公文写作当中如何认识和运用函　.doc

公文写作当中如何认识和运用函 函是适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和 答复问题；向有关主部门请求批准等的公文。具有轻捷简 便，灵活自由的特点，属于商洽性和知照性的公文。办公 室秘书要在实际工作当中熟练运用函这种实用性文体，首 先必须对函的种类有深入的认识和理解。当前对函的分类， 可以有不同的角度。从现有的一些有关写作教材和书籍来 看，对函的分类，还存在着不大科学和概念不大明确的现 象。如1985年4月档案出版社出版的《机关应用文》中说: “函又有公函和便函之分，公函用来商洽，询问和答复一 般工作事项；便函是用来商洽，询问，介绍，联系和答复 某些事务性的事项。公函属于正式公文；便函不属于正式 公文。”又如获至1992年12月华夏出版社出版的《公文写 作实用技巧》中说：“函有公函，便函，来函，复函之分。 各有不同的含义。 来函，是指主动提出问题或公务 事项的函件。复函，是指回答来函所提出的问题或公务事 项的函件。”这里对函的划分，显然是将公函与便函，来 函与复函作为两组相对的概念。但这样的划分却是概念不 明确，分类的标准不统一的，因而分类也是不科学的。先 说公函与便函的划分。前述公函处理的是“一般工作事项”， 因而“属于正式公文”；便函处理的是“某些事务性事项”， 因而就“不属于正式公文。这种划分的方法，起码会引起 读者的误解。似乎“一般工作事项”才是“公务”事项，“ 某些事务性事项”不是“公务”事项，但实际上这两类事 务都是公务，而不属于“私务”。从逻辑上和事实上来说， 便函既然同属于处理“公务”事项，也就同属于“公函”， 没有充分理由说便函处理的是“某些事项性事务”，不是 “公务”事项而 断定它不属于正式公文。因此，把国家行政机关公文 的函划分成“公函”和“便函”的相对概念，不但会造成 误解，使读者以为“便函”不属于正式公文，而且也是概 念不明确的，给秘书的实际工作带来诸多的不便。因此， 国务院办公厅于198 1年2月发布的《国家行政机关公文处 理暂行办法》以及于1 993年11月修订的《国家行政机关 公文处理办法》都取消了公函与便函的分类和名称。 再说“来函”与“复函”的问题。这二者并不是相对 的概念，分类的标准也是不同的。 从逻辑上和事实上来说，“来函”是与“去函”相对的 概念，“复函”是与“问函”或 “发函”相对的概念。“来函”与“去函”是从行文的 方向来划分的概念；“复函”与 “问函”或“发函”是从行文问答的性质和主动还是 被动的方式来划分的概念。而且 这些划分还有互相交叉的现象。例如在来函中有“发 函”或“问函”，也有“复函”； 同样，在去函中亦有“发函”或“问函”，也有“复 函”。在“发函”或“问函”中， 既有“来函”，也有“去函”；同样，在“复函”中， 亦有“来函”，也有“去函”。 因此，前述“来函，是指主动提出问题或公务事项的 函件。复函，是指回答来函所提出 的问答或公务事项的函件”。这两个定义是“以偏概全” 的，并没有分清函的内涵和外延。 因为“来函”中不仅只是“主动提出问答”的“函件”， 也有许多是回“去函”所提出的问题的“函件”；而且 “主动提出问题”的函件中，也有许多是“去函”。本单位 给对方的“复函”是回答“来函”所提出的问题的函件； 对方给本单位的“复函”则是回答“去函”所提出的问题 的函件。“复函”，本单位可以用，对方单位也可以用，什 么单位都可以用。“复函”不只是答复“来函”的，也有答 复“去函”的 因此，对函的分类，必须要有一定的标准来划分，而 且一次分类只能用一种标准。 1，从格式来分，函有两种。一种是正规的“函”，其 标题，公文编号，主送机关， 发文日期等等格式和写法，都与其他公文文种相同。 另一种是“便函”，省去了标题和 公文编号等，格式和写法比较简便和灵活。 2，从行文方向看，函可分为“来函”和“去函”两 种。“来函”是对方机关发来 给本单位的函件；“去函”是本单位发出去给对方机关 的函件。 3，从行文问答的性质和主动与被动方式来分，有“发 函”或“问函”和“复函” 两种。“发函”或“问函”是主动提出询问和商洽意见 或请求批准事项的函件；“复函” 是答复“发函”或“问函”所提出的问题，意见，请 求事项的函件。 4,从函的内容性质和用途来分，还可以分为“商洽 函”，“询问函”，“答复函”， “知照函”，“催办函”，“邀请函”等等。 那么，在实际应用中秘书应如何把握函的特点，正确 地使用函呢？ 首先，由于函与这些“请示”，“批复”或“通知”等 文体有相近之处，在实际就用 中往往容易混用。在该用函的时候，不使用函来行文 却使用这些相近的文种行文。如有 的机关请求同级甚至下级归口主管部门准许办某一事 项时，不用函行文，而错用了 “请示”来行文，致使自己 降格以求。而在应该使用相近文种