外协商的管理规定最新.docVIP

外协商管理规定 为提高公司的服务质量，提高项目执行的工作效率，有效避免造成项目活动中执行过程的失误和过错事件的发生，及时处理客户因质量、管理、态度、服务等原因的投诉、抗议、扣款的事件，公司认为有必要进一步加强对外协商的管理和监督，特对外协商管理规定如下： 1.外协商档案管理办法 1.1 公司对外委托的供货商、租赁方、制作者、劳务人员、合作伙伴等，我们统称为外协商。所有外协商由公司财务部及执行部统一管理，财务部审计员针对外协商，建立起一套多层次、完善、分级管理的资料系统和网络系统； 1.2 审计员建立外协商档案，结合公司预决算管理类型，分为材料物资、系统设备、演艺人员、媒体统筹、服务及其它等五大类； 1.3演艺人员外协资料由公司执行部派专人具体负责，媒体统筹部分资料由客户部负责 1.4完善对供货商、合作伙伴等单位和个人档案资料的分级管理，分等使用的制度，同时扩大对外协商的选择范围。审计部(或行政部)应积极配合业务部门对外协商的档案收集和整理工作，形成系统资源。不断推陈出新，实行优胜劣汰制，优中选优。不仅要做横向的比较，还要多做纵向的参考。将性价比提升到一个较高水平，针对不同的客户选择与之相适应的外协商或合作伙伴，以最优的性价比服务于公司的客户。五大类外协商中，根据各外协商的综合水平进行分析，共分为三级： 1.4.1 A级外协商：信誉良好、实力强、服务质量高，有大型活动执行经验，有重大项目活动可指定A级外协商合作，保证项目顺利优质执行；A级外协商必须向公司提供其营业执照、税务登记证、法人组织机构代码证、公司简介、公司业绩表以及相关联系人基本联络信息； 1.4.2 B级外协商：保证公司常规活动的正常进行，性价比优，服务良好，同时也要提其营业执照、税务登记证、法人组织机构代码证、公司简介、公司业绩表以及相关联系人基本联络信息； 1.4.3 C级外协商：新进入公司的外协商。 2．外协商管理办法 2.1 项目工作小组在活动执行前，向执行部提出活动的具体要求，执行部据此向审计员提供适合的供货商和合作伙伴，审计员经对资质及报价审核后批复价格至项目负责人。制作物超过一定金额（具体视项目而定）的项目报价，执行部与审计员需共同提供三家以上外协商进行竞标，力争选用性价比最高，工作责任心最强的单位或个人作为合作者，如为时间较为紧迫的情况下，可由审计员根据以往报价提出两家外协商以供项目负责人选择。对在以往合作过程中，多次发生问题或事故而又无明确改观的单位和个人，要坚决取缔，拒绝合作，严禁拿公司的利益做个人感情交易。一经发现，严肃处理，并赔偿由此而造成的全部直接和间接损失； 2.2 财务部审计员及会计致力于服务公司各业务部门，负责审计和监督业务部门与外协商的合作过程和最终结果。确定合作项目后，审计员配合业务部门与外协商签订专项经济合同，其合同中必须注明对外协项目的专项要求、外协服务标准、违约责任、付款条件等条款，彻底杜绝口头协议或人情合同，所有外协商合同由审计部审定，财务总监签字盖章，方为有效合同；会计员负责审核每个项目中的现金流，根据现金借款额、付款周期、结算周期等对外协商进行评估；所有外协商根据市场情况报价，若有价格变动，需及时以书面形式盖章后报予我公司，原则上为一季度提供一次。 2.3. 对已选用的外协商一经确认，应着力加强管理和督导，并做好与甲方的配合、协调工作，决不能直接交给甲方而放手不管。执行部应委派专人，具体负责此项工作。熟悉、了解并全程跟踪外协商在活动执行中的工作过程和服务质量，对执行过程中发生的失误和过错要及时纠正、尽快弥补； 3.失误处理 3.1在活动的具体执行过程中，项目负责人应随时保持和加强与外协商、客户方代表的联系和沟通，尽可能提高执行力度的精准率；将可能发生的事故或隐患消灭在萌芽状态； 3.2 在活动执行过程中，一旦发生质量问题，项目负责人应及时上报审计部并将该项目管登记在案，严禁隐瞒不报。重点分析、总结事故的原因，查找解决问题的方法，杜绝、预防此类事件的再次发生。作为活动结束后的总结材料和个人综合能力的评价依据；事故原因及过程需由行政人事部通报客户部及执行部，以防下次发生类似事件。 3.3 系外协商故意行为的，公司不再支付任何费用，并保留追究其经济责任和其他法律责任的权利，并将该外协商列为不得使用的外协商名录中； 3.4 系公司管理人员无力及时处理又知情不报，给公司造成经济损失的，该项损失视情况及比例由经办人员和项目小组负责人承担，管理部上报管理层给予相应的经济或行政处罚。 3.5 因外协商而引发的工作纠纷、预算成本增加和工期延误等问题； 3.5.1 双方或多方工作时由于沟通不畅引发的纠纷，项目负责人应帮助具体经办人员解决，解决不了的上报公司负责人层帮助解决，以保证活动的正常进行； 3.5.2