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关资料拾缀 必须的六大个程序文件 ? 文件名必需的六个程序文件 电子文件编码YUJ001示例页码26-1 一、文件控制程序 1.0目的和范围 对与质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关部门使用的文件为有效版本，防止误用失效或作废的文件。 2.0适用范围 本程序适用于质量管理体系有关的文件(含外来文件)的控制。 3.0职责 ●总经理室负责文件归口管理。 ●各部门负责本部门文件的编制、执行和管理。 4.0工作程序 ●文件分类和编号 (1)文件包括： ①质量手册(包括形成文件的质量方针和质量目标)； ②形成文件的程序； ③为确保其过程有效策划、运行和控制所需的文件 文件名必需的六个程序文件 电子文件编码ZLAL001页码26-7 (2)记录不得随意涂改。当填错需更正时，只允许画改(能看清原文字或数据)。对于 记录的数据更改时，应画改后盖上更改人印章或签名。 ●记录的管理 (1)记录实行分部门的管理办法。各部门指定专人负责收集和保管记录。 (2)各部门将收集上来的各种记录分类登记编目、标识整理、装订和保管。 (3)企业内部人员，为了追溯、验证或制定纠正和预防措施等目的，可查阅记录，确 需借阅时应履行借阅手续，由保管部门领导批准。当合同有规定时，经主管副总经理批准后 允许顾客或其代表查阅、借阅的记录，不得更改、遗失或损坏。 (4)归档、贮存、保管和处理 ①各种归档记录的保存期限见记录一览表； ②记录的贮存地点应确保整洁、干净、防火、防潮、防虫蛀鼠咬，并防止损坏丢失； ③质量记录保存期满，由保存部门开列清单，报主管领导批准后销毁，执行《文件控制程序》，作好记录，保存销毁清单。 ●记录可采取各种媒体形式，如文字、照片、胶片、图表、磁带、磁盘等。 5.0支持性文件 无 文件名必需的六个程序文件 电子文件编码ZLAL001页码26-8 6.0相关记录 ●《记录一览表》 文件名必需的六个程序文件 电子文件编码ZLAL001页码26-9 内部审核程序 1.0目的 通过策划和实施内部审核，查明质量管理体系的实施是否符合策划安排、标准的要求以及公司确定的管理体系的要求，以便及时发现问题，采取纠正或改进措施，使质量管理体系得到有效实施和保持。 2.0适用范围 本程序适用于质量管理体系审核。 3.0职责 ●总经理聘任内部质量管理审核员，并规定其职责。 ●质量部负责制订年度质量管理审核工作计划，并经总经理(或管理者代表)批准。 ●在管理者代表主持下，质量部组织实施审核，编制并管理有关审核的文件、报告和资料。 ●各相关部门配合完成审核，并对不合格项采取纠正措施。 4.0工作程序 文件名必需的六个程序文件 电子文件编码ZLAL001页码26-10 ●人力资源部推荐、总经理聘任内部质量审核员，被聘人员应 具有一定资格，有管理工作经验和熟悉审核工作，并经过培训且是非从事受审核活动的人员 (审核员不应审核自己的工作)，并独立于受审核部门，以确保审核过程的客观性和公正性。 ●审核次数、时机、内容 (1)人力资源部负责根据质量管理体系的过程和区域的状况，重要性以及以往审核的 结果，制订质量管理审核年度工作计划，并于年初报总经理批准后下发实施，一般情况下，每年对质量管理体系及其所涉及的部门审核1~2次，对重要部门，根据总经理的指令可临时增加审核次数。 (2)当出现下列情况时，由管理者代表及时组织进行内部审核。 ①组织机构或管理体系发生重大变化时； ②法律、法规及其他外部要求变更时； ③第二、三方审核之前； ④在质量认证证书到期换证之前； ⑤出现重大质量事故，或发生顾客重大投诉时。 (3)质量管理审核年度工作计划的内容包括： 审核的目的和范围、审核的依据、审核的主要项目及时间安排、受审核的部门和审核频次。 ●审核准备 (1)在管理者代表主持下，成立审核组(一般由3~4人组成)，指定组长，成员适当分工。组长负责本次审核的具体组织工作。 文件名必需的六个程序文件 电子文件编码ZLAL001页码26-11 (2)准备审核专用文件 质量审核通知、质量审核计划(即日程安排)、质量审核检查表、质量审核现场检查记录表、不合格项报告。 (3)收集审核的依据文件 质量管理体系文件、法律法规、合同、技术标准和有关制度、技术规范、质量计划和管理文件等。 (4)审核组长提前一周向受审核部门发出质量审核通知及本次质量审核计划。 (5)受审核部门收到质量审核计划后，要作好必要的准备工作。若对审核日期和审核的主要项目有异议，可在两天内通知质量部，经协商后可以另行安排。 ●审核实施 (1)在审核组长的主持下，召开首次会议，宣布审核目的、方法、程序、日期安排及有关事项。做好记录，到会人员签到。 (2)审核员根据质量审核检查表进行现场审核(检查)，必要时还要检查表以外的相关内容，确保审核的独立性。 (3)审