XX集团公司档案管理办法.docVIP

**集团公司档案管理办法 （草稿） 档案管理是企业现代化管理的重要环节之一，关系到公司发展的长远利益。为了完善我公司档案管理工作，充分发挥档案管理在公司各项工作中的重要作用；也为了提高我公司档案管理水平和服务效率，依据我公司实际情况，经研究决定，制定本管理办法。 一、管理部门及职责 1、管理部门：**集团综合部为**集团档案管理部门，负责管理**集团档案室。 2、**集团档案室职责：负责**集团档案室的管理工作。集中管理本公司的各类档案，为公司及各部室和多产企业提供服务。负责公司及各部室的文件等资料的收集、整理、立卷、移交归档工作。贯彻执行党和国家的保密、保卫制度，确保档案和档案机密的安全。 3、各所属多产企业职责：负责其本公司的各类档案管理工作。**集团档案室负责对其进行指导和监督。 二、档案的归档 1、需要归档的材料 (1)上级及有关单位下发的有关红头文件。 (2)我公司在日常各项经营管理工作中形成的文件材料、合同、图纸等需存档的。 (3)各类大型会议及专业会议中形成的各种文件，经领导批准存档的。 (4)所属多产企业报送的重要工作计划、请示、报告、总结、报表等文件材料。 (5)我公司在各项活动中产生的并具有保存价值的实物（奖牌等）。 (6)公司应存档的音像资料。 2、归档要求 (1)文件材料必须准确地反映我公司经营等各项活动的真实内容和历史全过程。 (2)文件材料必须齐全、完整。在形成重要文件的过程中所产生的相关资料，如有价值也应一并保存。 (3)文件材料必须经过系统整理，符合案卷质量要求，做到分类科学，排列系统、保管期限划分准确。 (4)归档的文件材料应使用符合档案要求的字迹。 (5)案卷要做到装订结实、整齐美观、编目齐全完备、标题书写工整、封面整洁。 (6)公司应存档的音像资料，需经摄录部门整理、编辑，并附加说明文字。 3、归档时间 (1)公司各部室应于每年三月底前向**集团档案室移交上年度各类应归档档案。 (2)应存档的音像资料，应于一个月内向档案室移交归档。 三、档案的日常管理 1、各类文书档案（含有关图纸）管理 (1)档案室负责进行各门类档案的收集、整理、立卷工作。 (2)需归档的各类档案，归档时应办理档案移交手续。由档案交出部门编制档案移交目录，一式两份。移交清楚后，交接双方在移交目录上签字。移交目录一份由档案室留存，一份由交出部门留存。 (3)对接管的档案按《**集团公司档案管理分类规则》进行整理、分类、编号、编目等工作（《分类规则》见附件2），要求三个月内完成归档全过程。并根据工作实际需要，编制档案总目录、分类目录等检索工具及索引目录，便于迅速准确地为查阅者提供档案。 (4)定期进行库存档案的清理、检查、核对工作，对有所变质的档案及时进行复制。 2、财务档案的管理 **集团档案室和财务部共同负责对财务档案的保管。财务部负责保管不超过3年的财务档案；超过3年的财务档案应移交档案室保管。财务部应将每年需存档的会计凭证、报表等各类财务档案装订、整理完毕，并编制移交目录（一式两份）。移交目录一份由档案室留存，一份交由财务部备查。自档案开始移交至入柜，均需财务部与综合部人员同时在场。移交清楚后,交接双方需在移交目录上签字。 3、倒闭企业档案的管理 倒闭企业档案经档案鉴定小组认证后，证实确有存档价值的部分，移交**集团档案室保管，并对破损、缺失档案作好记录。 四、档案的查阅、借阅管理 1、档案查阅、借阅批准权限 （1）内部人员查阅档案，需经部门负责人或公司分管领导批准；确因工作需要借档案外出查阅的，需经档案管理部门负责人同意，并经公司领导批准。 （2）财务人员查阅财务档案，需经财务部负责人或公司领导批准。确因工作需要，借财务档案外出查阅的，需经档案管理部门负责人同意，并经公司领导批准。 （3）外部人员查阅各类档案，需持单位介绍信，并经公司领导批准。 2、档案查阅要求 （1）查阅档案必须按批准权限办理档案查阅手续，认真填写档案查阅（借阅）登记簿。（登记簿格式见附件3） （2）档案查阅者，必须爱护档案，不得删改、污损、勾画、圈点、加注、拆散，应保持完整清洁。如查阅人员查阅时污损档案，应在档案查阅（借阅）登记簿备注栏内填写详细情况，并及时处理。 （3）未经许可不得摘抄复印档案，经许可摘抄复印档案的，档案室应限期收回摘抄、复印件并销毁。 （4）财务人员查阅财务档案，除上述要求外，还需综合部和财务部相关人员同时在场时方可查阅。 3、档案借阅要求 （1）确因工作需要借档案外出查阅的，必须按批准权限办理借阅手续。借出的档案必须妥善保管，不得转借他人。 （2）严格遵守本办法第四 . 2 .（2）（3）条查阅档案的有关规定。 （3）外部人员不允许借档案外出查阅。 五、到达保存期限档案的鉴定 1、档案保存期限的划分 根据《中华人民