第3讲表创建与管理.ppt

3．隐藏与显示列 为了便于查看表中的主要数据，可以在数据表视图中将某些字段列暂时隐藏起来，需要时再将其显示出来。 4．冻结列 当表的字段较多时，在数据表视图中，有些字段水平滚动后无法看到，这就影响了数据的查看。此时，可以利用Access提供的冻结列功能，冻结某字段列或某几个字段列，此后，无论怎样水平滚动窗口，这些字段总是可见的，并且总是显示在窗口的最左侧。 * 5．设置数据表格式 在数据表视图中，一般在水平方向和垂直方向都显示网格线，网格线采用银色，背景采用白色。如果需要，可以改变单元格的显示效果，也可以选择网格线的显示方式、颜色和表格的背景颜色等。设置数据表格式的操作方法是：用数据表视图打开要设置格式的表，根据需要设置的项目，单击“开始”选项卡，再在“文本格式”命令组中单击相应命令按钮。 * 3.5 表的操作 3.5.1 将表中的记录排序 1．排序规则 不同的字段类型，排序规则有所不同，具体规则如下。 ①对于文本型字段，英文字母按A到Z的顺序从小到大，且同一字母的大小写视为相同；中文按拼音字母的顺序排列，靠后的为大；文本中出现的其他字符(如数字字符)按照ASCII码值的大小进行比较排列。西文字符比中文要小。 ②对于数字型、货币型字段，按数值的大小排序。 ③对于日期/时间型字段，按日期的先后顺序排序，靠后的日期为大，如“#2013-3-15#”比“#2010-3-15#”要大。 ④数据类型为备注型、超链接型或OLE对象型的字段不能排序。 ⑤按升序排列字段时，如果字段的值为“空值”，则将包含“空值”的记录排列在最前面。 * 2．按一个字段排序 按一个字段排序可以在数据表视图中进行，操作简单。例如，对“学生”表按“姓名”升序排列记录，操作方法是：用数据表视图打开“学生”表，选中“姓名”字段列，再单击“开始”选项卡，在“排序和筛选”命令组中单击“升序”命令按钮。执行上述操作步骤后，就可以改变表中原有的排列次序，而变为新的次序。保存表时，将同时保存排序结果。 还可以利用“降序”命令按钮实现降序排列，利用“取消排序”命令按钮取消所有排序。 * 3．按多个字段排序 按多个字段进行排序时，首先根据第1个字段按照指定的顺序进行排序，当第1个字段具有相同值时，再按照第2个字段进行排序，以此类推，直到按全部指定的字段排好序为止。例如，在“学生”表中首先按“性别”升序排序，“性别”相同时再按“出生日期”升序排序。操作步骤是：用数据表视图打开学生表，设置“出生日期”降序排列，再设置“性别”升序排列。 * 3.5.2 对表中的记录进行筛选 Access 2010提供了4种筛选记录的方法，分别是按内容筛选、按条件筛选、按窗体筛选以及高级筛选。 1．按内容筛选 按内容筛选是一种最简单的筛选方法，使用它可以很容易地找到包含某字段值的记录。 例3-14 在“学生”表中筛选出非1991年出生的男生的记录。 * 2．按条件筛选 按条件筛选是一种较灵活的方法，根据输入的条件进行筛选。 例3-15 在“学生”表中筛选“入学成绩”在590分以上的记录。 * 3．按窗体筛选 按窗体筛选是一种快速的筛选方法，使用它不用浏览整个表中的记录，还可以同时对两个以上字段值进行筛选。 例3-16 使用按窗体筛选操作在“学生”表中筛选出非1991年出生的男生的记录。 * 4．高级筛选 使用高级筛选不仅可以筛选出满足复杂条件的记录，而且还可以对筛选的结果进行排序。 例3-17 使用高级筛选操作在“学生”表中筛选出非1991年出生的男生的记录，且将记录按“出生日期”降序排列。 * 3.5.3 对表中的行进行汇总统计 1．向表中添加汇总行 在Access中，对表中不同类型字段的汇总内容不同，对文本型字段可以计数，对数字型字段可以实现最大值、最小值、合计、计数、平均值、标准偏差和方差等统计计算。 * 例3-18 在“学生”表中求全体学生的平均入学成绩。 操作歩骤： ①用数据表视图打开“学生”表，单击“开始”选项卡，再在“记录”命令组中单击“合计”命令按钮，这时在“学生”表的最后一条记录下添加一个汇总行。 ②单击汇总行中“入学成绩”字段列，出现一个下拉箭头，单击下拉箭头，在出现的汇总函数列表中选择“平均值”。这时平均入学成绩显示在单元格中。 * 2．隐藏汇总行 如果暂时不需要显示汇总行，但不从表中删除汇总行，则可隐藏汇总行。当再次显示该行时，会显示原来的状态。 隐藏汇总行的操作步骤是：在数据表视图中打开表，单击“开始”选项卡，再在“记录”命令组中单击“合计”命令按钮，Access隐藏汇总行。 * 3.6 数据的导入与导出 Access数据库有多种方法实现与其他应用项目的数据共享，既可以直接从某个外部数据源获取数据来创建新表或追加到已有的表中，也可以将表或查询中的数据输出到其