科研院所材料采购业务内部控制存在地问题及措施.doc

科研院所材料采购业务内部控制存在的问题及措施-行政管理 科研院所材料采购业务内部控制存在的问题及措施 赵红丽 （中国科学院上海天文台 上海） 摘要：本文首先分析了科研院所材料采购的特点，接着对目前存在的问题进行了阐述，最后从规范材料采购流程、建立采购相关制度、建立材料采购信息化平台、加强采购管理人员培训等四个方面探讨了加强科研院所材料采购业务内部控制的措施。 关键词 ：材料采购；内部控制；措施 近年来，科研院所各类贪污腐败等经济案件也屡屡在媒体中曝光，而在科研院所各类贪污腐败案件中，频率较高、涉及金额较大的往往是材料采购方面。因为科研院所在从事科学技术研究过程中，往往需要采购大量的材料，如采购生物化学试剂进行各类化学、生物学和药学试验，采购各种电子器件、金属材料进行物理实验和产品研发等等。这些材料采购一般不能像设备一样可以进行政府集中采购，而是需要各单位根据研究内容进行分散采购。由于材料采购数量品种繁多、涉及金额较大、运行环节多，所以容易产生漏洞和因私舞弊现象。因此如何规范材料采购行为，防范材料采购过程中的差错和舞弊，是目前科研院所风险防控的重点。 一、科研院所材料采购业务的特点 (1)我国的科研院所复杂多样，从研究所分类来说，有的研究所以理论研究为主，不需要或者很少需要采购原材料；有的研究所既有理论研究又有技术研究，研究所内部只有一部分研究部门需要采购原材料；有的科研院所以技术研究为主，需要采购较多的原材料，有的科研院所在技术研究的同时还有产品研发和生产，则需要采购大量的原材料。 (2)从研究所业务层面看，有的科研院所整体研究方向较单一，比如药学、生物学、化学等等，各研究业务部门之间采购原材料基本通用；有的科研院所内部研究方向多样，各研究部门之间原材料基本不通用。 二、科研院所材料采购业务存在的问题 (1)材料采购管理流程不规范。科研院所的采购流程一般都不太规范，有的没有订立明确的流程，有的即使有部分流程，但是也不合理和完善，执行过程中也不严格按照流程来处理。有的单位没有明确材料采购是否要签订合同，多少限额必须签订合同，需几方询价，是否有必要采购这些材料，数量是否合适等等，都没有明确的部门来审核或审批。 (2)材料采购各部门职责不明确。很多科研院所材料采购各部门职责不清，计划、采购、询价、签订合同、验收入库、付款等关键环节没有明确的部门和人员负责办理，没有职责划分和监督管理，甚至有的科研院所计划、采购、询价、签订合同、验收入库等全部由研究人员一个人来操作，材料采购管理人员只负责办理报销登记，材料到货也不组织验收，所有过程均由研究部门负责管理，自己用自己买，有没有到货，有没有少到货多订合同，到货质量是否合格等都没人监管。 (3)材料采购计划随意多变。科研院所的材料采购一般都很随意，很少有年初制定计划，当年能严格按计划执行。一般都是申请到项目，才开始编制计划，落实需采购材料，和企业不同，企业是先生产产品，然后再卖。也有部分科研院所先进行产品生产然后再卖，这种比较少，多数科研院所一般是先有项目，再有计划，然后签合同，最后再生产特定的产品，这必然导致材料采购的计划不可能年初就确定，材料采购的需求是由申请到的项目和签订的合同来确定。 (4)材料采购管理人员不专业。科研院所以科研业务为主，行政管理人员由于受编制等限制，材料采购管理人员有限。而且科研院所的采购管理人员要么新应聘大学毕业生，很少有专业对口，要么从科研院所内部其他部门调剂过来，对采购业务了解甚少，同时，目前各科研院所也很少有对管理业务有专门的业务培训机会，致使材料采购人员业务不专业，流程和制度不熟悉。 三、加强科研院所材料采购业务内部控制的措施 科研院所的多样性造成了材料采购管理的多样性，不同类型的科研院所有不同的材料采购管理模式，有的研究所对材料采购业务进行集中管理，有的研究所对材料采购业务进行分散管理。不论什么管理模式，加强材料采购业务的内部控制都应该从以下几个方面做起： 1．明确规范材料采购流程 材料采购业务的流程设计主要在五个关键点进行控制：组织机构设计、材料采购申请与审核、供应商的确定、合同的签订与备案以及验收入库在内的五个采购控制环节。 (1)组织机构设立。内部成立包括材料采购领导小组、日常管理部门及材料采购实施小组三个层次的采购管理组织体系。领导小组的主要职责是审定本单位采购实施计划和采购方式。日常管理部门主要审定内部采购预选供应商库和采购代理机构库名单；监督各采购部门的采购工作，查处采购违法行为；对过程进行监督；参与采购中有关质疑、投诉问题的