体检中心总流程.docVIP

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体检中心总流程.doc

君宜健康体检中心 体检流程 为促使体检流程更为顺畅,各个部门紧密配合,保证更加完善细致的体检服务,为客户的体检过程提供快捷、专业、温馨的服务,特制订如下流程,望各部门周知、执行: 一、业务谈判时,客户对体检产生需求,业务员应及时获取相关信息。例如:体检人数、体检大约时间,体检套餐,预算价格等,及时与主管进行汇报,并到预约中心了解大致排期状况。 二、一旦客户确认体检需求,应及时告知预约中心,确认有相应排期后,到销售助理处填写《预约通知单》,具体要求如下: 1、团检预约需提前3-5天进行预约,填写完整《预约通知单》的信息,包括:体检单位名称、体检单位联系人及电话、所属业务部门、业务员名称、体检套餐、折扣、体检人数、总回款额、预约时间、是否出具《团检分析报告》等信息。 2、《预约通知单》后附:《体检人员明细》(包含:姓名、性别、年龄、婚否、电话(电话供客服回访、短信使用)、《体检套餐明细》(如是自组套餐需将体检项目、单价、总价、折扣价等填写清楚;如是固定套餐,需在《体检人员明细》“备注”栏中标注)。 三、待《预约通知单》、《体检人员明细》、《体检套餐明细》三联齐全后,交由各部门主管审核,确认签字。主管签字后,交由销售部负责人-----财务部-----医疗部-----预约中心确认签字。各部门签字确认后,预约中心顺利排期,安排体检相关事宜。具体要求如下: 1、预约中心:需每天发送电子邮件通知销售部负责人、主管及销售助理目前体检排期情况。要求每人周知,适时安排,遇需调整事宜,请提前沟通。 2、财务部:签字需确认款项状态:已付款(电汇、支票、现金)、未付款(月结、季度、分批或出具体检报告后付款等) 3、医疗部:针对体检套餐,体检人数等合理安排相关事宜,做好人员配置及医疗用品采购准备。 4、销售助理:登记《预约通知单》中原始数据,针对财务部开具的回款收据,对相关业绩及回款额进行统计。加项部分,前台每周发送电子版至销售助理处,由销售助理发送至各部主管进行核对。每月15日进行第一次对账,月底进行最终账目核对。 5、个检预约:需提前1-2天及时到预约中心进行预约,如遇满额现象,请及时协调沟通。要求提供信息:姓名、性别、年龄、婚否、套餐、付款方式。 四、签字完毕后,业务员需将《预约通知单》等一式三联,复印三份,分别至预约中心、财务部、销售助理处,留档备存。 五、预约中心接到预约通知后,按照预约信息在1-2工作日内打印出导检单,后通知业务员进行签字确认、领取。 六、业务员拿到导检单后可采取以下方法进行发放: 1、如团检单位体检负责人同意,可直接送达至体检单位,清点数量及人员信息后,签字移交给单位体检负责人。由单位负责人负责将导检单在体检之前发放给单位体检人员,体检当天携带导检单前来体检即可。 2、如体检单位不接收导检单,业务员需妥善保管,并于体检当天7:15分之前到达,进行导检单的发放,保持现场秩序顺畅,可寻求体检单位负责人协助发放。 3、导检单的发放阶段是与客户交流的最佳时机,应尽可能登记客户的详细信息,便于后续关系的维护。如当天安排好拜访任务,8:30以后,可将导检单移交至预约中心,安排专人进行发放,业务员需及时跟进当天体检情况,与院部进行密切交流。 七、体检过程中,如客户需要增加体检项目,或者相关问题咨询,业务员应及时沟通院部进行协调,尽快妥善的满足客户需求,使体检过程顺畅、贴心。 八、体检结束后,客户需将导检单交回至前台,进入汇总科,进行体检报告的出具。如客户当天有特殊事宜,出现未检项目,客户需将导检单自行带回,待方便时将未检项目检完即可出具整体体检报告。 九、客户体检完毕后,医疗部将在2-3天内出具体检报告,如遇特殊情况,业务员需经主管批准向医疗部提出加急申请(目前无相关表格填写签字执行,之前均以口头形式代替)。 十、报告统一汇总至报告发放处,由专人负责通知各部主管进行报告领取。针对未付款的团检单位,由各部主管进行监控,酌情发放,适时催款,并承担连带责任。 十一、报告的发放,业务员最好亲自送达,增加见面机会并进一步了解客户需求,安排后续客户服务,及协同客服做相关工作。专家讲座或报告讲解可集中安排在淡季进行或单独提出申请。也可借送达报告的契机,及时催款、跟进。 十二、每当团检结束后,业务员需及时与财务进行对账或款项余款的交付。待相关明细出具后,或开具收据后,及时到销售助理处进行登记核对。并告知此团检已结束。销售助理每周二与财务进行团检单位结账核对。 十三、如需出具《团检分析报告》,除在《预约通知单》填写时及时标注外,仍需在团体体检结账后,告知汇总科,具体体检人数,或其他特殊要求,及时

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