办公室6S管理27867.ppt

6S常用工具 ·红牌作战 ·摄影作战 ·检查表 红牌作战 目的：运用醒目的红色标志标明问题之所在，使大家都能一目了然地知道企业的缺点在那里。 实施的对象： 工作场所中不要的东西； 需要改善的事、地、物； 有油污、不清洁的设备。 卫生死角。 实施要点： 以冷眼观看事物。 有犹豫的时候，请贴上红牌。 挂牌的对象可以是：设备、搬运车、踏板、工夹具、刀具、桌、椅、资料、模具、备品、材料、产品、空间等。 摄影作战 所谓摄影作战（或称为定点摄影法）指在同一地点、同一方向，将企业的死角、不安全之处、不符合6S原则之处使用同一部相机（或摄像机）拍摄下来，并在大家都看得到的地方公布展示，激起大家改善的意愿，并将改善的结果再次拍摄并公开展示，使大家了解改善的成果。 展示的内容和格式如表：  检查表 检查表的使用有两种： 一种是点检用，只记入好、不好的符号； 另一种是记录用，记录本评鉴的数据。 检查表使用的时机是在推行6S运动告一段落后才能实施。如此才能了解推行6S运动的成果，也会对6S运动产生信心； 定期更新检查表的项目： 检查表上的项目要随着6S运动执行过程、工作单位现况等而改变，不可以同一套用到底，否则看不到需要改善的项目变动的历程。 办公室6S运动 推行办公室6S运动的目的 把6S管理引用到办公室管理，能有效地加速办公室工作环境和工作状况的调整及改良，最终目的：提高了工作效率；同时置身于优美的办公环境，也有一种美的感受。 推行办公室6S的建议 办公室个人责任区是指个人的桌面、抽屉、电脑、文件柜以及个人办公室的地面、墙面、天花板、窗台以及相关办公设备和设施。每个人均有责任做好个人责任区的6S工作； 员工每天下班离开办公室之前，均须整理个人桌面。桌面允许摆放的物品包括电脑、电话、文具架和茶杯，其它无关物品不保留； 个人抽屉应经常整理，用不到的东西，应从抽屉里清理走，最下面一个抽屉用于存放私人物品； 推行办公室6S的建议 文件柜要定期整理，并按大小、类别、使用频率等进行分类建档，贴上标签；若有变动，标签应及时更新； 对舍弃的文件、资料，应遵照安全、保密的原则进行销毁； 不能在办公室内随意张贴文件、通知、宣传品等，办公台上尽量不要张贴太多通讯录、名片、备忘条等，可建立个人的名片簿、备忘本等； 对有关资料、书籍、文件等应归类定置管理，并井然有序； 推行办公室6S的建议 及时清扫、清洗办公设备，保持办公室无垃圾、无脏污 ； 提倡禁烟，任何人不得在办公室内吸烟； 接听电话及接待来访客人时言行应大方得体； 注意仪表与形象，做到着装整齐，梳妆适宜，以饱满的精神投入工作。 办公室整理整顿 目的 减少活页夹、文件和单据的数量； 公司外部、其它部门的文件尽早做答送出； 扩大办公室的使用空间； 减少遗漏或送出的失误。 要点 共独区分·公私区分 ·柜架管理·资料归位 ·桌面状态·抽屉状态 ·张贴管理·事务管理 原则 资料 分类 受控文件和资料； 公用展示类文字资料； 个人文字资料。 ■ 受控文件应使其从编制审批、发放、更改到保管均要受控； ■ 质量记录的标识、收集、编目、归档、保管等均应受控； ■ 公用展示类文字资料置于公共场所并由专人管理； ■ 个人文字资料个人管理； ■ 所有文字资料都应有标识； ■ 所有文字资料都要按方便取用的原则，按使用频度、重要性等分类放于 固定的位置； ■ 规定文字资料的舍弃原则，及时销毁无用文字资料，提倡及时处置、不 堆积文件的良好习惯； ■ 定期整理、整顿、检查。 资料 分类方式：?按客户分类。?按形式分类。?按一般文件分类。?按主题分类。?按标题分类。 文件夹编号 或必要时用斜线 1 2 3 4 5 6 照片 桌面 抽屉 一般的桌子有两个或以上的抽屉，东西经常随意杂乱地放入抽屉内。 在并排的抽屉内，也许可发现不仅有铅笔、圆珠笔、笔记本、橡皮擦、名片及剪刀，而且又有牙刷、糖果、香水、药品、钱币、装饰珠宝及其他物品。 这些东西先要依用途分类，在仅有两个抽屉的桌子时，可分为办公用品及私人用品，各占用一个抽屉。 再来要决定每一项物品的最大放置量。例如，我们决定抽屉内放置的最大量为两支铅笔、一支圆珠笔、一块橡皮擦、一本笔记本等。 借着将办公抽屉的东西削减至最低量，我们可以剔除将铅笔、纸张等必需的东西与私人物品混在一起的现象。这种过程能开发员工的自律能力、改进保存记录的能力以及强化工作的效率能力。 办公室6