水利工程重点建设项目档案管理工作初探.docVIP

水利工程重点建设项目档案管理工作初探 2009年增刊海河水利?19? 水利工程重点建设项目档案管理工作初探 周卿 (天津市水务局引滦工程管理处,天津301900) 摘要:水利工程重点建设项目的档案管理是工程项目建设与管理的重要组成部分,贯穿于工程项目建设与管理的 始终.结合天津市引滦入津水源保护工程档案管理工作实际,详细介绍并总结了天津市引滦水源保护工程建设过程 中的档案管理经验,以期对大型水利工程档案管理工作有所裨益. 关键词:水利工程;重点;建设;档案;管理 中图分类号:TV512文献标识码:B文章编号:1004—7328(2009)增刊一0019—02 1前言 水利工程重点建设项目是投资额度巨大,关系 国计民生的建设项目.在工程立项,审批,招投标, 勘查,设计,施工,监理,验收等工程建设管理过程 中形成了大量的档案资料,这些档案资料涵盖了文 字,图表,声像等各种载体,数量巨大,种类繁多,十 分复杂,其管理水平的高低直接影响档案价值的实 现.做好水利工程项目的档案管理,对促进工程建 设,监督工程质量,保障工程运行及维护管理都具 有十分重要的意义. 天津市引用水源保护工程项目总投资23.994 亿元,其中利用亚洲开发银行贷款8.59亿元,国家 开发银行贷款7.28亿元,项目资本金8.214亿元. 该工程包括于桥水库水源保护工程,新建州河暗渠 工程和引滦专用明渠治理工程,是天津水利十五 期间大型重点建设项目.下面以天津市引滦入津水 源保护工程档案管理为例,介绍水利工程重点建设 项目档案管理的几点成功经验和体会. 2项目建设过程中档案管理工作的成功经验 2.1将工程建设管理档案的系统性,连续性和完整 性作为档案管理的出发点 在组建天津市引用水源保护工程建设管理公 司时,项目部专门设立了工程档案管理组,并明确 了一名专职,两名兼职档案管理员,具体负责工程 项目资料的整理归档工作.对立项,设计,施工中形 成的报告,批复,图纸,合同,标书,帐册,备忘录,协 调文件及领导视察活动等资料悉数归档.一线工程 收稿日期:2009—05—25 作者简介:周卿(1960一).女.馆员,主要从事水利档案管理工作 技术人员,坚持做好施工记录,工程阶段验收以后, 即将记录移交档案室归档.对一时难以判定的材 料,先整理归档,3个月后经项目部分管领导审查后 再决定取舍. 2.2建立健全档案管理的制度体系,确保工程建设 档案管理规范化,标准化 为规范档案资料的管理,项目部根据国家《档 案法》,《保密法》及水利部《科学技术档案管理暂行 规定》等有关法规,制订了《档案员岗位责任制》, 《档案管理制度》,《档案借阅制度》,《档案鉴定销毁 制度》,《档案保密制度》等规章制度,对档案资料的 收集,立档,管理,利用及安全保密等方面作了严格 规定.为提高工程档案管理水平,建设处采取走出 去,请进来的办法,派人赴有关单位学习档案管理 经验,到市档案局参加档案业务培训,并请档案业 务专家指导,帮助建档立册.为改善档案保管条件, 做好档案室建设,配备了铁制橱,灭火器,吸尘器, 空调,裱糊等一系列设备,保证档案管理达到防盗, 防鼠,防虫等八防要求.同时,还配备了计算机,录 像机,照相机等现代化管理设备,基本上实现了档 案管理与利用现代化,使各类档案资料条目清楚, 存放有序,管理规范,从未发生过档案资料的丢失, 损坏,泄密等现象. 2_3加强档案的有效利用,发挥档案存史资政的积 极作用 随着工程建设的进展,新的档案材料在不断增 加.同时,查询,借阅,复制档案资料的工作明显增 多.围绕工程建设的实际,档案管理人员广泛收集 资料,尽力提供资料,注意用活档案,让档案从工程 ? 20?周卿:水利工程重点建设项目档案管理工作初探2009年8月 建设中来,再服务于工程建设.在工作中,注意腿 勤,口勤,手勤,讲究热心,细心,耐心.不论是领导 还是一般技术人员查阅档案资料,均做到热情服 务,不仅提供直接材料,还根据需要提供相关材料; 不仅提供文字材料,还尽量提供图片,录像等直观 材料;不仅提供现有工程材料,还相应提供外地优 质工程材料.在严格履行审批手续,切实做好安全 保密工作的同时,注意发挥档案的服务功能,在服 务中收集档案,在服务中完善档案,努力提高档案 的管理水平. 2.4对工程建设过程中档案管理信息化建设进行 了有益尝试和探索 随着办公自动化的普及推广,产生了大量电子 档案,胶质缩微品档案,不可避免的形成了不同载 体档案文件同时保存的问题,即纸质档案和电子档 案双轨制管理问题.虽然电子文件大量产生和应 用,但是其法律地位和凭证作用尚未取代纸质文件 的地位.在较长的时期内,纸质文件和电子文件还 会继续共存.按照国家档案管理局规定,电子文件 和纸质文件必须同版本同归档.在工程建设过程 中,特