要程度的不同，出席人一项的详略也会有所不同。 ????有时可以只显示身份和人数，如“各部门经理”、“全体与会代表”等。 ????如果出席人身份复杂，如既有上级领导，又有本单位各部门的主要领导，还有各种有关人员，最好将主要人员的职务、姓名一一列出，其他有关人员则分类列出。 5．列席人 包括列席人的身份、姓名，可参照出席人的记录方法。 6．缺席人 如有重要人物缺席，应作出记录。 7．记录人 包括记录人的姓名和部门。如：××(××办公室秘书)。 * 三、会议记录的写法——会议内容 按会议议题顺序记录会议发言、报告、讨论和决议等事项。?  重庆人文科技学院 邓玉容 * * 3、做好会议记录 （1）会议记录的格式 ： 记录头、记录主体、 记录尾部 ①记录头: 会议名称； 会议时间； 会议地点； 会议主席（主持人）； 会议出席、列席和缺席情况； 会议记录人、会议主要议题。 ②记录主体 与会者的发言。议定事项。 ③记录尾部 散会。主持人、记录人签字。 重庆人文科技学院 邓玉容 * * 4、确保会议期间信息的沟通 （1）做好会议期间信息的收集、传递、反馈工作. ①秘书要多听、多记、多想、多算、多跑，全面搜集信息。 ②深入会议，掌握第一手资料。 ③注重对会议信息加工提炼，方便各方利用。 ④注重实效，并收集反馈信息。 重庆人文科技学院 邓玉容 * * ⑵会议期间的对外宣传 ①妥善处理与新闻媒体的关系。 ②注意内外有别，严守单位秘密。 ③选择宣传内容应坚持对象、效果、 时效、费用的原则。 ④收集媒体对会议的报道提供给领导. ⑤为领导召开记者招待会提供资料。 重庆人文科技学院 邓玉容 * * 5、编发会议简报 （1）类型 综合型、专题型、实录型。 （2）格式 报头、报核、报尾。 （3）要求 简练、快捷、准确。 重庆人文科技学院 邓玉容 * * 6、值班保卫工作 （1）值班工作 秘书人员要坚守值班岗位，以保证会议顺利结束，并随时应付各种突发事件。 （2）保卫工作 ①重要与会者人身安全保卫 ②重要文件的保卫 ③会场和驻地的保卫 ④会议设备的保卫 ⑤与会者贵重物品的保卫 * 7、会议保密工作 ⑴会前保密工作 ①涉及秘密的会议，严格确定出席、列席人员及 会议服务人员。 ②召开比较大型的或秘密性较强的会议，秘书部 门要与保卫、保密部门取得联系，共同采取保密措施。 ③根据实际需要，确定会议印发的文件及其数量，文件要标明密级，统一编号，按照规定的范围印发。 ④选择会址要注意保密，会前对会场环境及会场设施包括扩音、录音设施、电话进行防窃密、泄密检测。 重庆人文科技学院 邓玉容 * * ⑵会中保密工作 ①加强保密教育。 ②加强文件管理。 ③加强重要涉密会议管理。 ⑶会后保密工作 ①做好保密文件的回收工作。