电子文件归档及管理-精选.ppt

字段名称 字段类型 字段长度 字段值 全宗号 字符 4 ? 年度 字符 4 ? 保管期限 字符 3 D5、D10、D20 组织机构或问题 字符 3 ? 档案室编件号 字符 3 ? 按件整理的图像命名示例 电子文件的归档 按照《电子文件归档与管理规范》、《电子文件管理暂行办法》及我市实施办法的要求进行归档管理。 归档时应同时包括电子文件本身及对应元数据。 制度建设 各机关应建立健全本机关的数字档案室管理制度，具体包括电子文件归档与管理办法、档案数字化技术标准、档案安全保密制度、档案数据网上查询利用制度、档案数据管理维护制度、电子档案鉴定销毁制度等，明确电子文件归档范围、责任、格式、程序、方法和质量要求、技术标准及保管利用要求等。 谢谢! 企业档号格式模式图示： 12.2 –3 电子档案代号 磁盘（分类号） 盘号 归档电子文件按分类排列顺序，逐“件”编制电子文件目录，电子文件目录主要是机读目录，应与归档电子文件存储到同一存储载体中，同时打印出纸质目录。 （三）编目 脱机存储载体应按分类排列顺序，逐“盘”编制目录。 文件 编号 题 名 形成 时间 文件稿 本代码 文件类 别代码 载体 编号 保管 期限 备注 归档电子文件目录 注：电子文件稿本代码:M-草稿性电子文件;U-非正式电子文件;F-正式电子文件。 电子文件类别代码：T-文本文件;I-图像文件:G-图形文件;V-影像文件;A-声音文件;M-多媒体件； P-计算机程序；D-数据文件。 脱机存储载体逐“盘”编制标签，光盘可在光盘盘面上贴上光盘贴，装入光盘盒，光盘贴和盒面上注明存储数据的对象、内容、时间、数据库名称、文件格式和软硬件应用环境等元数据信息，也可用专用软笔直接将上述信息写在光盘上。磁盘、磁带等可参照以上方法。 （四）编制标签 存储数据的对象： 内容： 时间： 数据库名称： 文件格式： 软硬件应用环境： 内容： 时间： 文件格式： 存储数据的对象： 数据库名称： 软硬件应用环境： 六、电子档案的移交 属于国家综合档案馆接收范围的电子档案，应向同级国家综合档案馆移交。 档案移交单位一般自电子档案形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交。 对于有特殊要求的电子档案可以延长移交时间。 涉密电子档案移交时间另行规定。 第二部分 电子文件归档在文档管理系统中的操作 结合科怡文件档案管理系统软件，电子文件归档的流程如下： 文件登记 文件归档 检索有需归 档标识的文件 填写电子文件相关 信息外还须填写需 归档的标识 根据“三合一”制度 填写文件相应的 光盘代号、形成年度、 类目号、保管期限、 类别号 确认归档 填写《归档电子文件登记表》首页 打印《归档电子文件登记表》续页 填写、盖章 《归档电子文件移交 接收检验登记表》 一式两份 归档成功 第三部分 科怡管理系统在应用中所注意的问题 (一)、数据录入前的准备工作（进入数据维护模） 1、 全宗管理，用来设置自己单位的全宗代号。 2、 类目设置，根据3合1制度来设置类目号。 3、 辅助字典，根据自己单位的档案情况来设置保管期限、密级、会计类别、科技档案分类号等等。 4、 档号格式设置，根据不同的档案目录，比如传统方法整理、简化方法整理、科技档案、会计档案，这些档案目录的档号编制方法是不同的。 (二)、目录数据应按标准格式录入 比如：题名录入时的字符长度为50个字（加标点空格等字符）；责任者字符长度为12个字等等。 (三)、数据备份 1、用鼠标点击数据管理中备份与恢复模块进入备份与恢复窗口； 2、在备份窗口的备份类型下拉式菜单中选择库备份； 3、点击备份窗口中备份路径的望远镜图标，在弹出的路径选择窗口中选择相应的备份路径（例如：D盘名字叫备份的文件夹）； 4、选定备份路径后，点击右下角的备份按钮； 5、关闭窗口。 (三)、数据恢复 将备份文件夹中的名为is_ARCHIVE.db的文件复制粘贴到科怡档案管理软件的安装路径底下－盘符：\insoft4\sinfarch\,覆盖现有的文件即可。 （在桌面上用鼠标右键单击科怡档案管理软件的快捷方式，然后查看属性，单击快捷方式标签，在目标一栏中显示的就是科怡档案管理软件的安装路径） 第四部分 数字档案室的建立 一、数字档案室的概念 数字档案室是指机关在履行职能工作中综合运用计算机、信息网络等技术，积累、归档、管理和利用各类档案信息，以实现档案管理数字化、信息化和网络化的工作体系。 注： 数字档案室≠单纯的数