文书档案管理-华侨大学档案馆.PPT

归档材料的收集 档案收集是指档案馆接收档案和其他有关文献的活动 健全收发文制度 加强文件催收 年终归档,对照收发文记录,补缺补漏 归档材料的鉴定和分类 档案鉴定是指判定档案价值的过程 文书档案按保管期限分为永久、30年、10年三大类 保管期限是指对档案划定的存留年限。 全文库浏览 查阅档案 华侨大学兼职档案员培训——文书档案管理 华侨大学兼职档案员培训 档案的定义 档案的作用 文书档案工作业务流程 四、文书档案的计算机管理 档案的定义 档案 是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。——摘自《中华人民共和国档案法》 高等学校档案 是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。 ——摘自《中华人民共和国教育部国家档案局令》（第27号） 档案的作用 查考作用 凭证作用 文书档案工作业务流程 档案收集与征集 档案鉴定与分类 档案整理与著录 档案装订与移交 ↓ ↓ ↓ 文书档案归档范围 2 规章制度、管理办法 3 会议纪录 4 会议材料 5 合同、协议书 6 领导的讲话稿、发言稿 7 统计报表 8 工作计划、报告、总结 9 工作请示与批复 1 发文 10 人员职务任免、奖惩 11 岗位职责 12 工作刊物 13 上级机关下达的，与本单位工作有直接关系的，有参考价值的指令性、指导性文件 14 外单位寄到本单位的文件及本单位的业务办件和上报材料 15 各学院需归档的材料 文书档案整理规范 档案整理是指按照一定原则对档案实体进行系统分类、基本编目、编号、著录和装订，使之有序化的过程。 (一)分类编目（2012年文书档案已编目导入系统） (二)归档文件的打印 (三)归档文件的编号 (四)归档文件的著录 (五)归档文件的装订 (六)移交归档 归档文件的著录 文书档案整理注意事项 发文：由办理单位归档，联合发文的，由主办单位归档 二、收文：由主要承办单位归档 三、归档材料注意事项 正文与附件合为一件 业务办件、上报材料、会议材料要归档 移交归档的发文必须加盖公章。 华侨大学档案管理系统应用 登录方式 用户 用户名：由部门全称的第一个字母组成编号 初始密码：123 文书档案录入及编辑 进入南大之星档案管理系统编辑界面 点击档案管理→部门录入→点击单位名称→点击需编辑文件目录即可进入该文件编辑界面。 添加目录 点击档案管理→部门录入→点击单位名称→点击添加目录即可进入添加目录界面。（注意不是添加案卷） 查询目录 打开表内查询→输入检索条件即可查到需要的文件。 输入要求 正题名：要求录入要完整，包括文件所涉及的人名、组织机构等。 编辑页数。（页数算法:有文字的都算一页，空白页不计页数） 系统应用界面 输入查询条件 点击开始查询 点击编辑数据 点击添加文件 点击 全文库 点击打印目录 点此进入查询 点此进入部门数据库 文书档案编辑界面 输 入 页 数 输入、修改完毕后点此保存！ 标题要体现文件涉及的人名、组织机构等 点此进入全文库 点此浏览意见 点此浏览全文 全引目录打印 打开本单位目录表，点击打印当前，弹出打印选择界面→在默认打印目录栏，点击全引目录 →选择要打印的案卷→点击打印预览，可预览打印结果→点击菜单栏文件打印即可打印目录 目录打印 打印选择 点此进入打印当前 点此进入打印预览 点此打印全引目录 选择案卷 取消 打印结果一览点击菜单栏文件打印 点击综合查询栏目即可跳转查询界面 在输入框输入查询条件（若干条件用空格分隔，原理跟百度相同） 选择所要查询的档案表（可多选和全选） 点击查询，即可查询档案，查询到多条记录可输入页数查询数据。 查阅档案 点此进入查询 查阅档案 输入条件 下拉选表 输入条件：概算 2011 查阅档案其中有 符号的表示系统有电子全文。可点击浏览。 调阅全文 * 档案的三个要素：档案的来源，档案的价值，档案的载体形式。 档案的两个基本属性：原始性和记录性 * 强调一点：由于档案具有原始凭证作用，部门形成的档案材料，在收集整理过程中，任何个人不得进行任何修改。 * 档案都产生于各业务部门，为保证档案的齐全与完整，业务部门负责档案的收集和整理。 档案部门负责对业务部门的业务指导和监督，档案的保管、统计和开发与利用。 * 学位档案材料需按材料顺序排序。（录入数据后系统自动生成档案材料的件号顺序） 打印的卷内目录装入档案袋一并移交 * 毕业证书号和学位证书号用斜线/分隔。 * 1、可自行分类；2、可修改显示条目数；3、可调整显示顺序