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公司文件管理规定新
公司文件管理规定
目的和作用
公司的文件资料是公司的重要财富,加强对文件的管理,使文件在经营管理中充分发挥信息导向作用,保障和促进宫缩各项经营活动的顺利进行,是公司管理层的重要工作。为实现文件管理的程序化、规范化,使文件的管理既高效又安全,特制定本规定。
管理职责
公司的文件管理统一由总经办归口负责。应加强队本部门秘书工作人员的业务培训,抓好文件的立卷归档、存放保管以及文件使用各环节的管理程序。并对各职能部门的文件管理工作进行指导和工作检查。
文件立卷归档管理
秘书部门对公司文件的立卷归档,应按照以下程序做好工作:
收集立卷文书材料。
应坚持平时随时收集文件进行归档,以保证文件材料的完整,对于办理完毕的文件材料应及时收回,对于会议文件要及时整理,对于本企业的对外发文要保留好底稿和正本。
做好立卷类目的分类。
按照不同文件的性质分成若干类别,如党政文书类、人事管理类、生产管理类、经济财务类、对外业务类等,以便于文件的管理和保管。
拟定卷内文件保存价值。
按照统一的原则标准,将卷内所有文件分为永久、长期、短期三种不同的保管期限。
3.4 科学、合理地排列卷内文件。
应按照一定的规律排卷内文件,使文件保持条理性,一般要求是:
3.4.1 重要文件在前,次要文件在后。
3.4.2 政策性文件在前,业务性文件在后。
3.4.3 综合性文件在前,专题性文件在后。
3.4.4 正文在前,附件在后。
3.4.5 结论性文件在前,调研性文件在后。
3.5 文件装订成案卷。
定卷时,在完成对卷内文件系统排列后,应编号,填写卷内目录和卷本备考表,然后填好案卷的封皮及案卷的目录,最后按规定的方式进行装订。
3.6 文件移交归档。
文件完成立卷工作,就可在规定的时间移交档案室,一般都在年终时进行。移交档案时要有移交目录,双方清点后,应签字确认。
4.文件的存放管理
文件的存放指日常文件的保管,主要由文秘人员负责,应做好以下方面工作:
加强文件安全性的管理。
4.1.1 文件应当有一个安全的存放之处,如专门的文件室与文件柜。
4.1.2 文件应当有专人负责保管,文件存取及文件室、文件柜的锁匙保管均只得由专管人员掌握。
4.1.3 应对专管人员提出责任要求,主要应做好防盗、防火、防潮、防虫、防尘、防损等方面的工作。
4.1.4 主管人员应经常对专管员进行文件安全督察。
4.2 做好存放文件的分类工作。
4.2.1 按文件的办理情况,可分为待办件、办结件分别存放;不需办理的,作为阅知性文件存放。也可按现行文件、存档文件、余存文件、待销文件进行分类。
4.2.2 对分好类的文件按收文顺序排列,并应在保存文件的盒或袋内放入文件目录,以利查找。
4.2.3 本单位发文的存档件和余存文件应分别存放,文件发出后,要将文件底稿同正式文件放入待存档文件盒内,余存件放入余存文件袋,并在封面标上文号、余存份数,袋内还应附有余存文件登记表,使用余存文件时需在登记表上登记,收回时在表上注销。
4.3 做好文件的清退工作。
4.3.1 对于规定应办理清退的文件,秘书部门应制发清退文件通知单,并对应清退的文件加盖清退签章。
4.3.2 清退的文件按时间要求可分为以下两种:
a. 随时清退的文件。包括传阅件、会签和送审件、承办件以及有重大错误需清退的文件等。这类文件要求阅后尽快清退,否则会贻误工作。
b. 定期清退的文件。这类文件大多是上级机关下发的文件,清退时间一般半年清退一次,也可年终一次性清退。
4.3.3 对清退文件工作的要求一是要及时,即在要求的时限内完成清退工作;二是要完整,清退的文件不能有丢失和缺损。
4.4 做好文件的销毁工作。
4.4.1 公司每年的年底应对以下需销毁的文件进行清缴和销毁工作:
a. 上级下发的不需要归档立卷的文件。
b. 本机关制发的归档立卷后的余份。
c. 下级抄报的无存档价值的文件、材料。
d. 无归档立卷价值的内部刊物、资料。
e. 上级机关指定需销毁的文件。
4.4.2 对需销毁的文件,在清点时一般需在收发文记录薄上加盖“销毁”印签,并江清缴出的销毁文件统一填写在销文登记表上。
4.4.3 在销毁文件前应将销毁文登记表上报公司领导审核签批,由上级领导
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