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文书档案管理办法 第一章　总　则 第一条　为加强德清县绿城中田房地产开发有限公司（以下简称公司）文书档案工作，实现文书档案的科学管理，充分发挥文书档案在公司经营管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律、法规，结合公司实际，特制定本办法。 第二条　本规定中的文书档案，是指公司在经营管理过程中形成的、办理完毕的、具有查考利用价值并按一定的归档制度归档保存起来的各种书面文件材料。 第三条 文书档案是记录与反映公司发展状况的重要依据和可靠凭证，任何部门与个人不得擅自处理或长期积压文件资料。 第四条 综合管理部为公司文书档案的归口管理部门，负责文书档案的收集归档、整理编号、保管、利用和销毁工作，并指定专人负责文书档案管理工作。 第二章　文件的收集 第五条　公司文件资料的收集范围 凡是反映公司经营活动、具有查考利用价值的书面文件材料均属归档范围。 （一）政府机关或行业管理部门、绿城集团公司（简称上级部门）的文书材料 1、上级部门召开的有关房地产工作的会议文件； 2、上级部门下发的涉及经营业务并要求贯彻执行的文件； 3、上级部门领导检查工作、参观或者参加公司活动中的指示、讲话； 4、上级部门对公司各类请示事项的批复； 5、其它相关资料。 （二）公司文书材料 1、公司股东会、董事会、监事会形成的各种决议、决定等文件资料； 2、公司办公会议记录、纪要，专题会议纪要以及其它会议的文件材料； 3、公司印发的各种正式文件的底稿（签发稿）、打印稿； 4、公司给上级部门的情况汇报及请示等；公司向集团公司的请示与集团公司的批复文件； 5、公司各部门的工作计划、工作总结、报告等； 6、公司各类调研工作形成的文件材料； 7、公司调查处理的违纪、违规事件材料； 8、公司汇总的资金计划、财务、销售、成本等各类数据资料； 9、公司参展的大型产品展销展示、媒体推介等形成的文件材料； 10、公司领导在经营活动中形成的重要信件、电报、电话记录以及从外单位带回的与本公司业务有关的文件资料； 11、各类投诉处理材料； 12、公司经济纠纷处理材料； 13、公司的工商登记资料； 14、公司各类资质、权属证书； 15、公司重要的各类协议合同； 16、公司开发项目的可行性报告、策划报告书、规划设计、景观设计等文件资料； 17、公司大事记、全宗介绍； 18、公司《章程》及规章制度等文件资料； 19、公司重要财产物资登记、档案等的交接凭证、清册； 20、公司固定资产的购置批文、使用说明书、维修卡或保修单等； 21、其它各类相关资料。 （三）非隶属单位的文件资料 非隶属单位与公司联系、协商、处理工作中产生的重要文件资料。 第三章　文件的整理与立卷 第六条　公司实行公司、部门分级立卷的制度，坚持“谁办文，谁立卷”的原则，并由档案人员负责监督指导。 第七条　公司文书档案立卷整理分为二个层级。第一个层级：综合管理部将办理完毕的公司文件资料和各部门内勤人员将办理完毕的部门文件资料收集齐全，按年代——问题分类法组合立卷。第二层级：综合管理部对公司及各部门已经立卷归档的案卷按照年代——组织机构分类法进行排列、编号以及分类等进行系统化的整理，并用编制案卷目录的方式固定下来。 第八条　归档文书的整理要求 （一）归档文件资料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 （二）在归档的文件资料中，应当将每份文件的正件与附件、草稿与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开；文电应合一立卷。 （三）归档文件应按其形成年度分别立卷；跨年度的请示与批复在批复的年度立卷；跨年度的规划、计划在针对年度的第一年立卷；跨年度的总结、决算、统计 资料在针对年度的最后一年立卷；一文两事的上年总结与当年计划、上年决算与本年预算立上年度档案；跨年度的会议文件在会议闭幕年度立卷；合约、协议等文件在签字年度立卷。 （四）归档文件要根据其联系、重要程度、问题或时间顺序进行排列。批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；批转文件在前，被批转文件在后。 第九条　立卷 （一）卷内文件资料应按排列顺序，依次编写页号。一个页面一个页号，页号位置在每页文件正面的右上角，背面的左上角。 （二）按照要求填写卷内文件目录和备考表。 卷内文件的件数，一般以每份文件单独计算为一件；请示与批复，来文与复文一般应分别计算件数；正件与附件，按一件计算。文件材料没有题名的应拟写题名；文件没有责任者或时间不清楚的，要查清，填入有关项内。 （三）案卷封面逐项按规定填写清楚，字迹工整、清晰，简明扼要，确切地反映卷内文件资料内容，一般包括责任者、内容和名称等，体式一致，保管期限划分准确。 （四）卷内文件资料要去掉金属物，对破损的文件资料应裱糊、复制。案卷必须装订整齐，采用三点一线装订法。装订前须经档案室人员