浅述秘书能力.docVIP

浅述秘书能力 　　摘 要：秘书是连接领导和一般群众或工作人员的桥梁，起着上传下达的作用。无论是企业还是事业单位，秘书岗位都占有重要的地位。秘书岗位人员能力高低直接关系着单位的工作质量好坏。一名合格的秘书，不仅要有较高的个人素质，还要有过硬的工作能力。 　　关键词：秘书；能力；作用 　　随着经济的发展，社会分工的进一步细化，对秘书岗位的要求也在不断地提高。秘书的能力大小，直接关系着公司和事业单位的工作质量。认识秘书人员应具有的能力，经过训练提高这些能力，对秘书个人、对企事业单位都有益处。因此，对书人员的能力分析有重要的意义 　　一、语言表达能力 　　表达能力既包括书面语言表达能力又包括口头语言文字的表达。表达能力是秘书应当具备的最基本的能力。 　　（一）书面语言表达能力 　　书面语言表达能力主要是指运用语言文字的写作能力，它不仅是文字技巧、文字水平的高低，而且是秘书综合能力的表现，反映着秘书的知识修养和写作实践的全貌。一定的文字功底是对秘书的最基本要求，撰写材料是秘书的基本职责。秘书在公文写作中，要思路清晰，行文流畅，言简意赅。随着企业办公自动化水平的提高，对秘书的书面表达提出了更高的要求，必须学会熟练地在计算机上进行文字处理。 　　（二）口头语言表达能力 　　口头语言表达能力是通过语言或语言工具（通信设备等）以及手势等将头脑的思维内容展现出来的能力。秘书起着上传下达的桥梁作用，口头语言表达是秘书工作中经常会用到的沟通手段，这就要求秘书必须具备高水平的口头语言表达能力。秘书口头表达能力的最基本要求是口齿清楚、语调平稳、条理分明、中心明确，同时还要注意说话的艺术 ― 感染力、说服力、风度、礼貌、机警、幽默等。 　　二、组织协调能力 　　现代秘书是具有一定的组织和管理能力的人才，秘书经常要按照领导的意图组织各类活动，如果缺乏现代的、科学的组织管理能力，就无法把工作搞好。 　　秘书要联络上下，沟通左右，协调内外，要有和各种人融洽相处的本领。下达时，要站在上级的角度，把上情讲清楚，以方便下级最大限度地执行；上报时，要站在下级角度，把下情说明白，以方便上级更直接地听取基层的声音；在协调与左右部门的关系，做中介，做桥梁，主动而不“擅权”。秘书协调还要遵循以大局为重平等协商的原则，利益均衡、统筹兼顾的原则，化解矛盾、逐级负责的原则，同时要学会运用统筹、沟通、说服等方法和技巧，要辅助领导化解矛盾，理顺关系，提高工作效率，保持最优化的过程。 　　三、辅助决策能力 　　秘书作为领导的左膀右臂，理所应当把辅助决策当作白己最基本的职能之一。在社会化大生产、大科学的背景下，管理对象出现了错综复杂、规模宏大和千变万化等特点，领导工作也由经验型向科学型转变，因此秘书参与政务、辅助决策的能力显得尤为重要。可以说辅助决策是现代化管理的必然产物，出谋献策水平已成为秘书人才质量高低的最有决定意义的因素。 　　目前有些秘书人员谨小慎微，想问题、办事情总是按照固定的思路，缺少新意。要改变这一状况，就应当在强调秘书工作从属性的同时，承认秘书个性的发展，实现服从性和创造性的统一、党性和个性的统一；从决策者的思维角度谋全局、议大事，为领导决策提供更好的比较方案；积极培养自己的价值分析能力、态势诊断能力、科学预测能力、制定对策能力，从而弥补领导者才智、经验和精力的不足，实现决策的民主化和科学化。此外针对不同的领导要采取不同辅助决策艺术，面对疑心重的领导要小心谨慎、多汇报、多请示、多给领导鼓气，面对傲慢的领导采用迂回的方式、商量的口气、多给领导表现的机会、不要太在意领导的批评等。 　　四、实践操作能力 　　操作能力主要指秘书对现代化的办公设备的掌握和运用能力。伴随着社会经济的飞速发展、科技高速进步，现代社会办公室办公自动化设备的利用率越来越高，网上办公、网上谈判、网上交易等渐渐兴起，这就要求秘书人员要紧跟时代的步伐，掌握最新的科技手段，了解最新的科技成果，在实践中提高自己的操作 能力，提高办公效率和管理水平。 　　要提高计算机、打印机、传真机等办公设备的操作能力，如电脑的基本操作、接发电子邮件、查阅网上信息、复印传真等；提高会场设备的操作能力，如使用会场扩音设备、缩微机、摄像、录影、录像、文字处理机、多功能电话、商务通、驾驶汽车等技术。 　　五、心理调适能力 　　秘书的心理调适能力主要包括在工作中保持适当的心理张力，正常的应对秘书的工作环境、协调人际环境的能力；缓解秘书在处理日常事务、沟通交流行为中产生的心理压力和精神紧张的状态，保持心理健康、积极向上的能力；在心理调适中选择适当的途径和方法的能力。 　　秘书是清苦而操劳的岗位，事情繁琐，上下班时间不固定，熬夜写稿，假日做接待，长假值班，遇到突然事件更是随传随到，具有工作强度大、责任大的