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商超合同档案管理制度 　　篇一：销售合同档案管理办法 　　销售部合同、合同章管理制度  　　公司为进一步规范销售合同文档和管理工作，提高管理水平，逐步实现销售合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。  　　一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种来往合同、协议、订单、确认书、价格变动函等（包括巨盛、中能、舒尔茨、内贸、外贸）。  　　二、公司在业务经营过程中，收取相应客户的资质、往来的调查表等，也属本管理制度的归档文件。  　　三、合同档案管理原则  　　1、公司经营产品的采购、销售均须订立合同。  　　2、业务合同归档、保管、建立档案，由销售部管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。  　　3、销售部指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有销售业务合同文档。  　　四、合同章管理原则  　　1、公司统一发放合同章，属销售业务使用的合同章发放到销售部。  　　2、业务合同章除因工作需要留一枚由驻马钢办事处保管外，其余均由指定人员保管。  　　3、各业务部门、业务人员用章时应填写用章登记表，并附上用章的文本原件或复印件，交由销售部经理签字后方可使用。若因工作需要带合同章外出时，须办借用手续，使用完毕后即行交回。  　　四、合同文档的管理要求  　　1、合同文档管理可以按“公司合同管理”中“合同编号”规定进行分类编 　　号。 　　2、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理并追究相关人员责任。  　　3、合同管理人员要加强对合同档案的登计、监督工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。  　　4、合同档案管理人员应根据实际需要编制合同检索工具，以便有效地开展合同文档的查询、利用工作。  　　5、各业务员可查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经部门领导签字同意后方可办理借阅手续，合同原件无特殊情况不得外借。  　　五、附则  　　1、本制度自审批通过之日起实施。  　　2、本制度由销售部负责解释。  　　六、附件  　　《合同档案登记表》 　　篇二：合同档案管理制度 　　文件编号：Qzh／BJMH 11 09 08  　　合同档案管理制度  　　第一章 目 的  　　第一条 为更好地管理公司各类档案资料，明确档案管理部门的职责和工作流程，理清档案流转过程中的工作手续，规定档案管理中的人员权限和调档权限；同时规范公司员工在工作档案的制作、成形、保存、转档、调用等方面的工作行为，协调档案管理中的问题和矛盾；进一步培养公司员工的工作记录和建档管档意识，特订立本管理制度。  　　第二章 适用范围  　　第二条 适用公司所有档案管理与员工。  　　第三章 档案管理基本规定  　　第三条 档案分类和内容：  　　（一）技术档案：包括产品类、项目类、设备类和资料、工具类，产品类下分：产品企业标准、图纸、软件（电子版）、计算书、用户使用说明书及实物等别，别下分子目，为具体的档案资料（以下相同）；项目类下分：工程项目基本资料、项目投标文件、工程合同协议、图纸、设备（自产、外协及购进）、设计资料软件（电子版）、安装进度资料、用户使用说明书、售后服务资料等别，下设子目；设备类下分：生产设备、交通设备、设计及办公设备（计算机、工控机及其他辅助设备）等别，别下子目；资料、工具类下分：图书工具书、专门资料、产品介绍书、专用工具软件等别，别下子目。所有类、别、子目分成三级管理目录，以L、B、ZM为代码。  　　（二）销售部档案：包括销售合同、客户资料、员工指标进度、 　　回款进度、具体业务专门档案、员工效率手册、工作联系、汇报和考核记录等类，每类下设若干别和子目，内容少的可直接设子目。其中：按片区划分和按员工划分构成销售部档案的横向体系，按年度划分构成纵向体系；客户资料按片区分，必须具备企业基本资料、人物基本信息、业务基本信息、开发业务进度等要素；具体业务专门档案是由业务技术档案、商务档案和售后服务档案构成的一体化过程性档案，由有关部门转存，档案保管人（销售内勤）分类添加而成的累积性档案；地区办事处以销售档案为主，按公司档案管理制度建立档案体系，受销售部和公司档案管理员双重管理。 　　（三）行政档案包括：各类收发文件、商务函件（传真、邮件、电子邮件）、会议记录、商务洽谈记录、各类意向书、法律文书、行政合作协议合同文件、公司大事记、网站发布的各类信息、员工效率手册等类，每类下设若干别和子目，内容少的可直接设子目。  　　（四）人事档案包括：员工个人档案、个人历史档案和缴费档案、劳动合同、员工培训档案、公司招录辞退记录等类，每类下设若干别和子目，内容少的可直接设子目。  　　（五）财务档案包括：各类财务报表、固定