《怎样打造九段秘书》.pdfVIP

2017 如何打造 •秘书对于我的工作而言,有时不亚于一位副总裁的重要性! 因为他的存在，才使我专注于思考和决策。有人说我事 半功倍，那么至少一半是我的秘书的贡献。 •在GE工作的20年时间里，因为我有位优秀的秘书最少为 我节约了一万多个小时。 ——全球第一CEO杰克.韦尔奇 TEMPLATE 老总安排秘书通知销售经理参加紧急会议 ，秘书打电话挨 个做了通知，但开会时几个重点区域的销售经理没有来 ， 于是问秘书，秘书说：我打电话通知他们了 ，不知道为什 么没来？最后一查才知道，有的销售经理临时出差了，有 的把开会的事情忘了…… 电话打完就可以了吗？ TEMPLATE TEMPLATE 我们会说：我忘记了！ 我们会说：我通知了！ 我们会说：我不知道！ 我们会说：我不会做！ 总是很忙，可总是提供不了领导要的结果！ 本想帮领导分担一些事情，谁知却有更多问题问领导， TEMPLATE 最后领导变成了秘书的助理！ ①递资料——帮领导端茶倒 水、发通知、传递资料等简 单的工作。 ②做提醒——递资料, 把领导每 周、每天的工作行程和时间安排 好，按照每周、每天行程的时间 表提前提醒领导，比较重要的事 项提前一天提醒、特别重要的事 项提前一周提醒领导并且协助领 导做好充分的准备。 ③审资料——递资料,排行程、 做提醒，并且帮助领导审核 资料，如何错的或者不合流 程的就返回去不往上交。 ④汇工作——递资料,排行程、 做提醒，审资料，并且每周、 每月和每季把领导直接下属 的工作结果和计划汇总起来 及时提交领导。 ⑤做分析——递资料,排行程、 做提醒，审资料，汇下属工 作，帮助领导分析直接下属 本周或本月的工作结果完成 情况并给出自己的建议。 ⑥帮汇总——递资料,排行程、做 提醒，审资料，汇下属工作，分 析下属工作结果、给出自己的建 议，并且帮助领导把自己本周、 本月的工作结果汇总起来及下周、 下月的工作计划做好初步的安排。 ⑦追措施——递资料,排行程、做 提醒，审资料，汇下属工作，分 析下属工作结果、给出自己的建 议，汇总领导的工作结果及工作 计划的初步安排，并且把领导修 改完成的工作计划下发给下属， 重要事项还要求责任人提交完成 目标计划的行动措施并及时提交 给领导。 ⑧追结果——递资料,排行程、做 提醒，审资料，汇下属工作，分 析下属工作结果、给出自己的建 议，汇总领导的工作结果、工作 计划的初步安排，下发领导的工 作计划、追踪措施、及时汇报， 并且每天、每周、每月根据行动 措施中的关键节点追踪阶段性结 果及时汇报给领导。 ⑨做流程——把上述过程做 成标准化的“秘书”工作流程， 让任何一个没有做过秘书的 都可以根据这个流程，把工 作的结果做到九段。 有追求 负责任 重视细节 为什么做秘书比如何做好秘书更重要！ •年薪1200万的“打工皇后”，和记黄埔独立非执行董事 洪小莲说：“我之所以有今天的成就是因为我有过18年 的秘书工作的经历”。 — —李嘉诚原秘书洪小莲 结果思维 “九段秘书“不仅仅是针对秘书这个职务，更重要的是每 个人做事情的思维习惯，而九段秘书的逻辑是结果管理；如 果每个人或者每个岗位都做好结果管理那么他就是这个岗位 的九段。 1段 2段 3段 4段 5段 6段 7段 8段 9段 发通知 抓落实 重 检 查 勤准备 细 准 备 做 记 录 定责任 追 结 果 做 流