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基于通识教育平台下高校院部学生档案管理工作初析 　　摘要:基于通识教育平台下高校学生档案管理工作存在无具体可操作性的管理办法、各院部管理人员档案意识薄弱、业务水平不高、档案利用不充分等诸多问题,提出健全学生档案管理制度,建立沟通交流新机制,增强院部档案管理人员的档案意识、业务水平,创新学生档案服务利用方式等措施以改善现状。 　　关键词:通识教育;教学团学一体化;创新服务 　　中图分类号:G271文献标志码:A 文章编号:1002-2589(2010)09-0091-02 　　 　　引言 　　 　　为了实现人的和谐发展、培养“高素质的毕业生和负责任的公民”[1],全国大部分高校都在积极探索多样化的人才培养模式。诸如“通识教育+专业教育+实践教育”的“1+2+1”基本培养模式:以强化通识教育,构建以能力为本位的实践教学模式,体现教学工作、团学工作两位一体的模式上,长江师范学院进行了09级本科学生培养方案大改革,即09级本科新生统一在钩深书院进行一年的通识教育,然后转到专业院部学习,彻底改变了原有的办学模式。在这种情况下新生全都集中在钩深书院管理,大大增加了管理上的难度,加之学生档案管理是高校档案管理中一项具体、细致而又繁杂的重要工作,而学生档案管理仍使用旧模式,因此如何有效地组织管理和利用档案、更好地实现档案对外公共服务功能成为了学校院部档案工作者面临的问题。 　　 　　一、高校学生档案的重要性 　　 　　大学生档案是建立在高中毕业生升学考试档案的基础上,又是干部人事档案的前身,其本身具有相对稳定性和定期转移的流动性[2]。中华人民共和国教育部令第27号《高等学校档案管理办法》中规定了高校学生档案主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。是高校档案管理工作的一个重要组成部分。现时学界对高校学生档案的认识是统一的,认为“高校学生档案是国家人事档案的组成部分,是大学生在校期间学习及各种社会实践的真实历史记录,是大学生就业及其今后各级组织选拔、任用、考核的重要依据,也是每个学生人事档案形成的基础”[3]。 　　 　　二、学生档案管理中存在的问题 　　 　　(一)学生档案缺乏一套具体可操作的措施 　　目前,尽管我们国家相关部门颁布有《档案法》和《高等学校档案管理办法》,有的省市也有相关的档案管理条例。但是,在高校学生档案管理方面,没有统一的、详细的、符合实情的、可以具操作性的管理规章制度。高校一般都是沿用以往的老传统与老办法,在学生档案管理方面,档案材料归档范围不够明确,也没有一个统一的标准,这样收集的档案材料也就不可能齐全;在整理学生档案的环节上也没有科学的管理规章制度,造成鉴别核对、归档整理、保管保密和信息使用等方面的管理不规范。 　　(二)学生档案不够完整和真实 　　由于受到人员编制的限制,高校学生档案的管理员往往是兼职人员,有的是新参加工作的大学毕业生,还有的教务秘书和思想政治辅导员兼职档案员。而实施通识教育模式后,大多数学校新生集中在一个院,与以前分散到各个院部来说相对集中,而大多数院部的管理办法是教务处和院部教学秘书负责学习成绩和学籍变动的记载。学生处和辅导员负责学生的奖惩情况,而学生每学期参与重大事件与活动后的鉴定材料则由各院部辅导员负责完成,形成多头管理,给档案材料的收集造成了许多麻烦。如果和管理员、部门之间互相通气不够,容易使学生在校期间一些重要情况,如奖惩材料等不能集中反映到学籍档案中,使学籍档案在一定程度上失去了完整性和真实性。 　　(三)档案管理意识淡薄、业务水平不高 　　因为学生档案管理人员往往是兼职人员,因此目前档案管理人员缺乏系统档案理论培训和业务能力训练,档案管理意识淡薄,给高校学生档案的管理带来诸多问题。学生档案是学生在校学习情况所形成的客观、真实而详细的历史记录,是档案的原始性和法律凭证性的重要依据。如果院部档案管理人员对学籍档案的重要性认识不够,这样会导致学生档案管理中填写档案表格不认真,归档材料不完整,在一些鉴定性与评语性的材料上,多数材料是千篇一律的套话,没有客观真实地反映每个学生的实际情况,没有特点,缺乏可信性。 　　(四)学生档案利用不够 　　目前,学生档案的利用处于被动服务状态,停留在你要用我提供,主动服务还不够。其实,利用学生档案包含的丰富信息,完全可以主动为学校的教学管理以及社会服务。 　　 　　三、改进院部学生档案管理的新思路 　　 　　(一)健全学生档案管理制度 　　要建立、健全收集整理、检查核对、保管保密、转交与管理职责等各项规章制度。做到有法可循、依法建档、照章办事、奖惩分明,调动有关工作人员的积极性。在日常工作中,用制度去规范我们的管理工作,善于动脑