项目二文书处理.ppt

教学规划 教学目的 1、掌握文书行文制度 2、能够按规范进行收、发文办理; 3、能够按规范进行文书传阅。 教学重点 1、发文处理 2、收文处理 3、文书传阅 教学难点 1、发文处理流程 2、收文处理流程 教学方法 讲授、讨论、实训 教学手段 多媒体 教学时数 10课时 发文处理是公文形成的重要阶段,是指各种社会组织为制发公文所进行的公文创制、处置与管理活动。具体环节包括：草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等环节。 情景任务 （秘书办公室内） 王俐（对刚招聘进来的秘书）：小胡，最近正值公司业务旺季，公司人手紧缺，可又不能招人太多，所以经常要加班，按照李总的意思，加班费如何计算，他让我们先拿出个初步意见来，他同意后下个通知，所以你先起草一下这个通知，注意一定按国家相关法律法规来写。 胡：好的，我马上就写。 第二天： 王俐：小胡，昨天让你写的通知草稿写怎么样了？ 小胡：哦，早完成了，昨晚我就放到李总办公台上了。 王俐：放李总那去了？这么快？ 小胡：有什么不对吗？不是说李总看过同意了就发吗？ 王俐：那你的底稿还有吧？拿来我先看一下。 小胡：你也要看？对不起，我不知道，喏，这是，你看吧。 风光公司关于加班费计算方法的通知 各位同仁： 鉴于目前公司业务红火，大家加班劳累，比较辛苦，但这是没办法的事，不可能再招较多员工，只好大家咬紧牙关，共渡难关。当然，不会让大家白忙活，公司一定会根据国家相关法律法规发放加班费的。下面将有关事项通知如下： 一、发放对象：公司所有员工。 二、发放的时段：八小时以外。 三、发放的标准：个人每小时平均工资的三倍。 四、注意事项：加班员工要有部门领导签字和最少一位同事口头或书面证明。 　　　　　　　　　　　　　　　 办公室 　　　　　　　　　　　　　　　　二ＯＯ五年六月二日 情景思考 小胡的发文程序有问题吗？按照你的理解，说说她应当如何做。 小胡按照王俐的意思草拟文稿： 1）交拟环节：领会领导意图 2）准备环节：收集组织材料 3）构思：提纲 4）撰文：初稿形成 （进行必要的会商） 经审核发现属于总体方面的问题，应提出原则性修改意见，退撰稿人或撰稿部门进行修改。 审核文稿宜在纸质发文稿纸上进行。 情景任务草拟环节规范动作： 审核：小胡将完成的初稿交由王俐审核 就情景案例而言王俐审核的要点有： 1、有无行文的必要：刘俐应首先权衡有无下发该通知的必要，以及就公司实际情况对公司支付加班费的能力及基本数据进行评估。 2、文种：文种适当，但标题不能达意。改为：《关于发放加班费的通知》。 3、文稿内容：不合法。 4、措施、办法是否切实可行：1）用语不当，影响可行性（公司所有员工、八小时以外）；2）缺少必要的附件支撑，导致模糊混淆不易落实；3）需设计制作工作用表，并以附件形式加入：加班费申请表；加班证明。 5、公文用语：过于口语化，需修改。1-3-2 6、由于是公司内部发文，且为制度性文件，不涉及其他单位，故无须会签。 情景任务草拟环节规范动作： 签发：王俐将审核通过的文件发文稿纸交由分管领导签发。 总经理在签发意见栏明示： 同意发文——签上自己的姓名——填写日期 1-3-2 情景任务草拟环节规范动作： 复核：王俐对文件定稿进行再次审核。经审核，签发手续已完备；附件材料已齐全，公文格式规范，可送交缮印。 情景任务草拟环节规范动作： 就情景案例而言缮印与校对的要点有： 1、将签发稿送到公司文印室进行缮印； 2、缮印过程中将印制出来的文本清样与定稿再次进行字、句、标点的校对，尤其注意数字、地名、人名等关键词，以及公文数据。注意排版格式，字体、字号、格式统一。 3、校对无误后，填写缮印登记表。 6、用印 情景任务草拟环节规范动作： 就情景案例而言用印的要点： 1、注意用印的文件必须是已签发的文件； 2、用印要做到上不压正文，下骑年盖月，印章端正，印色朱红，浓淡适宜，印迹清晰。见1-3-2 情景任务草拟环节规范动作： 见1-3-4 7、发文传递与公布 情景任务草拟环节规范动作： 就情景案例而言分发的要点有： 1、封装文件。注意：有无附件、密级、数量、文件完整度、有无盖章等 2、书写文件封面。注意：清楚正确；不滥用简称和不规范的字体；如有紧急、密级等特殊要求必须在封面