实用会务工具公司会务执行手册.docVIP

公司《会议组织标准执行手册》 一、分组概述 筹备组：领会会议精神，摸清领导意图，明确会议目的和形式，评估核算会议收支，落实领导工作要求，全面负责会议各项工作的协调、组织和统筹。 具体工作：安排整个会议流程，制定并明确会议方案；合理安排协调人员调动及物品配给；会前与双方渠道负责人做好沟通，明确来宾人数、会议时间及其他各项要求；会前分配各小组工作，明确分工，会议进行时监督指导；会议结束后负责疏导来宾，分配员工进行会场清理物品归位等清理工作；对可能发生的及不可预见的突发事件给予解决；对各小组给予帮助并予以指导；确保会议圆满成功；会议结束后对会议工作进行评价，撰写会议总结，不断提高会务水平等。 文秘组：负责拟写会议方案，准备各种会议文件和资料，做好会议记录，编写会议纪要、简报、宣传通稿，负责会议的录音、录像、照相服务、信息存档等。 会务组：负责会议通知、会议物资、会场布置、会议接待、签到等会议协调工作。 接待组：负责生活服务（用餐、住宿等）、交通（路线）引导、医疗服务等工作。 财务组：负责会议经费的统筹使用和收费、付账等财务工作。 保障组：负责防火、防盗、人身安全、会务安全、保密、应急等工作。 二、责任组成 决定会议主题、目的、事项，向筹备组传达任务 决定会议主题、目的、事项，向筹备组传达任务 领导决策层 根据各小组任务分工，抓细落实好各项工作。根据筹备组会议分工，执行分工任务根据总任务，统筹、组织、协调各小组，确保会议结果根据具体任务，分工到个人（三级责任）根据具体任务，分工到个人（三级责任）根据具体任务，分工到个人（三级责任）根据具体任务，分工到个人（三级责任）根据具体任务，分工到个人（三级责任）财务组（二级责任）会务组（二级责任）文秘组（二级责任）接待组 根据各小组任务分工，抓细落实好各项工作。 根据筹备组会议分工，执行分工任务 根据总任务，统筹、组织、协调各小组，确保会议结果 根据具体任务， 分工到个人 （三级责任） 根据具体任务， 分工到个人 （三级责任） 根据具体任务， 分工到个人 （三级责任） 根据具体任务， 分工到个人 （三级责任） 根据具体任务， 分工到个人 （三级责任） 财务组 （二级责任） 会务组 （二级责任） 文秘组 （二级责任） 接待组 （二级责任） 保障组 （二级责任） 筹备组 (一级责任) 三、会议组织流程 责任人 流程描述 说明 文秘组会务组、文秘组会务组会务组会务组会务组筹备组、文秘组 文秘组 会务组、文秘组 会务组 会务组 会务组 会务组 筹备组、文秘组 确定会议主题、议程、方案接到会议任务结束填 确定会议主题、议程、方案 接到会议任务 结束 填写会务安排需求表（附1） 是 否 确定与会人员人数、名单 确定(调整)会议场地 发布会议通知和信息 开会（会前检查）（附2） 与会人员 是否参加 讨论议题、方案（文秘记录） 整理和撰写会议纪要、新闻稿 会议纪要 审批 是否通过 下发会议纪要 执行 信息存档 是 否 会后会中会前 会后 会中 会前 说明： 附件1-1 会务安排需求表 需求 日期 时间 工作内容（如需要，请在□上打“√”） 责任人 经办成员 对外联系人及联系方式 备注（数量） 一 般 会 议 基 本 需 求 　 　 □预订会议室 （另填 附件1-1） 　 　 　 　 □悬挂横幅、牌匾 　 　 　 　 □桌椅 □水（台）牌 　 　 　 　 □工作人员工作证 　 　 □签到台 □签到表 　 　 □全程摄像 □照相工作 □会场电脑、音响设备调试 　 　 　 　 □专人讲解 □专人陪同 　 　 　 　 □报社记者 □电视台记者 □其他媒体 　 　 □实物投影仪、投影幕（检查并测试） □激光笔 □激光笔电池 □笔记本电脑 □DVA转高清线 □U盘 □录音笔 □相机 □固定麦克风 □移动麦克风 □音响 □公司宣传片 □宣传资料 □签字笔 □铅笔 □纸 □白板笔 □白板擦 □吸铁石 □尼龙绳 □透明胶 □剪刀 □打印机 □驱动程序 □打印纸 □胸花 □鲜花摆放 □礼炮 □会前车辆安排 □会后车辆安排 □用餐 □住宿 □水果 （另填附件1-2，1-3） □礼仪 □保卫 附件1-2 会议室使用申请表 使用部门 用途 人数： 人 使用日期 时间 申请人 申请日期 会议室地点 管理公司 联系人 长