归档注意.pptVIP

归档时注意的问题 1收集：收集是归档整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档部门的历史面貌和工作情况。因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整；收集范围是本部门的收文、发文、内部文件等。 如①会议材料：本部门年度工作会议材料（总结、计划）、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。②综合材料：会议记录本（党组会议，行政、办公会议）等；各类花名册、登记簿（干部职工、党员、专业技术人员等花名册）；年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）；各种介绍信存根（党团组织关系、行政事务等）、协议、合同。 2判断：将收集到的材料剔除不归档的文件材料，剩下的文件材料，必须进行归档。不归档的文件材料一般有三方面的文件：①重份文件。指本部门的发文及部分收文的重份文件。②普发性文件。主要指上级、本级非隶属单位给本单位的普发性不需本部门办理的文件材料，任免、奖励非本部门工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。③未生效文件。如本部门起草的未成为正式文件的稿本等。  3分类： 第一区分年度??? ①年度以落款日期为准。如2015年形成的《2014年工作总结》应归入2015年。??? ②跨年度的文件放入办结的年度。如2015年形成的《2016-2017年工作规划》应归入2015年度; 某部门2014年立题、2015年结题的某科研专题，其文件材料统一在结题年度归档，即归入2015年。??? ③几份文件作为一件，“件”的日期应以排在最前面的文件日期为准。??? ④会议记录本以该本最后一次会议记录时间为准。??? ⑤文件没有标注日期时，需要分析该文件内容，制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的日期或近似日期，并据此按年度合理归类。??? 第二区分保管期限??? 将每年的归档文件按永久、定期分开，定期一般分为30年、10年。 归档文件目录 根据不同档案的归档时间要求，党群行政部门的档案于次年6月底前完成归档；各学院按照完整学年度来归档。上半年党群行政部门整理好本部门的档案，及时移交档案馆。各学院于下半年开始整理整个学年度的档案，及时移交档案馆。 * *这是每份归档文件要盖的归档章，现在在档案馆这里 1.全宗号：档案局给的单位代号 2.年度: 文件形成年度 3.室编件号、馆编件号：到时统一排号 4.机构（问题）：按照分类标准是党群、行政等 6.保管期限 ：（永久或30年、10年） 馆编件号 保管期限 机构（问题）） 室编件号 年 度 全 宗 号 件号 责任者 文 号 标 题 成文日期 页 号 备 注 1 2 3 4 件号：文件排列的顺序号； 责任者：发文机关或署名者。使用全称或通用的简称；多个单位行文应照实填写所有责任者。 文号：文件的发文字号，照实抄写。 标题：文件的标题。一般照录，无题目或题目 概括不清的，重新拟定或补充更名，并外加[ ]以示区别。 成文日期：指文件的落款时间或成套“件”的最后 时间。 页号：一件的实际总页数。 备注：用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、 移出、销毁等，如需要说明的条目太多时可在备注栏中加注“＊”，将具体内容填入备考表中。 *