公司会议管办法(试行).docVIP

公司会议管理办法（试行） 总则 为进一步加强我公司会务工作管理，规范会议组织服务程序，严肃会议纪律，提高会议质量，增强会议效果，降低会议成本，不断提高会务管理服务水平，结合公司实际，特制订本管理办法。 会议召开应遵循如下原则： 高效原则。会议召开应确有必要，注重实效，主题鲜明，准备充分，严禁召开没有明确目的、缺乏实际内容的研讨会、座谈会、经验交流会等。 精简原则。大力精简会议，尽量缩短会期和控制会议规模，减少与会人员。尽量控制大型会议召开；能合并召开的会议统筹合并召开；对可开可不开的会议坚决不开；对能会下协调解决或用其他方式解决问题的尽量不开会议。 节约原则。会议要厉行勤俭节约，严禁铺张浪费。 本办法适用于公司各类会议组织管理。 会议的组织管理及分类 办公室为各类会议工作的归口管理部门，负责指导和统筹协调公司各类会议工作，制定和修订会议管理有关规章制度并监督执行。 会议提拟人或主办部门负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出处罚。 各项会议依据公司召开会议的性质由主办部门和协办部门共同完成。主办部门会议工作的主要负责部门，统筹完成会议各项工作；协办部门需在主办部门的指导下协助完成会议有关工作。 公司召开的会议主要分为以下几类： 省公司、集团公司到公司内视察、调研、检查、指导、接洽等召开的会议，由办公室负责召开； 省公司本部各部门、外省公司、兄弟地（市）公司在我公司召开的与公司经营业务有关的会议，由相关部门主要负责，办公室给予配合； 省公司、集团公司在我公司举办或由我公司承办的大型会议及交流研讨会，由相关部门主要负责，办公室给予配合； 公司组织召开的各类工作会、表彰会，由办公室负责召开； 专业研讨会、部门日常工作等内部各类会议，由各相关部门主要负责； 其它需要公司承办的各类会议，办公室具体负责，相关部门给予配合。 会议提拟与审批 为充分有效利用公司会议资源 ，公司各类会议的召开必须由主办部门提前提拟，履行审批程序，经批准后方可组织实施。（会议的提拟和审批详见《会议室、酒店管理办法》） 会议的计划与统筹 会议计划一经公司审批同意，如无特殊情况应如期召开。 凡已列入计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的临时行政会议时，会议召集部门应提前一天报请办公室调整会议计划。未经办公室同意，任何人不得随意打乱正常会议计划。 会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：公司例会、公司临时行政会议、部门会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。 会议准备及总结工作 会议通知遵照以下规定： 已列入月度会议计划表的会议，月中无需调整的，不再另行通知，由部门按月度会议计划表直接通知与会人； 属下列情况之一者，按“谁提拟，谁通知”的原则进行会议通知： 1.未列入月度会议计划而临时提拟的会议；　 2.虽然已列入月度会议计划，但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明；　　3.其它提拟人认为应另行通知的情况。 会议通知期一般应提前一天以上，通知对象为与会人、会务服务提供部门； 会议通知形式一般为电话通知。但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议，应以会议通知单进行书面通知；涉及多个部门和参加人数众多的大型会议，主办部门还应编制详细的会议计划通知相关部门。 会议的其它准备工作遵照以下规定： （一） 会议提拟部门应提前做好会议资料（如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等）准备的组织工作；　　（二） 会务服务提供部门应提前做好会务准备工作，如落实会场，布置会场，备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等。 会议组织 会议组织遵照“谁提拟，谁组织”的原则。 主持人须遵守以下规定： 主持人应不迟于会前10分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备； 主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明； 会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率；　　 属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见； 主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人（部门）、达成标准和时间等会后跟进安排向与会人明确。 与会人须遵守以下规定： 应准时到会，并在《会议签到表》上签到； 会议发言应言简意赅，紧扣议题； 遵循会议主持人对议程控制的要求； 属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言； 遵守会议纪律； 做好本人的会