企业公司接待流程及标准详解.doc

公司对外接待流程管理规定 （一）、目的 为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和交流，规范对外接待的管理秩序，提高接待管理水平，展示公司礼仪形象，特制定本管理规定。 （二）、范围及流程图 本标准适用于公司各种接待工作和相关部门。 1、了解来宾情况；2、确定接待级别； 1、了解来宾情况； 2、确定接待级别； 3、确定陪同人员； 4、确定用车、宴请、住宿标准； 5、根据接待需要准备鲜花、条幅，预定会议室； 6、联系相关部门做好摄影、录相等宣传工作。 各部门接受通知，了解来访意图、来访要求等基本情况，报备行政人事部 报总经理审批 报总经理审批 行政人事部安排，做好接待准备工作台 行政人事部安排，做好接待准备工作台 宴请会议欢送住宿 宴请 会议 欢送 住宿 一、确定参加欢送人员名单、车辆，需要馈赠礼品，按照接待等级提前准备一、确定人员宴请接待等级，报备总经理审批，相关人员承办。一、根据接待级别确定住宿标准；二、做好提前预约工作。 一、确定参加欢送人员名单、车辆，需要馈赠礼品，按照接待等级提前准备 一、确定人员宴请接待等级，报备总经理审批，相关人员承办。 一、根据接待级别确定住宿标准； 二、做好提前预约工作。 一、确定会议议程、准备文字材料； 二、摆放文件、席位卡等设置； 三、准备茶杯、茶水、水果。 （三）、管理 行政人事部为公司接待工作的归口管理部门，负责接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障。 公司各部门在接到重要来访预约后，须报行政人事部，并协助拟定接待计划，相关部门配合接待工作。 接到工作需报总经理审批并至少提前3天告知行政人事部。 （四）、计划和准备 1、行政人事部在接到公司领导通知或相关部门来访预约时，了解来宾基本情况：来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等；确定接待级别；确定陪同人员；确定用车、宴请、住宿标准等，在这基础上拟定接待计划，排出日程安排表，酌情安排接待标准。 2、行政人事部根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。 3、行政人事部根据需要准备横幅、制作欢迎牌、指示牌，准备电脑、音响设备、投影等设备，并保证良好运转。根据需要，准备会场花卉、水果、香烟、饮料以及领导席签。市场部根据需要安排礼仪人员，邀请新闻媒体和草拟新闻通稿，安排摄影摄像等事务。 4、如需宴请，行政人事部提前按接待标准预定好宴请来宾的酒店，酌情安排酒水、香烟、用餐标准；酒水和香烟需各部门负责人到行政人事部办理手续领取。 5、如需留宿，行政人事部提前按接待标准预约好来宾下榻酒店。 6、如需接送，行政人事部根据情况安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好。 7、如需订票，行政人事部协助提前购买车票及机票。 （五）、接待标准 接待登记 一级标准 二级标准 三级标准 接待对象 厂家主要领导、区域主要领导、其他重要来访人员 厂家、区域领导，其他重要来访人员 厂家或区域一般性来访人员、其他一般性来访 陪同人员（如有需求） 总经理、总经理助理、相关部门总监 总经理助理、相关部门人员 部门经理及相关人员 住宿标准（如有需求） 700元 人/天 400元 人/天 200元 人/天 用车标准（如有需求） 奥迪车辆 丰田小霸王 福特或丰田小霸王 宴请标准（如有需求） 3000元 2000元 800元 一级接待标准： 陪同人员：总经理、总经理助理、相关部门总监 1、迎接：注意把握迎候时间，提前等候于迎接地点，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序。 2、参观：总经理、副总经理陪同，由相关人员介绍基本情况以及到达项目地后详细介绍相关信息。 3、座谈：由所需座谈部门配合，行政人事部人员确保公司环境、楼道、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。根据需要制作领导席签、横幅、欢迎牌、指示牌，调试好投影设备、摄影摄像设备。 二级接待标准： 陪同人员：总经理助理、相关部门人员 1、迎接：由相关部门人员进行迎接，引导来宾。 2、参观：总经理助理、相关部门人员陪同，介绍展示基本情况以及相关信息。 3、座谈：由所需会谈部门配合，行政人事部人员确保公司环境、楼道、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。 三级接待标准： 陪同人员：部门经理及相关人员 1、参观：部门经理及相关人员陪同，介绍基本情况以及相关信息。 2、座谈：由所需会谈部门配合，行政人事部人员确保公司环境、楼道、室内、洗手间清洁，将相关资料、纸笔、茶水杯摆放于接待室。 (六)、接待路线 公司来客到店 --- 相关领导办公室 --- 会议室 （七）、注意事项 接待中涉及机要事务、秘密文件、重要会议先关内容，要特别注意保