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论大数据时代创新山西地震档案管理新途径 　　 　　【摘要】为进一步适应物联网时代的发展，提高档案管理工作的效率，需进行智慧化、智能化的创新型智慧档案管理，即档案整理工作全自动化，档案著录、扫描、采集一体化，通过条形码、二维码、RFID技术等进行档案唯一标识，便于档案整理及定位。 下载论文网 　　【关键词】档案；智慧；管理；大数据 　　山西地震档案是地震各行政机关、事业单位、业务管理部门在处理各个事物时所产生的各种文件，对其进行整理保存便形成地震档案，具有原始性、真实性的特点。主要包括各个时期的收发文件、函电、会议材料、科技、声像、会计、报告报表等资料。地震档案为防震减灾事业科学发展做好保障，是促进地震档案事业各项体制改革、创新发展的重要依据。山西省地震机构组建于1968年，1975年建局。现设有9个职能处室，8个下属事业单位，10个地震台站，实行中国地震局与省政府双重领导体制，承担全省防震减灾行政管理职能，依法履行各项职责。地震档案共分为5大类：文书档案、科技档案、会计档案、?像档案、实物档案。涵盖全局所有产生的文件、观测报告、地震趋势预测及上级相关部门下发的各种文件等。 　　随着科学技术等新事物的发展，智慧技术和智慧管理已经成为新的发展趋势，为新型档案管理注入了新的生机。现代档案管理信息化建设应紧跟科学技术发展的新趋势，在节能增效的原则下，深入研究智慧档案管理的发展理念，开展智慧档案管理创新模式。同时最大限度地开发利用整合大数据信息和资源，使山西地震档案管理紧跟时代步伐，创新地震档案管理新途径。 　　一、现阶段档案管理模式 　　（一）档案移交、接收、整理、归档的管理。现阶段地震档案管理模式主要为各部门专兼职档案人员将本部门产生的文件进行收集、整理并移交本单位档案部门，档案室的工作人员再进行接收，核对并负责统一的汇总、编号、整理、录入、以达到借阅利用的目的。 　　存在的问题：存储的档案主要是以纸质档案为单位进行移交、接收时，档案和数据是否对应，档案实体是否缺少，通过人工很难识别，容易造成档案的丢失；档案接收后，库房面积有限，造成库房饱满的问题；大批量的档案，通过人员进行整理，会花费很多时间，整理后的标准、质量也不统一，容易造成返工整理现象；档案管理过程，通过人工编目整理，费时费力，还缺乏统一的标准、规范和监督、定位。 　　（二）档案存储、利用的管理。当前，我局的档案存储主要是利用档案软件进行存储、整合。而在利用方面，主要通过手工检索和计算机检索，进行纸质档案利用。 　　存在问题：档案的保存，无论是档案数量，还是档案管理过程都极其复杂，整个档案管理工作不仅消耗了大量人力、物力，同时存储与传播利用过程存在一定的安全隐患，容易造成丢失；因原始档案只有一份，不能满足多人进行档案的借阅，造成档案利用率降低。档案保管和查询流程繁琐，不便于人员对档案的借阅利用；对涉密档案的管理，一般都通过秘密等级进行管理，只要对实体档案进行有效管理，就相当于确保了档案管理的安全。其实不然，人员的管理失误，更易造成档案的泄密。 　　在档案管理过程中，档案的查、借阅流程过于复杂。受上下班时间限制，还需要办理各种相关借阅手续；当借阅人员对档案资料有一定需求时，还会将档案带走，造成档案资料与档案管理分离，档案实体长期未归还等现象。 　　档案借阅利用的时候，有时在库房里找不到要查阅的档案，甚至不知道档案什么时候丢失的，降低了档案的存储和利用价值。如果人为将档案存放错误，造成档案无序，则查找起来相当困难，甚至翻遍所有档案柜，费时费力。 　　（三）档案库房的管理。目前档案部门因各方面因素的影响，好多库房无法真正达到档案库房要求的“八防”标准，档案库房的温湿度测控、灰尘、细菌霉菌、安防监控、消防安全、光线管理有的还处于不完善的阶段，因无专人管理或者人为控制库房设备不便等因素，造成库房环境达不到纸质档案保存的标准，库房管理方式落后，而档案库房灰尘、潮湿等环境因素会对纸质档案造成自然损害，维护也仅是通过人员不定时通风或打扫，不能对档案库房适时监控；档案频繁外借，容易导致纸质档案破损、丢失或其他损害，不利于原件的保存；随着大数据时代的发展，档案数据量已进入暴涨阶段，数量逐日增多，档案的种类日趋多样化，信息量迅速膨胀，如何运用好档案库房管理也是档案管理工作提出的新课题。 　　二、创建新型档案管理概念 　　创建新型档案管理模式是档案信息化发展的必然阶段，是应用各种先进信息技术生成、管理、利用档案的过程。通过网络环境、硬件环境建设和系统软件应用建设，把纸质档案转化为电子档案，构建一个具有分析、处理、管理和决策能力的智慧档案管理模式。该模式不仅能充分满足现有档案管理需求，而且还具有强大的扩展空间，在档案信息化领域达到了现阶段相对领先程度。创新型档案管理模式