《如何发一封好的mail》课件.pptVIP

如何發一份好的MAIL 做成：段云飞 ?注意項目?收件人注意事項?副本抄送注意事項?主旨欄位注意?內容注意事項?附件注意事项?名片檔注意事項?其它 注意項目 收件人注意事項 副本抄送注意事項 主旨欄位注意 內容注意事項 附件注意事项 名片檔注意事項 其它我們也要注意的 THE END * 做成：段云飞 A to A+ LCMA MFG 题目： 如何发一封好的MAIL 大綱 1 2 3 4 5 注意收件人 注意副本抄送者 注意主旨 注意MAIL內容 注意名片檔 ?mail只給需要收到的人，不要濫用群組。 ?請在選收件人時，想一想，我想要發給誰，為什麼？ ?對應它單位時，更應謹慎為之-----EX:总廠長針對厂内之MAIL ?定義：mail主要對應人員 收件人對象與主旨對象不符 1.定義：非直接對應人員，但需要知道相關訊息之責任人上一級主管和自己的主管 2.發放排序：職位由大到小排序,分單位排序 1.定義：主要說明mail來意 2.重點：簡短意賅 1.主旨不要過分攏長(以一句話完成最為適宜) 2.注意回信的用法 大忌 目前狀況 導致現象; 需求 補充說明 1.定義：將自己對收件人所需需求用最短的描述將訊息給收件人 2.重點：a.注意排版;b.可條列式說明; c.文章不如圖片好,圖片不如表格好d.表格不如直接溝通好 簡短描述 條列式說明 大忌：只有附件档没有任何描述性说明 附件是第一手的资料，也最原始的资料，其用意是供收件人存档， 或在需要详细了解某些细项时使用。我们在发附件之前要先告诉 收件人你要表达的内容或要求,而不是让收件人自己去分析。 1.定義：介紹自己的身分，以利他單位或是新接觸的員工對你更認識 ?貼上表格時，請考量主管畫面是否可以一次秀出，避免主管要滾動畫面 ?表格貼上要注意是否資料有被截掉 ?附加檔案，圖片要注意大小 ﹝盡量=1MB為適宜﹞ ?代表開會的人，要將會議記錄轉發出來給相關人員時，請不要只是轉寄， 要加上自己的comment；如會議中與自己單位相關的訊息。 最後，要按下”傳送”健時, 請把上述重點再重新確認一次 * 做成：段云飞 A to A+ LCMA MFG 题目： 如何发一封好的MAIL * * * *