2019年采购合同档案管理.doc

精品学习资料范文 采购合同档案管理 篇一：2-采购档案管理规定 1.目的 加强采购部档案的收集和管理，提高工作效率，全面规范采购管理体系，制订本制度。 2.适用范围 适用于采购部对内部文件及档案的控制。 3.职责 3.1采购档案管人员：负责采购部所有文件的整理及归档。 3.2采购经理：负责采购档案文件调阅、销毁等事项的审批。 4.档案管理办法 4.1归档内容分类 4.1.1采购内部文件的归档。采购部工作中需存档的文件，采购订单、应付账款对账单、工作计划、采购计划、入库单、退货单及采购部门相关管理文件资料。 4.1.2公司其他部门提供的文件归档。公司其他部门提供的图纸、采购申请单、原材料质量返馈单等相关资料。 4.1.3外来或外放文件的归档。供应商资料、采购合同、报价单、对账单联络函或其他与供应商有联系的文件资料。 4.1.4存储在电脑或其它介质上的资料。采购部的台账、电子档的文件记录。 4.2档案保存期限 4.2.1公司内部往来文件需保存3年。 4.2.2公司外部往来文件需保存5年。 4.2归档要求 4.2.1归档文件材料应齐全完整，按照文件的自然形成规律保持文件之间的历史联系及真实性。 4.2.2所有文档均要编号，并建立目录，逐项填写清楚，书写工整。 4.2.3所有存档文件格式统一，而且有相关部门领导签字或盖章，是有效文件。 4.2.4采购部档案要有专人、专位的保管。 4.2.5采购部档案要分类保管并划分档案保管期限。 4.3档案调阅 4.3.1需查阅或借阅采购部文件时，需向采购部领导汇报，得到批准后借阅，查阅保密文件 时，需履行审批手续，得到采购领导签字批准。 4.3.2查阅档案人员要求严格执行安全和保密制度，不得泄露。 4.3.3查阅档案应当日归还；摘抄和复制档案资料需经采购经理批准，档案原件不得借出公司外部，如特殊情况借出，必须经理采购经理审批签字。 4.3.4采购档案管理人员，要及时收取借阅的档案，避免遗失。 4.4、档案销毁 4.4.1采购档案保管期限已满或已失效，需要销毁时由采购部档案管理人员提出销毁意见，编制销毁清单，该清单永久保存。 4.4.2办理销毁手续，必须经由采购经理批准备，方能销毁。 4.4.3采购档案保管期已满，但其中未了结的债权债务和合同文件，应单独抽出，另行建立档案，由档案管理人员保管到结清债权债务和合同改造完毕为止。 篇二：合同档案管理制度(2014.2) 合同档案管理制度 第一章 总 则 一、为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有价 值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。 二、公司合同档案由签订和履行合同过程中形成的协议、单证、函电及与此相 关的具有保存价值的材料形成。 第二章 合同分类 一、采购合同：指为生产产品采购原器件、外协部件、商品、礼品、固定资产 等而签订的合同或框架协议。 二、销售合同：指销售公司产品而签订的合同或框架协议。 三、技术服务合同：指提供技术服务、产品维修、技术咨询、技术转让等签订 的合同。 四、产品合作合同：指公司购买或转让技术、合作开发技术或产品、合作或 委托生产产品、外协加工以及商务合作等签订的合同。 五、测试协议：指用公司产品、商品、部件等用于外部测试的协议。 六、联盟协议：指为拓展销售渠道而签订的分销商或代理商协议。 七、市场营销合同：指为市场运作、品牌推广等签订的广告、宣传等市场活动 合同。 八、财务合同：指与相关金融机构签订的借款、还款、债券、保险等合同。 九、企发合同：指为企业发展与相关机构、部门、行业组织签订的合同。 十、综合合同：区别于上述类别的其他合同或协议。 第三章 档案管理的责任分配 一、合同档案管理的归口部门为经营管理部。经营管理部合同管理专员负责所有文件编号归档；非采购、非销售类合同的盖章和合同编号分配；合同相关档案资料的收集、整理；所负责文件合同档案的借阅、保存和销毁。 二、各部门设档案管理员予以协助管理。各部门负责本部门合同或协议的编号 分配、档案资料的收集整理。 第四章 文件合同归档要求 一、文件合同编号规则 合同号是合同档案唯一的保管单位。销售合同号14位，其余均为12位。 文件合同号由公司号、年度号、分类号、顺序号、部门代码组成。 基本