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驗證技巧 1.審核員在對方回答查閱文件記錄後,需要辨別真僞,正確理解意思,所以進行分析驗證是必不可少的,主要包括以下四個方面: 把對方回答與環境(背景)因素作為一個整體考慮分析; 通過一種或多種渠道加以驗證,驗證是一種最直接有效的方法; 從比較合適的角度分析,理解對方的回答; 對對方表達的意思要具有職業的敏感性,善於從中捕捉到蛛絲馬蹟,順藤摸瓜. 一般情況下,審核員在得到回復後,常採用”請給我看……”的語句,如果客觀證據一時拿不出,受審核方推託或稍後提供時,審核員應記下此細節,以防遺忘. 2.驗證時,可按下述思路進行: 有沒有,不能因為回答得很圓滿,審核就到此止步,還要按標準要求,驗證應具備的程序文件,計劃,記錄等是否符合要求; 做沒做.不能因為文件,計劃,記錄編制得很好,很多,就認為符合要求了,還要按照文件,計劃進行觀察,面談,核查,判斷實際是否做了; 做得怎樣.不能因為已按文件,計劃做了,審核到位了,還要檢查實際做的結果是否有效,是否真正進入了受控狀態,是否達到了質量活動規定的目標. 筆記.在提問,驗證,觀察中發現的客觀證據應及時予以記錄,並讓受審核方確認. 記錄技巧 審核是一個基於“事實”的過程,事實通常以記錄形式保存並證實和追溯. 記錄技巧主要有: 1.邊查閱,邊聆聽,邊記錄,在查閱,提問過程中記錄因不需追憶,記錄會比較真實,任何靠追憶的記錄,都可能會摻入主觀成分,且一般在查閱文件,記錄24小時後,遺忘率為80%. 2.重點記錄.審核員在邊查閱,邊聆聽作記錄時,不要試圖按普通寫法一字不漏地進行,否則你會跟不上或花費過多時間.在查問,聆聽過程中,用自己的語言記下要點,並試著為每個要點寫一句簡要說明,運用標題和數位組織記錄. 3.採用速記.速記可以通過培訓學習,也可自學,其結果會使記錄速度加快一倍.用速記記錄後,快速瀏覽所記內容,檢查你是否看得懂自己的記錄. 4.使用心智圖.心智圖是由托尼.布贊設計的一種視覺記錄方式,製作心智圖時先寫下一個關鍵詞或短語(如進貨檢驗),也可以在紙的中央畫一幅圖像,這就是心智圖的主題,作記錄時,人這個中心出發,畫出”枝杈”,每一枝杈又有分枝(一個想法導向另一個想法),不同的枝杈可以彼此相連.運用色彩(如熒光筆)和圖形標明要點可使心智圖更易於回憶. 5.合格項略記,不合格項詳記.不合格項內容完整,事實充分可靠,並可驗證,追溯,不存在疑義. 只記錄與審核目的,範圍,準則有關的經驗證有價值的信息. 不合格項的判斷技巧 現場審核時,審核員要經常及時地對所收集並經驗證的信息和形成的審核發現進行符合性判斷.如何正確判斷,除深刻理解標準要求外,還需掌握一些技巧.現以ISO9001:2000為例,將條款判斷的一些技巧介紹如下: 1.最高管理者.標準中直接涉及到最高管理者要求的條款有:5.1管理承諾,5.2以顧客為關注焦點,5.3質量方針,5.4策劃,5.5職責許可權與溝通,5.6管理評審等,如判斷上述條款有不合格項,往往意味著系統失敗,且主要責任者是最高管理者,其不合格項所引起的隨後措施,可能會涉及整個質量管理體系,所以應慎判. 2.更改.對設計,開發要求及相關文件的更改問題,應判7.3.7設計和開發更改的控制;對來自顧客産品要求相關文件的更改問題應判7.2.2與産品有關的要求的評審,對目標及相關文件的更改問題應判5.4.2質量管理體系策劃,對除上述判斷外質量管理體系文件的更改問題均可判到4.2.3文件控制. 3.標識.標準中直接涉及到標識的條款有:4.2.3文件控制,4.2.4記錄控制,7.5.3標識和可追溯性,7.5.4顧客財産,7.5.5産品防護等.在對標識問題進行判斷時,應根據標識的對象,性質尋找相應條款. 4.記錄.標準中對要求有記錄而無記錄時,應判到所對應條款;對用於提供證據的記錄問題,應判到4.2.4記錄控制,對作為産品實現記錄的策劃問題,應判到7.1産品實現的策劃. 5.人員.標準各條款中,涉及到人員問題時,可採取由表及裏的原則,如應知而不知,應會而不會,宜判到6.2人力資源. 6.監視和測量.對過程中人員,設備,工裝,材料,環境,信息,方法,時間等過程參數的監視和測量,應判到8.2.3過程的監視和測量;對半成品(在製品),成品的特性的監視和測量,應判到8.2.4産品的監視和測量;對生産和服務過程中的監測活動應判到7.5.1生産和服務提供的控制;對顧客滿意與否的監測判到8.2.1顧客滿意. 7.做法.實際做法有效,但未滿足規定要求,即合理不合法時應判不合格項;實際做法符合規定要求,但該規定做法不盡合理,科學,即合法不合理時,如不能實施有效控制或保證質量,應判不合格項,如不能斷定有效性,是否保證質量,不應判不合格項. 8.評審.標準中直接涉及到”評審”要求的條款有:5.1管理承諾,5.3質量方