加强的项目文档管控,提升产品质量管理.docVIP

加强的项目文档管控,提升产品质量管理 　　[摘要]项目档案管理的质量与项目的实施和其产品的质量密切相关，加强项目档案管理是提升产品质量，规范项目实施的重要途径。现代企业的发展也从信息化的角度对企业项目档案的管理提出了新的要求，进而推动企业全面质量管理。 　　[关键词]档案管理 质量管理 项目管理 　　全面质量管理是以产品质量为核心，建立起一套科学、严密、高效的质量体系，以提供满足用户需要的产品或服务的全部活动。产品质量是企业发展的生命线，没有质量就没有企业的发展。提升产品质量，就是提升企业的生命值。作为产品研制、生产、调试、售后全过程原始记录的文档资料，也是产品质量状况的真实记录。提升档案管理水平，是提优化质量管理，提升产品质量的有效手段。 　　一、加强档案管控是提升质量管理的基础 　　（一）档案管理与质量管理的关系 　　（1）档案是产品质量在文件资料上的反映。从质量管理的角度来讲，档案是产品研制、生产、调试及售后过程中产生的各种形式的原始记录，是产品质量在文件材料上最真实的反映。从某种意义上来说，产品的文档资料就是产品的质量记录。 　　（2）产品档案的管理状况也是产品质量的重要组成部分。产品文档的归档状况也是产品质量的重要组成部分。产品的验收、定型都需要对产品研制生产过程中全部文档资料进行专门的检查，并形成“资料审查意见，做为主意见的重要组成。档案管理的水平直接关系到归档文件的质量，决定产品归档文件的完整性、系统性。 　　（二）加强档案管理对于提升质量管理的必要性 　　（D加强档案管理是提升产品质量的有效手段。产品档案是产品研制生产过程中形成的完整记录，从某种程度上来说也是产品的质量记录。通过管控产品归档文件的质量，从齐套性的角度来对产品的质量进行有效的控制。 　　（2）加强档案管理是保障质量内审、外审顺利开展的重要基础。质量的内审外审，主要是通过对产品归档资料的检查，来验证产品质量的控制过程是否合规的。有效的档案管理不但能够从归档齐套性的角度对产品研制生产的各环节进行有效的控制，同时，齐套、系统的归档文件材料也能为质量的内审、外审提供准确、完整的审查材料，更加真实地反映产品质量控制的状况。 　　二、档案管理中存的问题对于质量管理的影响 　　（一）缺少专职档案人员，档案工作管理混乱，影响产品的整体质量 　　有的单位没有专门履行档案管理职责的部门或没有专门的档案人员，以至在档案管理和归档过程中职责不清，相互推委。在产品的研制开发中，也没有增设项目档案员，对项目开展过程中产生的文档不能及时收集、整理归档，影响项目档案的齐套性。 　　（二）制度缺位，归档文件缺少系统性和规范性 　　系体中缺少档案管理的制度，对产品在研制生产过程中应该归哪些材料没有明确的要求，同时对档案管理本身如分类等缺少明确要求，导至归档文件质量不高，或不符合国家规定。 　　同时，制度也缺少可执行性，操作性不强。一方面，制度的宣贯力度不够，以至实际工作过程中，很多人不知道有档案制度和归档要求的存在；另一方面，制度的执行力不强。很多人知道相关的档案制度或归档要求，但如何实际去操作它，现有的制度在这方面还是相当泛力。 　　（三）档案管理手段落后，难以适应现代质量管理的需求。 　　信息化技术已经应用到企业生产经营的各环节，并与产品的研制生产紧密的结合在一起，同时产生大量的电子文档。如果档案管理还停留在传统的纸质管理阶段，没有利用现代信息技术对档案信息进行有效处理，就难以满足现代企业发展和产品质量提升的要求 　　三、全面推进档案管理工作，提升产品质量管理水平 　　（一）全程管控，提升归档文件的齐套性 　　（1）产品立项时，根据合同、协议要求及单位程序文件规定，制定归档范围和签署规定。项目档案的齐套性体现在两个方面，一是合同协议要求归档的文件材料已经归档。二是产品从立项到结题全程产生的文件材料已经归档。在立项时，由项目组根据合同和协议的要求以及项目本身的实际需求，确立归档范围，一方面可以有效地按节点考核项目的推进，另一方面也对项目文件归档的齐套性做出具体明确的要求，从而确保归档文件的完整性。 　　（2）从文档的角度对设计团队提出归档质量方面的要求。“记录”是产品质量在文字上反映。通过控制归档文件的质量，可以从“记录”的角度对产品质量实施有效地控制。?w档文件的质量包涵很多方面，与质量相关有以下几点：一是文件或记录的格式、模版要统一。统一的模版可以从结构上规范文件的内容不缺项；二是文件或记录的签署要完整，符合相关的签署规定，确保文件或记录的有效性。三是归档文件应是原件，确保文件的真实性。 　　（3）采用“先归档，后使用”的办法，确保文件的齐套性。科研项目从立项申请到项目会经历许多环节和节点，如果不重视科研项目开展过程中文件资料的