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大型活动项目成本分析和控制 　　【摘要】文章通过对上海世博会项目成本控制的研究，结合政府主导非营利目的大型活动项目自身的运营特点，深入分析该类活动项目成本具体内容和成本驱动原因，提出大型活动项目筹备和运营开幕不同阶段的成本控制工作重点，为该类活动项目的成本控制提供思路。 　　【关键词】活动项目 成本分析 控制工作重点 　　一、场馆和设施运营维护成本 　　1.成本特点。场馆和设施运营维护工作主要包括场馆和公共设施的运营与维护、园区或者赛场区域（以下简称“活动区域”）交通服务、公共场所保洁等的管理工作。上海世博会场馆和设施运营维护工作于2009年启动，相关支出占整个运营成本支出比例的34%，主要的费用支出在2010年发生。场馆和设施运营维护工作的开展方式涉及自营、外包和租赁等。一般于运营开幕前两年开始发生，但首年涉及的成本金额极小，在次年开始有比较多的支出，而80%以上的支出则在运营开幕当年发生。 　　2.成本驱动要素分析。影响大型活动场馆和设施运营维护费用单位成本的成本驱动因素，主要包括参观人次、活动区域面积、场馆面积、绿化面积、运营时间等。参观人次主要影响大型活动交通服务成本。上海世博会通过评估模型预测交通服务成本。统计显示，基于上海世博会的乐观估计，如果实际参观人数未达到理想预期的情况下，园区交通服务的预算数尚有下调空间，而如果交通服务涉及外包，就要求外包合同的金额以使用量计算，避免在参观人数不足情况下，交通服务费用成为固定成本。 　　至于其他成本一般与大型活动区域的面积有直接关系，因此根据面积可以直接测算相应成本并加以控制。但是要考虑消费指数因素，尤其在消费指数上涨的经济环境下，电价、人工费等都有上涨的压力。因此，大型活动项目应以活动举办年的前两年的CPI的平均增幅为参考，调整未来两年的场馆和设施运营维护费用。 　　3.成本控制工作重点。运营开幕前两年的控制工作重点是结合大型活动项目的运营采购，考虑、评估CPI的影响，完善单位成本标准的测算，调整预算配置及余量设置。运营开幕前一年的控制工作重点是年初应确定外??供应商，签订外包合同，财务部门需要争取以使用量作为支付金额的基础，确认汇总及审查使用量数据的机制。在中期对预算计划作一次复核，并视需要进行调整。当实际费用发生时，只要相应票据符合合同的规定，就可入账、付款，只对例外事项进行相应审核，并留意该事项是否重复发生。运营开幕当年，场馆和设施维护费用在成本控制管理方面变得相对常规、简单。常规运作只需要按照实际费用发生时入账、核算并进行例外事项管理。 　　二、活动成本 　　1.成本特点。上海世博会的活动成本支出约占整个运营成本支出比例的12%。项目运营开幕前两年甚至更早时间，主要开展设计和策划工作，以研究、咨询和评估类项目、前期宣传活动类项目为主。在开幕运营阶段，大量活动同时开展，其中开、闭幕式是重点活动项目。活动成本的高低受活动数量、参加人数、复杂程度、时间、物资需求等因素的驱动和影响。项目成本主要发生在运营阶段。举办活动大多为一次性项目，而且技术含量较高，大多以外包形式委托各类传媒文化集团、文化项目投资、制作和运营公司以及对文化演艺内容有浓厚兴趣和专业运作能力的广告公关公司推行。 　　2.活动类别与规模对成本的影响。大型项目的活动按照规模分为：大型活动，包括开幕式、闭幕式、高端论坛等活动；中型活动，包括投入较大的活动，活动既有类型重复的，也有一次性的；小型活动，包括舞台剧、表演节目、艺术展览等活动。在规模上可细分为两类主要项目，即活动类项目和论坛类项目。就发生的成本来看，主要集中在活动类项目。 　　3.成本控制工作重点。运营开幕前两年甚至更早时间的控制工作重点：应放在活动构成的研究、成本结构和单位成本标准的制定。运营开幕前一年需要锁定具体的大、中型活动及小型活动的数量，利用当年制定的标准，根据最新的财务运行状况，初步完成整个项目的活动预算配置。同时，下一年会有部分活动类项目执行，故可以对已开展的活动总结实际发生数据，对模板及标准再优化，用于此后的活动预算编制与合理性分析。在实际成本管理中，针对活动的大型、中型、小型三种规模进行分类管理和监控。运营开幕当年是活动类项目执行的高峰期，成本管理以设定流程、已签订合同的自身运行为主，继续前一年相同的方式对发生的成本按照其规模审批、审核，并进行预算差异管理。同时，由于大中型活动项目对项目的总体成本有一定的影响，在大中型活动项目结束后，尽快核算项目成本，以确保项目总体成本控制在预算内。 　　三、信息化及安保成本 　　1.成本特点。信息化及安保成本是在大型活动项目从筹办到举行完毕整个过程中，信息系统建设和运营以及为保障安全所配备设施、系统和人员而发生的成本。 　　随着国际安全形势的变化，安保在大型活动项目筹办工