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学校重大活动档案管理工作浅述 　　［摘 要］做好重大活动档案管理工作，不仅能够及时、系统、完整地收集档案资料，而且为学校各项工作的开展提供了更加准确、便捷的信息支持。因此，为了使档案工作更加贴近学校的中心工作，使档案工作的作用得到充分发挥，本文就档案工作存在的问题和解决的措施进行了探讨。?? 　　［关键词］学校 重大活动 档案管理?? 　　 　　2004年，省档案局将重大活动档案管理工作纳入年度考核范围，说明重大活动档案的收集与管理工作已经越来越引起有关部门的重视。如何做好重大活动档案管理工作，是档案管理工作人员面临的一个重要课题。作为学校档案管理人员，做好重大活动档案的收集与管理工作，是适应学校教育改革和发展的需要，也是学校常规管理的重要内容。?? 　　 　　一、学校重大活动档案包括的内容?? 　　 　　通常我们所说的学校重大活动档案，是指以学校党委或学校行政名义，责成承办处室组织或举办的在全校具有较大影响或创新举措的党建、教学、科研、外事交流及各项管理活动中直接形成的、具有保存价值的纸质、光盘、声像、实物等多种载体、多种形式的历史记录。主要包括：?? 　　1?惫?家、省、市级主要领导人以及知名人士到校视察、调研工作中形成的资料；?? 　　2?毖?校举办的重大政治、科技、教学科研、文化体育等活动形成的资料；?? 　　3?毖?校举办的重大庆典和纪念活动中形成的资料；?? 　　4?鄙婕叭?校的重大专项工作，在申报、评估、验收中形成的资料；?? 　　5?贝χ弥卮笫录?和解决重大纠纷中形成的资料；?? 　　6?毖?校与其他单位或组织开展的重要的外事交流活动形成的资料；?? 　　7?痹谄渌?有重大影响的活动中形成的资料。?? 　　 　　二、存在的问题?? 　　 　　在学校重大活动档案收集整理的过程中，由于制度不健全、责任不落实、思想上不重视等原因，导致有些重大活动资料存放、散失在各部门或个人手中，不能及时归档和有效保护，给档案利用工作造成了很大困难。主要存在以下几方面问题：?? 　　1?惫芾碇贫炔唤∪?，管理网络不畅通?? 　　对学校重大活动档案的归档范围、收集、管理、保存、利用等各个工作环节还没有一套完整的规章制度可遵循，各部门资料管理人员职责不够明确，出现多方形成档案多方均不在意，多方都管或多方都不管的现象，致使重大活动档案收集不及时、不完整、不系统，影响了重大活动档案管理的质量。?? 　　2?彼枷氩还恢厥樱?认识上有偏差?? 　　加强重大活动档案管理工作，虽然档案管理人员思想上高度重视，但相关部门负责人对档案管理工作缺乏应有的认识，认为承办重大活动是大事，档案工作是小事，可抓可不抓。也有的部门负责人认为承办重大活动是自己分内的事，只要把自己的工作做好就行了，档案工作和自己没多大关系。还有的部门工作人员认为自己平时手头工作较多，事务繁杂，加之重大活动涉及多个部门，多道环节，自己精力不足，工作力度不够，常常畏难嫌烦。更有甚者认为重大活动是自己一手安排、一手组织的，是自己部门的劳动成果，将重大活动档案资料据为己有，出现拒不上交现象。由于这些片面的认识在起作用，给重大活动档案的征集工作带来一定的难度，使得学校重大活动档案管理工作不能正常开展。?? 　　3?钡蛋覆棵哦灾卮蠡疃?参与力度不到位?? 　　学校档案部门一般不能从重大活动一开始就介入，往往从后期才参与，导致档案部门不熟悉重大活动的整个过程，不能及时掌握相关资料，做不到心中有数。同时，档案部门不能对重大活动档案管理工作进行有效的监督、检查与指导，致使重大活动档案的完整、准确、系统与安全难以得到有效保证。?? 　　 　　三、解决的措施?? 　　 　　针对学校重大活动档案管理存在的问题，我认为可以从以下几方面入手，做好重大活动档案的管理工作。?? 　　1?奔忧孔橹?领导，完善管理制度。重大活动档案存在着涉及部门多、人员广、载体形式多样、时间跨度大等特点。档案部门应根据重大活动自身特点制定出符合学校实际的管理制度。?? 　　(1)制定《重大活动档案管理办法》，从重大活动档案的收集、整理、归档、保管、利用等各个方面加以规定，做到有章可循，有规可依。?? 　　(2)建立完善的档案管理网络，各部门确定兼职档案人员，及时做好重大活动档案的收集、整理和保管工作，确保档案的齐全完整与安全。活动结束后要及时移交给档案部门，任何部门和个人不得拒绝归档或留为己用。?? 　　(3)积极争取校领导召开档案工作会议，制定重大活动档案工作计划，明确重大活动收集范围、归档时限、承办处室及相关人员工作职责。这样，既可从根本上解决制约重大活动档案收集工作中存在的问题，又可增强相关人员的档案意识。?? 　　2?被?极参与活动，变被动为主动。??