电子文件归档与培训教材.ppt

（二）按照国家关于文件材料归档的有关规定判定电子文件是否应该归档。 （三）依据国家关于档案保管期限的有关规定判定应归档电子文件的保管期限，该电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。 （四）依据国家关于文件材料保密规定准确划定电子文件的密级。 （五）对归档电子文件的基本技术条件进行检测，检测各电子文件所依赖的硬件环境的有效性、软件环境的有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。 （六）填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》（格式见GB/T18894—2002）有关内容。 第十四条 归档电子文件应区分全宗，以件为单位进行整理。CAD电子文件整理按照《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678—1999）规定，分项目进行整理。其他类型的电子文件按照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）规定，在全宗内区分年度、保管期限、机构（问题），或只区分年度、保管期限，按电子文件类别相对集中，脱机存储在一次写光盘、硬盘、磁带等载体上，并达到如下要求： （一）归档电子文件应逐件进行著录（著录项目参照DA/T18—1999《档案著录规则》），并按照保证电子文件真实性、完整性和有效性的要求补充电子文件特有的著录项目和责任者、操作者、背景信息、元数据等其他标识，形成归档电子文件机读目录和纸质目录。目录中的记录要与归档电子文件实现一对一的固定链接。 （二）归档电子文件载体应按《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678—1999）规定的信息结构组织数据，每个存储载体根目录下应设置说明文件、著录文件和电子文件子目录、其他文件子目录等。 （三）特殊格式的电子文件应在同一载体中存有相应的查看软件。 （四）解密已加密的电子文件。必须加密归档的电子文件应将其解密软件和说明文件单独存放。 （五）归档电子文件载体应一式3套，一套封存保管（A），一套供查阅使用（B），一套寄存到同级国家综合档案馆（C）。 （六）存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上注明全宗号、目录号、载体序号、套别、密级、保管期限、盘内文件起止时间、立档单位名称、盘内存储电子文件的主要内容等。 （七）以存储载体为单位制作纸质的《归档电子文件登记表》首页（项目及格式见GB/T18894—2002），以件为单位著录形成纸质《归档电子文件登记表》续页（项目及格式见GB/T18894—2002）。 第十五条 单位档案部门在接收归档电子文件时，应当对电子文件及其载体、技术环境进行检验，检验载体有无划痕，是否清洁；有无病毒；核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续是否完备；核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；对特殊格式的电子文件，应当核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。不符合归档要求的发回归档部门进行改正。符合归档要求的，履行交接手续，完成《归档电子文件移交、接收检验登记表》（项目及格式见GB/T18894—2002）一式两份，交接双方各执一份。 载体分类 磁性载体：磁记录技术是利用磁变化电流在磁性介质上记录和读取信息。磁带、硬磁盘、软磁盘等 光学载体：光记录技术是利用激光在非磁性介质上记录和读取信息。光盘、光带等 磁光性载体：磁光记录技术是磁存储与光学存储相结合的产物，用激光在磁性介质上记录和读取信息。有磁光盘等 盘的优缺点及应用 1、存储容量大，磁盘的存储容量一般为几千兆字节到几万兆字节；2、随机存储方式，存取速度快，平均存取时间25ms；3、数据传输率高，由于记录密度高、磁盘转速快，其数据传输率最高可达每秒15兆字节；4、可靠性高，通常磁盘与驱动器装在一起，构成一个密闭系统。不易受到周围环境影响，所以工作稳定性好、可靠性高。5、价格较磁带、软磁盘贵；6、通常不能像磁带、软磁盘那样脱机存放。 基于以上性能，磁盘宜作为网络数据传输的在线存储载体，而不宜作为档案存储载体。 光盘 光盘有许多种分类，但最常见的是按光盘的固有特性和功能分类。如：只读式光盘；一次写多次读光盘；可擦写光盘 。 结构：基片、存储介质层和密封层。 光盘的优缺点：记录密度高、存储量大；使用寿命较长；数据传输率高、存取速度快；存储费用低；易保存等。缺点就是标准不统一。 储存电子文件最适合的载体便是:WORM光盘 (write once read many) 第五章 归档电子文件保管利用 第十六条 各单位应根据本单位电子文件管理需要，为档案部门配备光盘刻录机、磁带机、扫描仪和高性能的计算机或单独的服务器等设备，满足电子文件归档整理、存储加工、保管利用的要求。 单位档案部门均应配备专用的电子文件柜，有条件的单位应建造标准的电子文件库房，集中存放保管