公司行文规.doc

- PAGE 3 - 河北喜德来家具实业有限公司 公 文 处 理 规 范 一 、目的和适用范围 为规范公司对内对外公文和外来公文的处理，确保公文处理的标准化、制度化、科学化和及时性，提高公司公文处理的质量和效率，特制定本规范。 本规范适用于公司对内对外公文和外来公文的管理。 二 、公文处理职责 1．公司办公室为公司内外公文的归口管理部门，负责内部行文的统一编号及内外公文的统一整理和归档； 2．公司办公室主任负责外部来文拟办意见的签署； 3．相关部门负责公文的起草； 4．相关部门主管领导负责公司内部对内对外行文的审核； 5．总经理负责公司内部对内对外行文的签批。 三 、公文分类 1．决定——适用于对重要事项或重大行动做出安排，对有关部门及人员的奖惩，组织变更或人事任免等； 2．决议——适用于经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项； 3．通告（或公告）——适用于公开发布、全体员工应当遵守或周知的事项； 4．通知——适用于公布规章制度、转发外来文件，要求各部门、公司员工周知或共同执行的事项； 5．通报——适用于表彰先进、批评错误、传达重要情况； 6．报告——适用于下级向上级部门汇报工作、反映情况、提出申请或建议； 7．请示——适用于下级向上级或政府部门请求批示、批准、批复的事项； 8．批复——适用于答复申请、报告、请示的事项。批复可简化为直接在申请、报告、请示文件上批复； 9．函——适用于对外沟通，对内用于各部门之间商洽工作或协作处理有关事项（工作函、联系函）； 10．规定（或办法）——适用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范、规章制度； 11．会议纪要——适用于记载、督办、传达会议情况和议定事项。 四 、公文级别和签批 1.根据公司实际情况，公司内部公文分为以下三级： 一级公文包括：决定、决议、规定；二级公文包括：通告、通报、批复、会议纪要；三级公文包括：通知、请示、函及其他。 2.一级公文必须经总经理（或董事会成员）签批，二、三级公文根据情况可由部门主管签批或不签批。 3.需签批文件只在原稿上签批存档，印制文件时不再标注签批字样。 五 、公文格式 1．公文适用范围 （1）公文分为红头文件和普通公文； （2）一级公文使用“大红头纸”，即75号宋体红色“河北喜德来家具实业有限公司文件”； （3）二级公文使用“小红头”纸，即70号宋体红色“河北喜德来家具实业有限公司”（**）； （4）三级公文，不使用“红头”纸； （5）红头文件对外行文只能以公司名义发文，任何部门不得使用红头文件进行发文； （6）红头文件对内行文可以以公司办公室或董事会名义行文。 2．发文字号 （1）使用“大红头”时发文字号用4号仿宋体“喜字[****]*号”，红线上居中排布； （2）使用“小红头”时，发文字号用4号仿宋体“喜**字[****]*号”，红线下第一行右上角顶格排布。 3．公文密级和保密期限 （1）公文秘密等级分为：“绝密”、“机密”、“秘密”。 （2）文件如需标识秘密等级，用4号黑体，顶格标识在第一行右上角，如需同时标识秘密等级和保密期限，则在秘密等级后加同样字体的保密期限，中间用★隔开。 4．公文标题 （1）使用“大红头”时用小2号宋体。使用“小红头”时用小2号黑体使用非“红头”时不做统一规定。 （2）标题可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。 5．主送机关 标题下空一行，左侧顶格用四号仿宋体，回行时顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。 6．正文 每段首空两字，回行顶格。数字、年份不能回行，用四号仿宋体。 7．附件 在正文下空一行，空两格用四号仿宋体标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”，有序号时用阿拉伯数字标识序号，但不能标注虚号。 8．成文日期 用汉字将年、月、日标全，“零”写为“〇”，与正文右对齐。 9．印章 要求上不压正文，下压成文日期。单一公司制发的公文在落款处不署发文公司名称，只标识成文日期。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开， 两个印章均压成文日期，印章用红色。两印章间互不相交或相切。当三个公司及以上联合行文时，应标注每个公司的全称或通用简称分别加盖印章。成文日期标注在最后一行印章的右下角。 10．主题词 “主题词”用三号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目按照《国务院公文主题词表》的分类进行编制；词目用三号仿宋；词目之间空一字，主题词一般不超过四个。 11．抄报、抄送、抄发机关 标识于黑色反线下，左右各空一字，用四号仿宋体标识，后标全角冒号公司间用逗号隔开，回行时与冒号后的文字对齐；最后标句号