《办公软件应用技巧--Excel2007》课件.pptVIP

25.快速复制四周单元格中的数据 选中右侧单元格，按【ctrl+R】组合键，即可将左侧单元格中的内容复制到右侧的单元格中。如果右侧单元格中包含数据，则复制后会自动替换原来的数据 选中左侧一列及右侧一列或多列单元格区域，按【Ctrl+R】组合键，即可将左侧一列中的数据复制到右侧一列或多列的对应单元格区域中 注意：如果选择的左侧列中包含公式，则复制后会将公式一起复制到右侧的单元格区域中 Excel2007操作技巧 26.快速输入具有相同特征的数据 问题描述：有时经常需要输入一些具有相同特征的数据，比如学生的学籍号、准考证号、单位的职称证书号等，它们都是前面几位相同，只是后面的数字不同(以准考证号为例) 方法一：使用公式快速实现(810121+不同的) 步骤：先将后面不同的数字输入相应的列，然后在后面的列中输入公式“=810121相应的单元格地址”，最后拖动填充柄填充 Excel2007操作技巧 26.快速输入具有相同特征的数据 方法二：通过【设置单元格格式】对话框实现 步骤：【设置单元格格式】【分类】【自定义】在【类型】文本框中输入“8101210000”(后面有几位不同的数据就补几个0) 注意：先输入后几位数字，再选中单元格区域设定数据格式，也可以得到相同的效果 Excel2007操作技巧 27.使用函数快速输入26个英文字母 问题描述：使用填充柄可以向表格中快速输入一些内置序列(如序数、日期等)。如果用户需要自动按顺序填充26个英文字母？ 方法：使用函数来实现26个英文字母的自动填充 步骤：如果要从A2(B2)开始向下(右)输入，可以现在A2(B2)单元格中输入公式“=CHAR(65+ROW()-2”(“=CHAR(65+COLUMN()-2”)，然后拖动填充即可 注意：如果输入小写字母序列，公式改为“=CHAR(97+ROW()-2”(“=CHAR(97+COLUMN()-2”) Excel2007操作技巧 28.利用批量替换功能批量输入难输的字符 问题描述：有时需要在一份表格中输入某个特殊符号(§)，如果每次都切换软键盘或使用【符号】对话框来输入，则操作起来非常麻烦 方法：通过替换功能批量替换 步骤：首先在需要输入特殊符号的单元格中输入一个字母；打开【查找和替换】对话框 Excel2007操作技巧 29.不让Excel自动转换输入的长数字 问题描述：在Excel中输入的数字位数超过11位时，系统会自动将数值转换成科学计数格式；而且，当输入的数字超过15位时，系统会自动将超过的部分转换为0.如果用户确实需要输入类似的数字，并且需要将其完整地显示出来，比如身份证号码，怎么办？ 方法：【设置单元格格式】【文本】 注意：如果只是偶尔需要输入类似的数字，可在数字前面添加一个英文单引号 Excel2007操作技巧 30.在Excel中限制数值的可输入位数 问题描述：由于身份证号多达15或18位，输入起来容易出错，这时可以设置数据有效性，以便在输入错误的位数时给出提示信息 步骤：【数据】【数据工具】【数据有效性】【设置】【允许】【自定义】，在【公式】文本框中输入”=OR(LEN(D2)=15,LEN(D2)=18”，选中【对有同样设置的所有其他单元格应用这些更改】；【出错警告】【标题】中输入“输入位数有误”，【错误信息】文本框中输入“请输入15位或18位身份证号码” 注意：如果输入的数字自动显示为科学计数法，则需要将该列的数字格式设置为”文本” Excel2007操作技巧 31.避免输入重复数据的方法 问题描述：在制作表格时，身份证号码应该是唯一的，用户还可以通过设置数据有效性来防止输入重复数据 方法：【数据有效性】公式为”=AND(COUNTIF(D:D,D2)=1,OR(LEN(D2)=15,LEN(D2)=18))” Excel2007操作技巧 32.三种方法使单元格随时换行 方法一：使用对话框自动换行 方法二：使用【开始】选项卡中的【自动换行】按钮 方法三：手动换行(【alt】+【enter】换行) Excel2007操作技巧 33.让Excel中的人名更美观 问题描述：制作表格时，输入的姓名有的是三个字，有的是两个字，这样会使表格打印出来不太美观。为了对齐，有时会在两个字的姓名中间输入空格，这样不但不容易调整，而且要删除这些空格也非常麻烦 方法一：使姓名两端分散对齐 步骤：首先【居中】；【设置单元格格式】【对齐】【水平对齐】下拉列表选择【分散对齐(缩进)】，选中【两端分散对齐】复选框 注意：如果不选中【两端分散对齐】复选框，则会使姓名根据列宽分散对齐，不美观 Excel2007操作技巧 33.让Excel中的人名更美观 问题描述：表格中的姓名中间包含了空格 方法一：替换法 步骤：【查找内容】输入一个空格，【替换为】不填任何