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高校人事档案管理引入条形码技术初析 　　〔摘要〕在高校人事档案管理中引入条形码技术，使条码技术与档案管理系统相结合，在档号的编制和使用、档案借阅、盘库、归档、统计等环节以自动化控制替代手工操作，提高工作效率，提升管理水平，推进人事档案的现代化建设。 　　〔关键词〕高等学校；人事档案；管理信息系统；条形码 　　〔中图分类号〕 C93〔文献标识码〕 A〔文章编号〕1008-2689（2008）02-0026-03 　　 　　人事档案工作是高校管理工作的重要组成部分。目前许多高校己将教职工档案和学生档案一并归入人事档案的管理范围，其工作量之大可想而知。每年接收、转递的档案数量均在数千卷以上，归档材料更是数以万计。而在我们的考察中发现，多数院校的人事档案管理还是以单机管理与手工管理相结合的模式为主，条形码技术基本上还没有引入档案管理系统。这不能不说是一种缺憾。 　　条形码是一项先进的信息传递和计算机输入技术，其主要功能是将需要向计算机输入的信息用条码这种特殊的符号加以表示，经特定的扫描装置和译码装置（阅读器）解读后，将条码所表示的信息转变为计算机可以自动识读的数据。条形码技术具有可靠准确、快速高效、经济廉价等优点，而且使用灵活，既可以单独使用，也容易和各种相关设备及控制系统对接[1]。条形码技术已经是一项非常成熟的技术，一维条码在国际上早已普遍使用，二维条码在上个世纪90年代也开始有了国际标准。我国目前在邮政、商业、公安、医学等领域已广泛使用了条形码。有人说“条码的使用实现了物流与信息流的完美结合”[2]。档案管理尤其是人事档案管理，在一定意义上也体现了对物流与信息流的管理。人事档案案卷实体具有“档随人走”的流动性，案卷内容具有不断补充更新的动态信息性，案卷的频繁和反复利用更体现了人事档案的活性资源特点。所以从档案实体管理的角度，是一种物流管理；从档案信息管理的角度，又是一种信息流的管理。如果能有效利用条码技术的自动识别、快速传输、标识的唯一性等特点，使之与人事档案管理系统的开发相结合，人事档案的信息化管理必然出现新的发展格局。 　　我们在实践中感到，条形码技术几乎可以应用到人事档案管理的各个主要环节，如接收、转递、借阅、盘库、统计以及材料的归档登记。 　　 　　一、利用条形码编制档号 　　 　　人事档案管理的第一个环节是档案接收，最后一个环节是档案转递，无论接收和转递都要登记（著录）档号。档号是每份案卷的唯一标识，档号的编制技术和使用效率，直接关系到档案流通环节的管理水平。目前，人事档案管理没有统一的档号编制方案，各单位接收档案后，根据实际情况编制档号，有的按装具编号，有的按姓名编号，或手工书写，或人工录入再打印粘贴。档号信息的编制、采集、使用基本上是手工处理。这种编号现状不仅工作量大、信息更新不及时，也给校园电子化管理系统带来许多问题。而采用条码技术则为编制和使用档号带来许多改革。首先提升了档号的通用性。采用条形码编制档号可以采用人员身份证号作为条码的基本值，身份证号加姓名作为档号，体现了档号的唯一性，避免了重名等问题，这种档号具有较强的通用性。在高校电子化管理系统中，身份证号一般被用做身份识别标识，在图书、保卫、后勤等系统己普遍使用。档号采用身份证号，有利于人事档案管理系统融入校园电子化管理系统，实现数据共享，促进档案的信息化管理。同时采用条码档号有利于提高管理水平。条码档号具有自动识别，采集准确，传输快捷的优势。档号通过打印粘贴，统一、美观，使用时工作人员只需通过激光扫描条码，便可以快速、准确的采集档号信息，并在系统中实现自动著录，只要有档案实体出入库房，管理系统中就有相应的条码与案卷信息的关联。保证了数据的实时更新，便于管理上及时掌握库房档案流动情况。 　　 　　二、利用条码档号登记借阅 　　 　　高校档案利用工作是通过档案信息的提供和传播服务，最大限度地满足学校和社会各界的需求，是人事档案管理的重中之重，是使档案从静态资源转变为动态信息的重要手段。 　　一般高校的人事档案数量均在万卷或数万卷以上（职工档案和学生档案加在一起）。档案利用率每年几千卷次。目前，在发生档案利用时，传统管理模式是手工办理借还登记。实现了计算机系统管理的单位，也要手工录入借阅信息。有统计显示，键盘输入与手工登记相比，借阅档案平均每份省时8.4秒，虽有明显提高，但操作步骤没有减少，并且存在一定的误差率。所以有人指出微机管理系统在档案借阅环节上，仅仅是模拟了手工借还的工作方式和过程，没有大的突破和质的飞跃[3]。在现有的管理方式下，利用工作常常是忙于上下架档案和利用信息的登记及过往信息的查找，利用工作很难向纵深发展。而利用条码技术则为这一环节带来了突破性进展。由于条码档号实际上是一种个人信息代码，当它与人事档案管理系统挂