xz-053档案管理制度.docVIP

xxx房地产 行政事务部控制准则 版本：A/0　　　　　　　　　　　　　　 　 　　　 PAGE 1/4 KHREC/XZ-053 山东金瀚集团 投资管理部控制准则 版本：A/0 PAGE 1 KHC/TG-001 档案管理制度 一、目的 为规范档案管理工作，特制定本制度。 二、适用范围 本文件适用于金瀚房地产开发有限公司对文书档案和声像档案的管理。 三、批准和解释 ★本制度由山东金瀚房地产开发有限公司行政事务部主管副总批准后生效； ★本制度由山东金瀚房地产开发有限公司行政事务部负责解释。 四、控制要求 （一）文书档案管理 1、文书档案分为行政档案、人事档案、技术档案和会计档案四类。 a) 行政档案包括： ★重要会议材料，如报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议简报、会议记录等； ★政府部门发来与本公司有关的文件，包括通知、决定、纪要、决议、指示、条例、规定、计划等； ★公司对外正式发文或与有关单位来往的文件，包括请示、报告、总结、计划、公函等； ★公司的各种行政文件，包括决议、总结、计划、请示、工作协调单、会议记录、统计报表及简报等； ★公司其他文件，包括合同、协议书、干部任免、职工奖惩、劳动、工资、福利等。 ★其它，行政档案移交清册、保管清册、销毁清册、工作标准、管理标准。 注：本类文件正式发出盖章时要留两份存档，各职能部门及内部形成的文件每月25日至月末搜集整理完毕，一式两份交行政事务部归档。 b) 人事档案包括： ★员工合同书、入职登记表、应聘书、员工试用期考评表； ★员工求职自荐（推荐）材料、简历，学历证明、各类资格证明的复印件等； ★员工绩效考核材料，历次所写的小结材料、个人述职材料等； ★任免、调动、奖励、惩处登记表、离职通知书； ★公司员工花名册及其它有保存价值的文件资料等。 c) 技术档案包括： ★各类施工、规划资料； ★各类生产、科研、设计等资料。 注：各类技术文档收到和形成当日要在本部门的“档案登记簿”上登记，以备查阅，使用完毕后由本部门归档保存；有副本或备份必须交行政事务管理部门档案管理人员保存。 d) 会计档案 ★由财务部派专人搜集整理归档。 ★会计档案包括： ――会计凭证，如原始凭证、记账凭证和汇总凭证、工资单等； ――会计账簿，如日记账、明细账和辅助账薄、银行对账单等； ――会计报表，如主要财务指标及文字分析、月/季度会计报表及文字分析、年度会计报表/决算及方案分析、不定期的、重要的一次性报表及文字分析； ――其它，如会计档案移交清册、保管清册、销毁清册、业务制度、规定办法、工作标准和管理标准、有保存价值的文件材料等。 e) 审计档案 ★由审计部派专人搜集整理归档。 ★审计档案包括： ――审计通知书和审计方案；――审计报告及其附件；――审计记录、审计工作底稿和审计证据；――反映被审单位和个人业务活动的书面文件；――董事长对审计事项或审计报告的指示、批复和意见；――审计处理决定以及执行情况报告；――申诉、申请复审报告；――复审和后续审计的资料；――其他应保存的。 2、文书档案的归档、立卷管理 a）档案分类，依据档案来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别； b）归档前将资料按类分组放置在待办卷宗内； c）档案的立卷按永久、长期、短期分别组卷；卷内应把文件正文、底稿，附件请示和批复按一定顺序放在一起； d）每个档案案卷要及时整理，使之厚度适宜，一般应控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加称边，材料过宽应折叠整齐，字迹难以辨认的，应附抄件，并为每一案卷书写端正的标题； e）对所有公司档案应按一定次序排列和存放，并确定保管期限。 f）应编制档案目录（卡片），并在每年年底对档案进行一次检查，清理不必要保存的档案。 g) 文书档案的工作环境要求：工作环境干净、整洁、无污染。 （二）声像档案管理 1、声像档案：反映公司主要活动和其他单位形成的与本公司有关的录音、录像、照片。 2、收集、整理和归档 a）各部门形成和收到的声像资料应及时交行政事务部存档。行政事务部应对声像档案进行整理，其工作内容包括分类、组合、排列和编目。 b) 声像档案的分类、编号 照片档案按年代、事件分类，同属一类的照片按时间顺