地铁企业档案管理的模式浅议.docVIP

地铁企业档案管理的模式浅议 　　摘 要：随着地铁档案工作的管控难度增加，如何加强地铁管理企业的档案管理工作，是档案工作者面临的新课题。笔者认为公司档案管理工作要以服务地铁企业改革和发展为中心，按照集团化档案管理目标，坚持集中统一领导管理原则，以推进档案规范管理为手段，建立健全责任、组织、制度、督导体系，提升整个企业的档案工作整体水平。 　　关键词：档案管理；地铁工程项目建设；集中统一管理；集团化模式 　　1 引言 　　地铁公司作为地铁工程建设单位和管养单位，即是项目档案的主要保管和利用单位，也是接受各级审查验收的单位。而地铁工程是个庞大的巨系统工程，涉及30多个专业，参建单位上百家，投入大、工期长、涉及面广、专业性强，给档案工作带来一定的难度。这就要求公司把对工程档案质量要求贯穿到档案形成的全过程中，依靠科学的管理程序和方法，实施文档一体化管理和档案整理归档全过程掌控。 　　2 地铁企业档案管理的特点 　　2.1 抓源头管理，实现文件前端控制，确保工程档案齐全完整、真实准确 　　在工程管理方面，公司在工程承建之初，即强调抓好源头管理，各参建单位来往基础资料和工程技术文件，由相关档案部门集中管理，使档案工作渗透到工程前期活动之中；要求开工项目第一时间上报专门负责内业资料管理的指定人员名单，做到事前进行统领。 　　2.2 抓合同管理，坚持档案验收不合格不得进行项目竣工验收，确保工程档案归档质量 　　实行重点工程建设档案管理合同制，档案管理纳入工程合同管理，在合同签订时，将公司的工程档案管理制度列入合同附件，明确归档质量要求，档案验收不合格，暂缓进行工程结算，将工程档案工作与经济利益直接挂钩，同时也确保工程档案完整、准确、系统。 　　2.3 抓培训管理，落实归档要求，不断提高公司内部及参建单位工程档案管理水平 　　地铁工程建设与地铁运营期间，涉及到的拆迁、勘察、设计、咨询、施工、监理、维保、运营及供货单位上百家，其档案资料管理水平参差不齐。地铁公司作必须统一验收标准和归档要求，从文件的编制深度到文整要求，从施工用表的规范到文件的编排，都必须符合公司统一规定。因此加强对公司内部、下属单位及各参建单位相关人员的培训至关重要，定期组织档案培训，积极指导和规范内部及参建单位工程档案工作。 　　2.4 抓归档管理，杜绝不合格工程档案入库 　　负责项目的相关档案部门参加竣工验收会，通过省市档案局、城建档案馆、业主代表、监理等进行归档质量的层层把关，严格遵守竣工文件编制、审核、验收程序，对不合格的提出整改意见，并要求限期完成后，提交复查，对复查仍不过关的，拒绝在“合同结算单”中进行归档确认，杜绝不合格工程档案入库。 　　3 地铁企业档案管理模式：以公司为核心建立集中统一管理模式 　　3.1 统一领导 　　严格贯彻执行国家、省、公司的档案法规、规范和管理办法，制订统一的档案管理制度。公司设置专门的档案部门，作为全公司档案工作归口管理部门，负责对所属子分公司档案工作进行宏观管理， 履行服务、指导、协调、检查、监督等职能。 　　3.2 分级集中 　　公司各部门应确定至少1名专（兼）职档案（资料）员或设立，按照公司统一的档案管理相关要求，切实担负起本部门的档案管理责任。公司下属单位应设立档案管理机构，配备专业档案人员，集中管理本单形位成的各类档案资料，制定相应的档案管理制度，对所监管的参建单位相应的档案资料工作进行日常检查。各部门及下属单位均须接受公司档案部门的业务指导、监督、检查和培训。 　　3.3 各负其责 　　各部门及下属单位负责本部门档案的集中统一管理。根据各公司和项目的实际情况，对自己部门形成的文件进行收集、整理、过程利用、预立卷和移交归档工作；公司制定《档案归档范围及保管期限表》，对归档范围内的文件材料，须按公司档案管理规定，定期或不定期向公司档案管理部门移交、集中管理，归档范围内的所有档案须纳入公司的统一管理。部分有特殊要求的档案，在满足完整、安全和有序等基本要求后，经公司审批同意后，部门及下属单位方可自行管理。 　　4 地铁企业档案管理体系：以全方位控制为重点建立四个管理体系 　　4.1 建立明确的责任体系 　　按照“谁产生、谁负责”的原则，制订档案岗位职责范围， 明确各部门及下属单位是档案工作管理的责任主体， 负责对所产生的档案进行统一管理、规范整理、过程利用，安全保管、集中归档。根据实际情况，将档案工作纳入公司管理制度、年度经济考核责任制或者档案工作专项责任制中。制订详细的、操作性强的考核细则。 　　4.2 建立严密的组织体系 　　各下属单位成立档案工作领导小组，配备满足需要的专兼职档案人员，并及时根据人员变动情况进行调整。明确专兼职档案管理人员的职责，细化管理程序，并加大考核奖惩力