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企业办公自动化OA系统的应用分析 　　摘要：办公自动化（OA，即OfficeAutomation），是指把办公的特定流程或环节和日常的事务联系在一起，从而使办公文件在不同办公室、不同地区的流转、审批以及发布等方面实现方便的共享以提高办公效率。本文主要对企业办公自动化系统的应用进行了分析。 　　关键词：办公自动化；OA系统；应用；建议 　　中图分类号：C29 文献标识码：A 文章编号： 　　引言 　　狭义的办公自动化即OA，是在企业中采用网络技术，以计算机为中心，结合现代化办公流程，通过快捷信息共享、高效协同办公，从而提高整个企业的办公效率。关于OA系统的基础构架，可以分为三个逻辑层面。最上层为表示层，主要是向OA的使用者展示界面，通过办公流程和接口完成指令，表示层包含能够显示数据的系统，比如，HTML表单、JPS、javaApplet等。中间层为应用层，是OA的使用者通过表示层获取数据需要调用的代码，包括安全系统、应用系统、技术平台等多个部分，可以根据其逻辑的独立性采取灵活的应用设计方案。在技术上主要利用Java语言、Servlet和Beans等，以组件包的形式将抽象功能、逻辑等分别打包，并统一规范为核心API，为表示层的访问提供确切的接口。底层为数据层，主要用于实现统一的数据管理和数据交换。 　　一、办公自动化在企业管理中应用的重要性 　　21世纪是知识经济，对于报刊传媒业来说，如何在信息革命给企业带来的全球范围激烈的竞争中，迅速把握和充分利用信息是一个巨大的挑战。报刊传媒企业能否利用先进技术和手段来获取信息，识别和抓住机会是企业在激烈的竞争中是否取得竞争优势和实现企业发展的关键。办公自动化在企业管理中的应用，能帮助企业充分利用信息，为企业谋求最大经济效益。现阶段很多企业虽然通过计算机建立起企业内部网络，但仍然有相当多的企业仅仅是用来打字，而未充分发挥内部网络的作用。因而，处于信息化的大背景下，在企业管理体系中开发和应用基于IT技术，操作简易的，符合企业日常办公习惯的办公自动化系统对企业来说有着非常重要的意义。 　　二、企业办公自动化系统应用 　　对于广大企业而言，引入办公自动化系统有助于改变传统的纸介质办公模式，提高企业整体的工作效率。企业中办公自动化系统的应用主要在于以下几个方面。 　　1、信息共享 　　企业可以通过建立信息中心来提高信息传递与沟通的质量，减少因企业内部信息沟通问题对企业发展造成的不利影响。信息中心可以包括内部论坛、下载中心、公告管理三大部分功能。内部论坛可以为企业内部员工提供讨论交流的平台和新的沟通路径。内部论坛的栏目设置可以灵活多样，以提高内部沟通效率为目的。下载中心包含日常办公中所需要的模板、软件、报表、格式等，有助于快速准确获得标准化的办公信息。公告管理主要用于企业内部的通知和查询。 　　2、文档管理 　　办公自动化中的文档管理并不是简单的针对工作结果的管理，而是包括工作计划、工作过程和工作报告三大部分。尤其要强调对工作过程的规范管理，从而增强企业内部的团队协作能力、强化对工作过程的控制和监督。其中，工作计划要求办公自动化系统支持对计划进行进一步再分解的操作，以便于整个团队中任务与责任由总到分的安排与管理。工作过程要求办公自动化系统支持对工作进度的跟踪，以及对工作问题的反馈和查询，从而实现企业内部精准的监控管理。工作报告要求办公自动化系统支持实时提交和反馈，并同时存档，作为对将来工作考评的依据。 　　3、人力资源管理 　　办公自动化系统支持的人力资源管理主要包含人事管理、考勤管理和培训管理三部分功能。通过借助办公自动化系统，实现企业内部人力资源的优化配置。人事管理要求办公自动化系统支持对企业员工的档案、岗位变动信息、入职离职信息的查询统计功能，以及对于特定事项的提示功能。考勤管理要求办公自动化系统支持对各类考勤信息的查询，同时有灵活的接口可以实现与其他考勤系统，比如打卡式考勤机的对接。关于培训管理的办公自动化系统又可以进一步分为培训计划、培训过程和培训结果。培训计划方面需要办公自动化系统支持内部员工的计划提交和计划申请。培训过程重在对培训的日程安排以及监督。培训结果则要求办公自动化系统支持对培训结果的反馈，以及对新的培训计划的修正。 　　4、财务管理 　　企业利用办公自动化系统进行财务管理，主要包括对资产的管理和对费用的管理两个方面。对资产的管理，从办公自动化的角度，重在对各类资产建立档案，根据不同资产的使用特点，分不同的模块建立资产使用情况登记，并支持统计功能、查询功能和预警功能，使各类资产的使用情况公开化、透明化，从而有效杜绝浪费和资产流失的情况。对于费用的管理，旨在使企业的各种用款规范化、高效化。因此，需要办公自动化系统支持在线提交申请、审批、用款登记的管