现代办公程序与规范教学讲义.ppt

(海量营销管理培训资料下载)58 页 (海量营销管理培训资料下载)59 页 1 文件的归档 存储媒体 纸媒体 磁性媒体 光盘媒体 存档目的 将失去现时效用但对日后工作具有参考价值的文件归存为档案，按一定的顺序排列交进行妥善保管，以备利用查考 (海量营销管理培训资料下载)60 页 2存档设备 卡片式储存柜 开架储存 直式及模式文件柜 备忘录资料 显露式文件柜 (海量营销管理培训资料下载)61 页 3档案的分类 按字母排列的分类法 按主题分类 按地区分类 按数字分类 按十进位制数码编排分类 按日期排列分类 (海量营销管理培训资料下载)62 页 字母法和数字法的综合运用 在字母顺利排列法中套编上数字索引，用数字分别表示每一个字母或字母的一部分，在立卷时，每个案卷再分别编号。 案卷按字母顺利分组排列，而在分组内部按数字排列。 (海量营销管理培训资料下载)63 页 3档案的检索 编制索引的基本规则——一致性 编索引的常用方法 按个人姓名编制索引 按企事业单位名称编制索引 按政府和政治名称编制索引 (海量营销管理培训资料下载)64 页 4计算机存档系统 电子档案的优点 操作方便 传递快捷、实现资源共享 存储空间小 具有多种表现形式 复制时不容易丢失信息 电子档案命名 (海量营销管理培训资料下载)65 页 5档案信息安全 控制纸质档案的使用 控制缩微品档案的使用 控制电子档案的使用 采取各种措施控制电子档案的使用 安全保管电子档案 (海量营销管理培训资料下载)66 页 6档案保留政策 制定保留计划 ⑴公务文件指南 需要永久保留的档案，包括公司文件、 刊物、账簿和会议记录等; 需要保留5年—10年的档案，包括过期的合同、托收记录和保险索赔证据等; 需要保留5年的档案，包括会议代表、客户贷款分类和普通信件等； 需要保留大约1年的档案，包括通知、通函、复印件和银行存款凭据等。 (海量营销管理培训资料下载)67 页 档案保留政策 (2)个人资料指南 (3)准备一份存放计划 包括：存放盒上的档案号 存放地点 准备销毁的日期 销毁日期 批准销毁者 保护档案和重要文件 (海量营销管理培训资料下载)68 页 档案保留政策 档案的转移 集中和分散系统 （1）集中式 将所有类型的一切档案资料都保存在一个中心贮存。 （2）分散式 规定所有的文件都由单位各个部门分别保管，从而方便查阅。 (海量营销管理培训资料下载)69 页 信息的含义 信息是事物存在方式或运动状态的直接或间接的反映。信息是一种普遍存在的社会现象，客观世界的一切事物及其运动都是信息之源。 信息的特征 客观性 共享性 开发性 传递性 时效性 存储性 可塑性 无限性 信息管理 (海量营销管理培训资料下载)70 页 办公室常备信息资料的筛选 办公室常备的信息资料有： （1）参考书 ① 工作用参考书 ② 手册 ③ 百科全书 ④ 字典 （2）报纸、期刊 （8）有关政府出版 （3）统计资料 物、法规 （4）地图集 （9）广告材料和宣 （5）档案 传品 （6）内部文献 （7）人名地址录 讲话稿 定义：??? 属会议主要领导者使用的文种。领导者为实施领导，在各种会议上所作的指示性发言，即领导讲话。讲话一般专门就某一方面的问题发表意见，内容集中，中心突出，容易讲深讲透。讲话稿是会议的主要文件，有些会议不安排会议报告，讲话稿起到报告的作用，成为反映会议精神的最主要的文件。 ?特点：权威性 思想性 鼓动性 起草领导讲话要处理好三个关系 权威与平易的关系。 庄重与幽默的关系。 ?深入与浅出的关系。 ? ??起草领导讲话应注意三个问题 ?避免雷同。 ?独树风格。 适当调剂。 会议和接待工作 会议及其种类 会议工作职责 会议地点 会议文件 会议规则 接待工作 会议及其种