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基层事业单位会计档案管理问题的探讨 　　[摘 要] 真实、完整、可用和安全的会计档案对单位内部开展研究、作出决策及上级部门开展财务监督检查具有重要意义。但在实际工作中，部分基层事业单位暴露出对会计档案管理重视不够，会计档案管理人员技能欠缺，会计档案存放环境恶劣，过期档案销毁不及时等问题。为完善会计档案管理工作，建议基层事业单位要提高思想认识，加强培训和业务指导，配置适宜的档案室并对会计档案及时清理，同时，随着会计信息化的广泛应用，应做好电子会计档案管理。 　　[关键词] 会计档案；《会计档案管理办法》；档案管理；财经纪律；财务监督 　　[中图分类号] G275.9 [文献标识码] A [文章编号] 1002-8129（2016）10-0160-04 　　会计档案是事业单位档案管理的重要组成部分，是记录和反映单位经济活动的重要资料。规范准确的会计档案，是一个单位各个时期财务工作研究乃至决策的重要依据，是上级相关部门对其财务检查和年度审计的重要保障。为规范会计档案管理工作，提高会计档案现代化管理水平，2015年12月11日，财政部、国家档案局对原《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）进行了修订，以财政部、国家档案局令第79号文形式发布了新的《会计档案管理办法》（以下简称《办法》）[1]，于2016年1月1日起施行。但在近半年的施行过程中暴露出了不少问题。本文不揣浅陋，就相关问题发表一孔之见，以引起同行注意。 　　一、加强基层事业单位会计档案管理工作的必要性 　　会计档案是一个单位在进行会计核算等过程中接收或形成的记录和反映单位经济业务事项的具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料[1]。这些资料，一方面必须真实、完整、可用和安全，同时也可以作为这一单位后续工作中开展研究、作出决策或绩效考评的重要依据。对于上级管理部门而言，则是监督下属单位是否依法合规地执行国家财经纪律的重要保障。因为混乱的会计档案管理会给某些人弄虚作假、投机钻营提供可乘之机，是导致某一单位负责人私设“小金库”，酿成贪污、挪用以致造成国有资产流失等经济腐败问题的重要根源。 　　另一方面，会计档案是事业单位档案管理的重要组成部分，必然涵盖单位财务工作的方方面面。尤其是对于某些财会管理意识不强、基础资料备案存档工作不细致的基层事业单位，会计档案是进行历史资料及其数据查询的根本依据。所以只有建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等工作，才能维护单位信息资料完整，使财务事项查询有据可依。 　　二、当前基层事业单位会计档案管理存在的主要问题 　　会计档案管理相关规定早已于1984年就颁布了《办法》，1998年作了第一次修订，2015年再次修订。可以说会计档案管理工作已经有法可依了。但据笔者了解，在部分基层事业单位中这项工作的开展仍存在一些严重不足，具体表现如下： 　　1.对会计档案管理工作重视不够。据笔者所知，很大一部分基层事业单位几十年来从未整理过会计档案。即便有过整理，在他们的意识中，会计档案管理也只是简单地将会计凭证和会计报表等基础资料保留，根本上不能按照《办法》的相关要求进行立卷归档。究其原因，一是不少领导认为建档只是财务人员的份内事，只要财务人员做好会计基础工作，具体说会计资料不丢失、不外泄就可以了。二是因为领导的错误认识，作为财务人员只是片面认为只要日常财务工作到位并注意了资料的收集、整理、保存即可，至于会计档案完整性和原始性如何，则另当别论，因而直至目前，基层会计建档工作只能停留在理论上。 　　2.会计档案管理人员技能欠缺。鉴于目前仍有很多基层事业单位会计档案保管由财务人员负责，因为绝大多数会计人员日常工作繁忙，加上无专门人员负责，所以会计档案只是作为材料无序堆积，难以按照《办法》要求定期将应当归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册。当然这是客观所在，究其原因主要还是主要部门负责人包括相关领导对会计档案管理相关法规学习不够深入，而深层原因是因为缺少专门档案人员，对会计档案的收集范围不了解，再加上缺乏档案管理的基本常识，因而会计档案管理成为只是会计资料的简单保管而已。 　　3.会计档案存放环境恶劣。长期以来，多数基层事业单位缺少专门的档案管理人员和规范档案存放地点，致使会计档案保管室落满灰尘，常年无人问津，有的甚至成了老鼠和蟑螂的“乐园”。偶尔查阅档案，需要口罩手套等全副武装后才能触碰那尘封已久的记忆。所以档案管理办法所规定之防盗、防火、防渍、防有害生物的条例[2]只能成为一纸空文。究其原因，主要是单位领导对档案管理工作投入不够，作为基层事业单位，一缺经费（无专项预算），二缺场所（缺专门档案室），因而无法按照档案管理的要求办理。随手随处存（丢）放“陈年旧账”就成为了专业人员的另类习惯。 　　4.过期会计